2009年4月30日星期四

新德里記趣

在上文《印度給我的第一個印象》中提到我初次踏足印度的遭遇,接下來我繼續講講新德里 (New Delhi)。公司的辦公室在新德里的商業區,由酒店到公司大約只需十五分鐘車程,一路在車上所見,新德里的街道多是「沙塵滾滾」,而且不時見到有男人在大街大巷靠住場邊小便,據說很多印度人家中沒有廁所,原因並不是他們窮,而是很多人認為家庭是一個潔淨的地方,安裝廁所則會將污垢留在家中不好,所以當應召大自然的呼喚時跑出屋外解決。事後我未有求證這說法是真還是假,只覺得匪而所思。

來印度之前聽說公司樓上樓下全是外資銀行例如HSBC,Morgan Stanley的辦公室,所以一直以為附近的環境相當不錯吧,怎料下車時發現公司位處的商業大廈竟然如此不濟,大堂走廊黑漆漆的,地板只是水泥地,升降機是貨Lift,而且還要是用人手操作的那種,我相信和任何一棟位於觀塘的舊式商業大廈比我眼前所見的這一棟還要好。好在公司內部的裝潢還算不錯,至少有舒服的感覺。

到了午飯的時間,頭幾天駐守在當地的外國同事帶我們到附近的酒店吃西餐,都是三文治漢堡包之類,但到了印度不吃點咖喱的話怎樣也說不過去吧,所以偶然也在酒店吃吃咖喱,好吃是好吃,但總覺得欠了什麼似的。直到之後的某一天,發現原來當地同事全在辦公室用餐,公司還聘了一位廚師造飯給他們吃,像我們香港的「包伙食」。當地同事見我們感到興趣,便邀請我們留下一起用餐。因為怕水土不服,初時我們也猶豫了好一陣子,但嗅到那些 Home-made的咖喱極香,所以也顧不了那麼多了,大家就留下來試試。當天是他們吃素的日子,所有菜色都是由蔬菜造成的咖喱如薯仔紅蘿蔔西蘭花之類,配以幾種印度薄餅來吃簡直是極品,當初我擔心咖喱太辛辣自己受不了,但可能是當地天氣的影響吧,怕辣的我竟然越吃越滋味。當地同事還教我們用手來吃,原來只要手法得宜是不會把手弄髒的。飯後他們會「啪」幾粿喬頭 (用「啪」字較貼切,因為他們真的是像啪藥丸般吃喬頭的),他們說可以去除口氣,我們也有樣學樣。自從那天開始我們便留在公司和他們吃午飯了,他們還特地叫廚師每天造一些不同的菜色給我們嘗試,可惜當時沒有為這些美食拍照,但其味美則永遠難忘。

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2009年4月29日星期三

印度給我的第一個印象

最近因為《一百萬零一夜》一片大熱,加上片中的其中一位女童星遭親生父親當商品出售,所以令我想起了多年前因公幹而到訪過的印度。先旨聲明,這文章並不是要歧視印度人,我只想講出我對印度的感想及在當地的趣聞遭遇而已。

印度是我到過的所有地方之中印象最差的。別的不說,單是接種防疫注射時我就已經想將行程取消,但取消的話無法和老闆交代,最後唯有在極不願意之下,即我們香港人常說的「死死地氣」出發。出門前到了衛生署的旅遊健康中心看醫生,那位年輕的醫生翻查了一本與字典一樣厚的醫書之後,建議我接種5種防疫注射及1種口服的防疫藥物,本來還要多注射一種的,但醫生說注射太多疫苗對身體不好,不是很需要的話就可免則免。由於要注射5種之多,醫生說分開左右手來接種吧,幸好當時是由既漂亮由斯文的護士姐姐給我打注射針,所以才沒有那麼痛。

對印度沒有好感的另一個原因是她給我的第一個印象---新德里機場。下機時看到那個極破落的機場時我就立即想將自己「原機遣返」。有看過我的文章《出差求生手冊-出入平安篇》的話你會知道我在下機時的遭遇,當時是零晨十二時左右,當地公司的同事本來早以安排好由酒店派車來接我們,那知這該死的酒店 (還說自己是五星級的) 居然忘記了派車,害得我們差點上了賊車給人黑了。和其他落後國家一樣,機場總有一大群人在閘口前虎視眈眈地恭候著下機的外國人,大呼小叫的,呼朋喚友的,或甚認親認戚的全有。最後好不容易才到比較可靠的機場的士到酒店去。機場的士造型很特別,外型與香港十幾廿年前的甲蟲車一樣,不同的是引擎在車尾,行季箱在車頭,而且冷氣欠奉。由機場到酒店差不多要45分鐘,因行車路上沒有街燈,我們曾懷疑是否上了賊車給人家載到別的地方,經過45分鐘的擔心恐懼下,我們終於安全到達酒店。

