內部控制的方法（2）：Authorization

審批是內部控制的最基本方法之一，相信其操作原理不用介紹太多了吧？簡單而言，就是在進行某工作、交易或差事（即Transaction）前，需要得到上級的批准才可以執行。

基本上，所有Transactions應得到最高管理者的批准，可是，就算是小型企業，每年Transactions的數量也不少，更何況是大型企業和機構？要最高管理者審批每一宗Transaction是難於實行，所以，權力下放（Delegation）就應運而生。

Delegation可以按類別（by area）以及金額（by amount level）來下放。例如CEO將採購的審批權下放給採購總監，又將銷售合同的審批權下放給營銷總監，也將財務的審批權下放給財務總監，如似類推，這就是按類別來下放權力。

可是，若果將所有權力下放，出錯或者偏離企業目標的風險也隨之而增加，特別遇到重大事項時，需要在執行前由管理層討論和決定，所以按類別來做權力下放的同時，也會設一個限額。例如採購總監的採購權上限是一百萬元，超過此金額的交易就必須得到CEO的審批，而金額超過五百萬元的，就必須得到董事會的批准。

再舉多一個例子，當公司開出支票時，金額低於一千元只需要由會計經理連同司庫一起審批就可以了，金額界乎一千至十萬元的需要財務總監的審批，超過十萬元的則需要CEO的審批等等。

或許你會問，審批權的限額應怎樣釐定，其實這關乎企業本身可接受的風險。例如釐定某辦事處財務經理的審批權限額，我們可以按他／她薪金水平的若干倍。例如薪金是一萬元水平左右，而企業的可接受風險是他／她薪金的五倍，那麼審批限額就設在五萬元，超過此數的就必須由當地CEO加簽。

可是，若單看金額，辦事處的營運效率可能會有所影響，例如辦事處大部份交易都是超過五萬元，即是說差不多所有交易都需要CEO去加簽，這樣便失去Delegation的作用。所以，在釐定限額時，我們也同時考慮日常交易金額的分佈。比如在辦事處的日常交易中，大部份（例如超過九成）的交易金額都在六萬元以內，那麼我們可以將限額設提高至六萬元，超過此數的才須要由CEO加簽。

在設計限額時，我們應注意兩者的平衡，盡量減少因審批需時而對營運產生的影響，而又不會將上限定得太高，以至超過企業的可接受風險水平，影響內控效果。

不過，就算將審批權設了上限也不一定妥當，因為此法防止不了Split transaction的發生。Split transaction是甚麼？就以上財務經理的例子，審批上限是六萬，為避免麻煩要找CEO加簽，財務經理安排將一宗八萬元的交易分拆成兩宗四萬元的，這樣做就可以繞過CEO自己做審批了。所以，在設計審批權限時，我們應同時也加入一些監察的措施，例如定期委派專人做審核，確保權限貫切執行。

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