到達酒店時已時零晨二時,本來打算用9秒9的速度Check-in好讓自己早點休息,那知除了忘記安排車輛外,那該死的酒店還找不到我們的booking。哎,唯有叫他們先給我們房間,第二天才叫公司和他們交涉吧。一番擾攘後已經差不多是零晨三時了。第二天早上,我們當地公司的行政部經理來電問好,我當時沒有動怒,只是冷冷地向她說出我們晚上的遭遇,那位印度同事聽到後極為不滿,連說了幾聲Disgusting。 大約在15分鐘過後,酒店經理便親身來到我的房間道歉,除了送我們每人一瓶紅酒外(據我其中一位同事說是好酒云云),還讓我們在酒店免費享用了一頓自助晚餐。

在出門前各親朋戚友的勸告下,我除了外國入口的樽裝水或汽水外什麼水也不喝,我連洗澡也不敢張口,自然漱口也用樽裝水,初時我也覺得自己有點兒誇張,但到了公司的辦公室,看見連駐守在當地的外國同事也只喝樽裝水,午餐也只吃從酒店帶回來的packed lunch後,我才發覺我的小心也不算太過份。

待續...

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2009年4月28日星期二

迷債苦主的抗爭

昨日午飯時到置地廣場附近辦點小事,路經干諾道中兩家涉及迷債糾紛的銀行,發覺迷債苦主似乎已將抗爭行動升級。其實升級後的行動也不算很大,只不過多了一些橫額以及多了一兩個人坐在銀行門口抗議示威而已。橫額全以白布為底配以血紅及黑色的大字,橫額像旗海般懸掛在銀行門外的行人路欄杆上,遠遠望見已感到苦主們的蒼凄。





下圖這位嬸嬸長期坐在花旗銀行門口,不要以為她帶著口罩在靜坐,她身傍有一個「大聲公」,不停播放著一段以普通話讀出來的說話錄音,呼籲中國人不要受騙。昨天路過時還播放一段應該是某議員的講話錄音,但附近人多車多實在太嘈吵,所以聽不清楚內容是什麼。




除了花旗銀行外,對面馬路的大新銀行也不好過,除了在門外地下點上橫額外,還有一個「大聲公」對著銀行門內,大聲公不停地播放著苦主的抗議說話錄音,在這疲勞轟炸之下,相信坐在銀行內的職員不會好受。





我充當小記者嘗試在現場錄了一段實況如下:

video

立法會調查迷債事件的小組委員會決定公開金管局調查報告內的敏感資料,銀行公會主席王冬勝卻說這樣做會披露銀行與客戶的資料,將會對本港國際金融中心地位構成影響,王先生的理據似乎太牽強了吧。美國華爾街金融機構相繼出事倒閉並引發全球金融危機仍未有損其國際金融中心地位,香港因立法會公開一些敏感資料便會受影響?香港這國際金融中心也未免太兒戲吧!

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2009年4月27日星期一

Walkthrough Test

有Blog友問如何為 Walkthrough Test (WT) 做 Documentation,以及應由誰負責做,我嘗試在這裡說一下。

首先我們為什麼要進行 Walkthrough Test? 在審查內部控制是否足夠時,審計人員通常會編制一個 System Flowchart或者 System Notes以記錄系統或流程是如何運作的,為了要檢查System Flowchart或 System Notes是否準確,我們會進行一個 Walkthrough Test,重頭到尾看看系統或流程實際運作是否如我們理解的一樣。所以誰負責編制System Flowchart/Notes,便應由誰一併進行Walkthrough Test。至於樣本的數量,我認為3-5個就足夠了。

那如何做 Documentation 好呢?我習慣開一個Excel Spreadsheet,將所有重要文件的基本資料及相關的重要控制 (Key Control)由左至右列出。具體如下:


要聲名一下,這只是一個 template及我的個人做法而已,而且只是為了示範,所以內容經過刪減,實際的會較複雜。另外,我覺得這個template還有地方需要改善的地方,歡迎大家參考並評價。

為方便日後查閱,每張文件的樣本都應有一個工作底稿編號。另外,為方便Walkthrough Test及 System Flowchart/Notes之間的索引,每個Key Control也應分配一個編號,例如 Key Control No. 1, No. 2等等。

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2009年4月25日星期六

打機

閒時我愛打電視遊戲機,因為可以投入其中,暫時忘卻所有煩擾。內子經常抱怨我只顧打機,我知道自己衰,但打機樂趣無窮。例如玩Role Play Game,主角死了可以load回之前的save再來過,生命絕對有take two,甚至take three,take four…

近期愛玩《Fallout 3異塵餘生 3》,已玩了四個幾月 (因只在週日才有時間玩) 仍樂此不疲,它是一個Role Play Game,主角需要在一個核戰過後的廢墟中生存並找尋失蹤的父親。愛這個遊戲的荒涼感,特別是在遊戲中的晚上,在黑暗的荒野中控制主角向上望可以看到美麗的星空。

在遊戲中主角要生存就要拾荒,拾荒也要講技巧,因主角有負重限制,所以要找一些輕巧但價值高的東西拿去賣錢換裝備、武器、彈藥和食物。在遊戲過程中,主角可以選擇做好人或壞人,但不是一下子可以轉變,要通過各種試煉慢慢成為聖人或者壞蛋。從這遊戲中我終於可以親身體會做好人難,原來做大奸大惡的人一樣難。

這遊戲有PC版,Xbox360版和PS3版,有興趣不妨試試。

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2009年4月24日星期五

審計署署長報告給我的靈光

我在上文《審計署署長報告書》中提到審計署以「衡工量值」的方法來審查受查單位及機構,與商業機構常用的營運審計 (Operational Audit) 有分別,但我仍不時會翻閱審計署的報告,因為報告除了讓我可以關注一下各政府部門及機構如何浪費外,其內容總會給我靈光,有助我內審的工作。

審計署有幾個招數值得我們做內審學習的,例如最常用的一招是「以彼之矛,攻彼之盾」,就是利用受查單位所提供的數據來做證據,讓受查單位無沒反駁。就以最近第五十二號報告書的第一章《定期合約建築工程的管理》為例,審計署以建築署自己進行的客户滿意程度調查做佐證,發現到雖然在承建商的服務分項獲得“不滿意” 或以下評級的調查有15%,但相關意見竟然未有反映在相關承建商的季度表現報告。

第二招就是自己做調查,例如上述報告書的第四章《小學生健康生活方式》,為了審查政府為小學生培養健康生活方式所做的工作,審計署自己進行了一項問卷調查及探訪了數間小學,並以相關的調查結果來評價政府在這方面工作的表現及成效。不過這個方法容易被受查單位反駁,如要使用的話需要加倍留意一些細節,特別是調查對象,問卷內容等。

第三招是實地觀察,這個方法很多人都會使用,本來沒有什麼好說的,但審計署最經典的一次莫過於調查交通督導員的工作表現。我已忘記是那一份報告,可能是1994年的第二十三號報告書吧,內容大致是這樣的,在那次審計中審計署派員跟隨交通督導員工作並記錄他們的「抄牌」數量。可能由於有審計署人員在場吧,那些交通督導員當天較平日發出了很多告票,那知審計署將此結果與他們日常發出告票的數量比較,發現當天的告票數量是平日的數倍(或數十倍),審計署以此批評交通督導員以往的表現不夠好。

還有一次印象最深刻的是關於政府物料供應處,審計署發現2000/01的平均存貨量能應付用戶的需求可多至100 年或以上,詳情可以參閱2001年的第三十七號報告書第三章,每次我進行庫存審計時我都會採用類似方法做數據分析。

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2009年4月23日星期四

審計署署長報告書

審計署昨日公布第五十二號報告書,揭示平機會在企業管治、採購、出差、員工福利等種種的問題。

平機會大花筒枉花千九萬
http://hk.news.yahoo.com/article/090422/3/bte6.html

除了平機會外,該報告還揭示建築署、海關、衛生署、教育局、藝術發展局及政府資訊科技總監辦公室等的多個項目的問題並提出改善建議。

今早我很快地瀏覽了該份報告的撮要,發覺平機會是「大花筒」外,其他部門在某些項目也有不少問題,例如有為學校提供午膳的供應商未領有適當牌照,昂坪心經簡林的木刻工程在建築前未有進行深入的研究以防止蟲蛀和真菌滋生,香港藝術發展局轄下的兩個委員會會議出席率低等等。第五十二號報告的全文及撮要可以在這裡下載。http://www.aud.gov.hk/chi/pubpr_arpt/rpt_52.htm

審計署進行的這些審計稱為「衡工量值式審計」,英文是Value For Money Audit (VFM Audit)。衡工量值式審計有別於我們商業機構常用的營運審計 (Operational Audit) ,前者是針對受查機構在履行職務時所達到的節省程度(Economy)、效率(Efficiency)和效益(Effectiveness)進行審查;後者則針對企業的內部控制是否足夠及有效。

衡工量值式是審計的最高境界,多為政府及其資助機構 (Public Sector) 所採用。有人會問,既然這種審計是最好的,那為什麼商業機構不採用呢? 其實要進行衡工量值式審計要有一個必先的條件,就是機構的內控及制度要完備,如果一家機構連 Policies & Procedures 也未有,做衡工量值式審計只會浪費時間。另外一個重要原因是 Public Sector是非牟利性質的,她們的表現不能像商業機構般以盈利來衡量,所以需要利用衡工量值的方法來審查她們所用的一分一毫是否用得其所,是否物有所值。商業機構已有盈利來衡量其表現,而且衡工量值式審計所用的時間及資源都較營運審計多,所以一般的商業機構多較著重營運審計。

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2009年4月22日星期三

轉工

有一位署名匿名的朋友在我的「初入行的困惑, audit firm’s IA 還是 commercial IA?」文章留言,說無論X或Y世代都不想年年轉工,但因人工實在太低,特別是SARS那年出身的人,不勤力些轉工的話工資沒法升。

我有幾位同事就是在03年畢業的,他們當年的工資實在很低,而且師弟師妹的工資和他們的差距只有很少。前幾年經濟好景時從外面請人也很難,因為年資比他們少的人叫價往往比他們當時的工資高,我斷不能請一個工資還比他們高的 Junior 回來吧。他們表現十分好,為了要留住他們,所以向公司爭取較高的加薪幅度,但要將他們的工資和巿場看齊的話,加幅動輒便要40-60%,坦白講,除非表現很突出,要在同一家公司或機構拿這樣的加幅實在是很難的,而且涉及的不是一兩位員工,所以到了最後我還是鼓勵他們向外闖一闖,不竟內審的工作經驗還是需要在不同公司不同行業中累積下來的。每家公司或每個行業都有自己的一套 Best Practice,取別人的長處以彌補自己的不足就是內審的精髓所在。

我這樣說一定會給行家埋怨,請合適的人回來已經那麼困難了,你還鼓勵人去轉工!其實我的意思不是叫人頻繁地轉工,這樣的話除了影響自己的履歷外,還會令自己所學有限。試想想,在一家公司只工作一年半載,你預期自己會看到什麼學到什麼?Best Practice不是靠讀幾本書就可以的,就算將一流的公司或機構的Policies & Procedures給你一份,沒有仔細地看看人家怎樣實行也是得物無所用。

以我自己在內審這一行為例,除了特殊情況外,我大約每4年轉一次工,除了給自己轉一下新的環境外,能將自己的所見所學帶進新公司也會感到滿足。我走了後對舊公司也有好處,因為新人也會將新的東西帶給他們。不過人總要落葉歸根,到了一定的年紀就不要輕易轉工了。我有一位內審的前輩,他就教導我初入行做內審不能在同一家公司或機構工作太久,他自己就是以5年為限。現在他已找到了好歸宿,在那裡一做便快10年並打算一直留下直至退休為止,不知道我何時才有這個福分啊。

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2009年4月21日星期二

M記的內審同事們加油

昨天下午路經某港鐵站口,竟然碰到一位多年不見的舊同事,他是我第一份內審工作的Supervisor,可以說是我半個師傅,自我離開M記後一直有和他聯絡,但因大家工私太忙,近年見面少了,直至昨日才重遇。


我這位 Supervisor 在M記工作了差不多三十年,他一直從事內審的工作,一年前M記進行架構重組,他連同幾位資深的同事被裁了出來。其實我早已得知這消息,也一直想找他及其他M記舊同事聊聊,但每次拿起電話時就很躊躇,因為不知道說什麼才好,所以就此不了了之。


M記是大公司,薪高糧準福利好,三十年前要進入M記而且還要是內審並不是一件容易的事,學歷不消說,單是要從眾多競爭對手中脫穎而出就已經很難。由於M記這一行很特別,很難在外招聘到合適的人選,所以公司培訓這幾位同事成位這一行的內審專家,但現在就是因為他們的資歷太深工作太專,公司說「無法安排」其他職位而被請吃肥雞餐。本來不打東家打西家,但他們的工作經驗實在太專,加上各人在M記已工作廿幾三十年,人已到或者已過中年,所以至今仍未找到工作。聽說幸存在公司的舊同事也不好過,除了要面對令人透不過氣的工作壓力外,還要置身在無日無之的辦公室政治鬥爭之中,被迫離開是早晚的事。


他向我訴說了這一年的心路歷程,在被裁時他心裡很難受,時常感到自己很無用,為什麼這世界是那樣灰暗的,因太太及子女的支持,他想通了,現在也已看開了,好在肥雞餐還算肥,加上積蓄他唯有提早退休。


各位M記的內審同事們,請原諒我未有親身給你們一句安慰的說話,唯有在此為你們送上一句祝福,請不要灰心棄屢,好好加油去!

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2009年4月20日星期一

我的Y世代同事

昨日是星期天,在家等吃晚飯無聊時看了TVB的《星期日檔案》,今集講的是香港的Y世代,即1978年及以後出生的年青人,節目主要講到他們是被照顧的一群,未有像X世代般經過多次如金融風暴沙士之類的考驗,有自己的夢想,但沒有主見,缺乏責任心云云。

我的同事當中有妤幾位是屬於Y世代,有香港土產的,有從海外留學或出生生活歸來的,有來自大陸的,也有來自亞洲其他地方的。總括來說,上述的特徵全有,特別是香港土生的,在這次金融風暴之前,管理他們最是困難,例如他們不停地轉工,每份工作不會幹超過兩年,轉工的原因大抵是覺得工作煩悶想轉換工作環境,又或者認為自己的工資比朋友低所以要找一份更好的。所以遇到有潛質的我會想盡辦法留下他們。至於缺乏責任心我倒不同意,可能是我幸運吧,我的Y世代同事每位都很有責任心,指派給他們的工作大抵能按時完成,但沒有主見缺乏自信則很普遍。

和他們工作,最開心是他們的創意。內審工作不太講求創新,特別是一般的內控審查,同事只需要按照審計程序 (Audit Program) 來做就可以了,但一些工作如舞弊調查或者為自己或其他部們做培訓,他們的創意倒幫了我不少。例如找他們準備一個培訓用的 powerpoint,又或者做資料搜集,往往他們都能給我驚喜。

其實不論是那一代的人總會說下一代不如自己,所以我們經常聽到「一代不如一代」或者「一蟹不如一蟹」的評價。不時嗎,我初出道時總是給前輩們罵,說我們這一代不知所謂。好了,到了我們成為別人的前輩時,又是這樣埋怨下一代,代代相傳。

Y世代的同事們,對你們來說這一次金融風暴正好是一個歷練,共勉之。

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2009年4月17日星期五

公平、公義去了那裡?

今天早上從電台的新聞報導得知美國總統奧巴馬決定不會起訴那些曾經向懷疑恐怖份子使用酷刑的CIA人員。

 新城電台 http://www.metroradio.com.hk/997/News/Default.aspx

 奧巴馬不起訴用酷刑中情局人員
 17/04/2009 7:39AM

 美國總統奧巴馬, 決定不會起訴 , 曾經向懷疑恐怖份子 , 使用酷刑的中央情報局人員.

 奧巴馬說, 美國的歷史已經穿越一段黑暗和痛苦的章節 , 現時正面對更巨大的挑戰,
他認為再花精力和時間, 追究以往的責任, 並不會有所得著.

 他又說, 國家有必要保護中情局人員的身份, 正如他們謹慎地保護國家一樣. 司法部長
霍爾德亦說, 如果要起訴那些獻身保護國家的人 , 對他們是不公平.

回來辦公室後在其他的香港中文傳媒網站找不到相關的報導,為了求證,我瀏覽了路透社及CNN的網頁,發現真有其事。

 Obama shields CIA interrogators from charges
 http://www.reuters.com/article/topNews/idUSN1627971620090416?feedType=RSS&feedName=topNews&sp=true

 Rights groups criticize CIA immunity on interrogations
 http://edition.cnn.com/2009/POLITICS/04/16/torture.cia.immunity/index.html?iref=mpstoryview

我對奧巴馬很有好感,也被他在競選時的表現所吸引,很難相信這些不負責任的說話是出於他及其幕僚的口。不過這事提醒了我,奧巴馬始終是美國人的總統,不是我們的總統,他當然只會站在美國的利益和立場講說話。不過我還是想講一句,如果起訴違法的CIA人員是不公平的話,那麼對那些無辜的受害人公平嗎?還有,如果花精力和時間追究以往的責任並不會有所得著是對的話,那還講什麼公義?

除了失望外,我找不到其他形容詞來描述我這一刻的心情。

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2009年4月16日星期四

以風險為基礎的庫存功能內控評審(一)

(Risk-based Inventory Control Review)

大部份企業例如製造業、零售業、維修、交通、能源等等都會有一個庫存功能,當中涉及的程序繁多,其中包括庫存量控制,訂貨,收貨,存貨,發貨以至物流等等,如果以傳統的 Procedure-based 審計方法將整個流程由頭至尾審一次,雖然可以毫無遺漏,但所需要的時間甚多,所以在講求效率的今天,現時則流行以 Risk-based 的方法做評審,我姑且譯作「風險基礎審計」吧。

風險基礎審計 (Risk-based Audit) 的做法是首先要列出審計對象所面對的所有風險,再為每項風險找出現時的關鍵控制 (Key Control) 並衡量是否夠,之後再測驗每個關鍵控制是否真正存在及有效運作。假設我要為一家製造廠的庫存功能進行審計,那麼首先要做的便是要按庫存的各個功能準備一個風險表 (Risk Chart) ,以下是一個庫存功能普遍需要面對的風險:

1. 庫存量控制 (Stock Level Control)

1.1 庫存量太少,影響生產進度。
1.2 庫存量太少,通知了採購部門進行採購,但訂貨需時,最後影響生產進度。
1.3 庫存量太高,除了花資源去儲存外,還可能影響流動資金。

2. 收貨 (Stock Receiving)

2.1 接收了沒有訂購的物品,導致需要退貨甚至付款。
2.2 接收物品的數量與訂購的要求不同,過少影響生產進度,過多則導致庫存量過高佔用資源。
2.3 接收物品的質量與訂購的要求不同,影響生產。
2.4 接收了但未檢查及入庫的物品與現存的物品擺放在一起,引起混亂。
2.5 接收了但未入庫的物品被偷取或遭到破損。
2.6 需要退給供應商的物品未有妥善保存或記錄。

3. 存貨 (Stock Keeping)

3.1 入庫的物品不見了。
3.2 入庫的物品遭到破損。
3.3 物品找不到或不能及時找到。
3.4 庫存有很多過時或流動性很低的物品未有及時處理,除了花資源去儲存外,賣出的價錢會隨時間減少,或需要花更多的資源去處理。
3.5 有駛用期限的物品壞掉了或過了期限。
3.6 有危險性的物品未有妥善儲存,產生危險。
3.7 寄存物品未有清楚的識別及記錄,導致與企業自己的物品出現混淆。
3.8 未有釐訂企業對寄存物品的責任。

4. 庫存記錄 (Stock Recording)

4.1 物品記錄與實物不符。
4.2 庫存量不準確或不及時更新,影響庫存量的控制。
4.3 庫存位置不準確,導致物品找不到或不能及時找到。
4.4 庫存記錄缺乏監管,可以任意改動。
4.5 自己的寄存物品未有清楚記錄,也沒有釐訂對方對寄存物品的責任。

5. 發貨 (Stock Issuing)

5.1 發出的實物物品與要求的不同。
5.2 發出物品的數量與要求的不同。
5.3 發貨未經過批准。
5.4 發貨過遲,影響生產進度。
5.5 發貨過早,佔用了生產車間的空間。
5.6 未有將準備發出的貨品及庫存物品分開放置,最後調亂了。
5.7 沒有按照先進先出 (First in First Out) 的方法發貨。

6. 倉庫管理 (Warehouse Management)

6.1 物品放置不整齊,影響運作甚至容易放生意外。
6.2 倉庫不整潔,物品容易受到破損。
6.3 空氣流通差、倉庫氣溫及濕度過高或過低,可能影響物品的質量及倉庫人員的健康。
6.4 負責操作的倉庫人員沒有相關資格或資歷,或未經適當的培訓。
6.5 缺乏適當環境控制、人員健康及安全(Environment, Health & Safety) 包括消防的設備和措施等。
6.6 未有購買適當的保險。

7. 物流 (Logistics)

7.1 發貨或運送物品缺乏監察,容易導致物品不見了或損壞。
7.2 運送有危險性物品時缺乏適當的安全設備及措施,容易引致危險。
7.3 運送時缺乏適當的環境控制,導致物品變壞。
7.4 運送路線及時間缺乏計劃,導致浪費資源,或物品不能及時到達。

上述各點是一家製造廠所面對的一般風險,還未包括WIP (Work In Process),BOM (Bill of Material)及sub-contractor物料和WIP的庫存及物流控制,歡迎大家補充。下一篇文章將討論每項風險的應有關鍵控制。

後記:多謝幾位朋友提示,紅色的部份是事後補充的。

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相關文章連結:
下一篇文章: 以風險為基礎的庫存功能內控評審(二)-庫存量控制

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2009年4月15日星期三

IIA香港分會消息:內審報告工作坊

IIA香港分會聯同一家私人培訓公司開辦了一個工作坊關於如何寫內審報告 (Internal Audit Report) 的,這課程的全名很長,叫 Advanced Written Communication Workshop for Internal Auditors,Information Design: Information Structure in Audit and Risk Assessment Reports
課程需時一天半,我有同事曾經參加過並覺得很不錯,我也看過它的培訓材料,發覺幾有用,所以在這裡向同行介紹一下。

工作坊將於5月尾舉行,在5月18日或以前報名會在九折優惠,詳情可以到這裡下載:
http://www.theiia.org/chapters/pubdocs/165/IIA_HK_Workshop_Flyer_22_May_2009.pdf

Disclaimer: 我既非IIA香港分會成員,也和這家私人培訓公司沒有任何關係,我純粹因為覺得這工作坊不錯才在我這個Blog內介紹一下,如果有同行好友參加後發現貨不對辦或無用的話,我不會負責任的啊!

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2009年4月14日星期二

出差求生手冊-酒店篇

在外地公幹少不了要住宿酒店,就算公司給你充裕的預算可以讓你入住五星級酒店,有些事情還是需要留意。

1) 電壓及電插座

不同地方的電插座形狀及電壓都不盡相同,現時世界各地普遍使用的電插座形狀有13種之多,電壓也由110V至240V不等,需要時常到不同地方的人來說是一件頭痛的事情,所以出門前最好查一下當地的情況。以下是一個叫WORLD ELECTRIC GUIDE的網站,這網站列出了大部份地方所用的電插座形狀及電壓,而且圖文並荗,十分有用。

http://kropla.com/electric2.htm

要購買插座 (Adaptor) 的話最好買多一兩個備用,當初我第一次出差以為帶一個便足夠,最後結果是用電腦時就不能為鬚刨及手電充電。我記得香港貿易發展局的設計廊 (Design Gallery)有一款萬能插座出售,有同事說它適用於多個主要地方,售價只是百數元,有興趣的話大家可以去看看,順便支持一下香港人的設計。USB插座也是一個選擇,但我個人覺得充電速度太慢。另外,一些電器用品如鬚刨手電之類,購買時也要留意其充電器的電壓是否由110V至240V。

2) 選擇酒店

一些國家仇外情緒高漲,特別是由歐美企業開設的酒店往往是恐怖份子襲擊的目標,所以要小心選擇。例如最近巴基斯坦萬豪酒店受到恐怖襲擊就是一例。除此之外,我多會選擇那些接近公司而且飲食方便的區域來住。另外,如果酒店設有出名的Disco或卡拉OK之類的我就不會選擇了,經驗告訴我這些酒店的人流太雜,相對上治安不會太好,就算治安可以,碰巧房間在這些娛樂場所樓上的話會很嘈吵。

3) 選擇酒店樓層

盡量選擇較低的樓層入住,最好是可以從房間跳下地面都不會受傷的樓層,或者消防雲梯可以到達的樓層也可以。

4) 酒店樓層的逃生路線

入住酒店後最好了解一下逃生路線怎樣走,看似麻煩但只花你幾分鐘時間。另外,臨睡覺前,我會將旅行證件及銀包之類放在一起,一旦發生火警需要逃生的話可以即時拿走。

5) 鎖好門窗

進入房間後第一時間檢查一下門窗的鎖是否無問題,臨睡覺前最緊要將門窗鎖好。我自己有一個習慣,如果當地治安不好,我還會在門前擺放一張有靠背的椅子,如果門鎖是有門柄的話更會將靠背頂住門柄,作用是一旦有賊人弄開了門鎖但門柄給靠背頂住也不能太輕易進來。我有一位女同事就試過被賊人放迷魂煙弄至昏迷,之後被人入房將所有東西偷走,可幸的是那位女同事沒有受傷或受害,當時她和我們幾位同事住在大陸某城市的同一家酒店內但不同樓層,回想起來我也覺得恐怖。

6) 如果你不相信鬼神的話,這一段你大可以不看

根據我的一位從事導遊的朋友說,從酒店房間內聖經及佛經的放置方法可以略知房間是否「乾淨」。按照一般酒店的做法,經書通常是放在床頭櫃內或書桌內的,如果你見到這樣的話你可以安心入住,但如果你看到經書是擺放在床頭櫃上或書桌上的話,那就有可能附近的房間有些「不乾淨」;如果經書不單是擺放在床頭櫃上或書桌上,而且還是打開的話,導遊朋友的忠告是二話不說回去前台要求換房。另外盡量不要住尾房,因尾房通常都「不乾淨」云云。 其實我個人只當這些是戲言,大可不必認真。

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上一篇文章:出差求生手冊-出入平安篇

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2009年4月9日星期四

出差求生手冊-出入平安篇

在外地出差多年,經常需要到訪一些治安甚差的地方,綜合了各方前輩好友及自己多年的經驗,我編輯了以下的一個求生手冊供大家參考。

1) 盡量結伴同行。除了有個伴外,最重要是可以互相照應。

2) 除非當地治安良好,如果不是的話,盡量由公司或酒店安排的車輛來機場接送。例如印度新德里機場,在出閘時會有一大群當地人召喚你乘撘他們的車,但你千萬不要隨便上車,如果公司或酒店沒有安排車輛的話,在出閘前找一家出租車公司送你出巿區,付款後出租車公司會給你一張票,票上寫上車牌號碼,出閘後不要理會任何人,因為會有人假扮是那家出租車公司的司機為你拿行李,所以你一定要找到那部車才好上車。出租車公司的職員會事前給你同樣的警告,你可以不用擔心忘記了我的忠告。

3) 謹記「財不可以露眼」這金句。如無需要,千萬別隨便把閣下的銀包拿出來,放多些散紙碎錢在褲袋內,有需要時才從褲袋拿出來用。

4) 不要穿金帶銀,貴重的戒指,耳環,頸飾什麼的通通請收起吧。

5) 可以的話,穿衣穿得越地道越好,盡量減少「鶴立雞群」的機會,即時說盡量令自己不顯眼,不要讓人遠遠就知道你是外地人。

6) 盡量不要駛用背囊,因太容易被人偷東西而未能及時察覺,真的要用的話,最好能加一把鎖,還有值錢的東西不要貪方便放在外袋。另外一句老話就是要看好自己的行季,我有一位倒楣的舊同事,連續兩次在不同地方的出差途中被賊人以偷龍轉鳳的手法將手提電腦換成一疊A4紙。

7) 如無絕對需要, 最好不要攜帶銀行提款卡及信用卡之類,如果一定要帶,帶一兩張限額最少的。還有一點很重要的,你一定要知道密碼,當不幸給賊人禁錮及強迫你說出密碼時,如果你說你不知道密碼,他們一定不會相信, 到時就真是祝你好運了。

8) 隨身一定要攜帶一些錢財,按當地情況,帶相等於香港的數百元應該足夠了吧。這些錢是預算一旦不幸給賊人劫掠時給他們的,如果你身上沒錢的話,賊人可能將你綁架以勒索你的家人或公司,又或者干趣給你幾刀。

9) 攜帶手機是必需的,但最好不要攜帶貴重的,例如我自己會有兩部手機,一部是在港時用的,另一部是數百元貨色出差用的。還有,手機內的address book要避免使用"Home", "Wife","Husband" 等的字眼,萬一不幸給賊人綁架或禁錮,他們一定會要你說出屋企人的電話,你一定要說自己「無人無物」,所以手機的address book需要配合。

10) 外出乘車盡量由公司或酒店安排的車輛來接送,如果一定要乘搭當地的士,盡量不要一個人。例如在菲律賓,當地的CFO是當地人,他叮囑我們在周末外出時必須使用酒店的士。又例如在深圳,不要乘搭外省或其他地區的的士,只乘搭琛圳的士好了。沿途還要留意司機有沒有古怪,如果發覺「唔對路」,大大聲用手機打給別人說你正乘搭的士回來,並說出車牌號碼,用意是嚇一下那個司機。

11) 在大陸出差,特別是在深圳東莞等地時,每逢農曆新年,五一 及十一 的前一個月要特別當心,因為很多人要找錢回鄉過節。到其他國家或地方的話,最好查一下有沒有相關的旅遊警告。
以下是香港政府協助在外香港居民服務的連結,其中包括入境事務處的24小時熱線電話及中國駐外交代表機關和領事館的地址及聯絡電話。
http://www.gov.hk/tc/residents/immigration/outsidehk/index.htm#p1

以下是美國政府的旅遊警告網頁,出發前不妨也查一下:
http://travel.state.gov/travel/cis_pa_tw/tw/tw_1764.html

12) 很多地方都有不同的疫症疾病等,出門前最好查一下衛生署的旅遊健康中心網頁,了解一下當地有什麼疫症疾病等,並看看自己是否有需要在出發前接受防疫注射。以下是衛生署的旅遊健康中心網頁:
http://www.travelhealth.gov.hk/cindex.html

13) 旅行證件等重要文件最好和錢包分開袋,如非必要,將證件鎖在酒店內較安全。還有一點,旅行證件及機票最好留一份影印副本,或者將副本存放在webmail (yahoo或Gmail等)內也成,萬一正本不見了,能出示副本的話補領會較快。

14) 千萬不要隨便幫人或相信陌生人,如果真是有緊急事情,找當地警察幫手吧。

15) 最好是出門前購買旅遊保險,通常公司會有安排,若果沒有,最好要求公司購買。其實購買的原因並不是貪圖那些賠償,最重要是他們的緊急服務。

16) 如果你有家室或者相讓家人有一個保障,除了購買人壽或意外保險外,請立一張遺囑吧。萬一 Touch Wood 出現什麼狀況,那張遺囑將會為你的另一半或家人帶來方便。又或者像我的一位內審同事一樣,全部主要銀行戶口與另一半聯名開立,方便有需要時合法的調動資金。

你可能會覺得我太誇張或太謹慎,但我緊守以上法則多年也都試過出事兩次,而且大多數賊人都是取易不取難,小心謹慎些的話,出事的機會自然也小些。整天跟人說要做好風險管理,如果連自己這些風險也不好好管理一下,實在說不過去吧。

下一篇將會講講酒店。

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下一篇文章:出差求生手冊-酒店篇

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2009年4月8日星期三

男人四十症候群

剛放了一個稍長的假期回來,本來打算將手頭的工作辦妥,放假回來後可以輕鬆過復活節,怎料今早回來打開公司電郵發現又有一大堆新工作,唉...

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近期才發覺男人到了四十歲真是一個很大的心理關口。身體發福可以歸咎於最近飲飲食食多了,頭髮少了可以推說最近太忙,工作壓力太大了。但男人到了四十歲,「遠視」隨之而來,有了這「病徵」就不能抵賴,不能不認老了。

當由廿幾歲轉到三十歲的那一刻還沒有察覺到自己有什麼明顯的變化,但由三字頭轉入四字頭後,除了有遠視的煩惱外,還發覺體質下降,腰酸背痛,周身無力等等症狀,不用醫生告訴我,種種病徵加起來其實就是「男人四十症候群」!

不過轉入四字頭以來發現了一個好處,就是思想比以前成熟,考慮事情時比以前更周詳,看事物時比以前看得更深更遠。哈哈,自我安慰!

到了五十及六十歲時,如果我這Blog還在,我會再跟大家分享一下我那時的感受。

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