內部控制方法（1）：Segregation of duties

有效分工是內部控制的基本方法之一，主要是將一件工作分開由不同的人來負責，做到互相監察，互相制衡。例如存放現金的夾萬，一人負責保管鎖匙，另一人負責保管密碼，沒有兩個人同時在場的話，就不能開啟夾萬。
和其他內控方法一樣，有效分工只能減低而不能完全避免風險，就如上述的夾萬，倘若兩個人一起合謀的話，分工這個內控手段便失去作用。所以，有時我們需要按情況加添其他方法來減低風險，比如減低夾萬現金存量以減低合謀的誘惑，又或者在夾萬外加裝鋼閘，由第三人保管鎖匙，甚至派專人看守及安裝CCTV等。

看到這裡你可能會問，若加裝了鋼閘，他們也能串通呀？莫非再派專人看守？看守的人也參與合謀時又怎麼辦？想強調一下，沒有一種內控是能完全避免風險的，而且風險可以是無限而資源卻有限，以有限追逐無限根本不切實際。所以，在設計內控時，我們必先考慮可承受的風險水平和內控的成本效益。例如夾萬存放的現金就只有幾千元，最大的風險就損失了幾千元，相信將鎖匙和密碼分開由不同的人來保管已足夠，沒有理由再花費幾萬元去安裝CCTV吧？

有效分工雖然是最基本的方法之一，但對於很多中小企而言，他們未必有足夠的資源（特別是人手分配上）去做分工。這時候，為了減低風險，我們就必需利用Compensation control去彌補。再以現金夾萬為例，若不能將鎖匙和密碼分開由不同的人去保管，我們可以盡量減低現金存放量，或索性不存放現金，又或者不定期派人到現場盤點等等。另外，善用IT資源也能達至分工的效果。例如一些銀行向中小企提供的網上銀行服務，就是透過不同的登錄帳戶（Login account）來做分工。比如要匯出一筆款項，負責財務的同事首先利用自己的帳戶在系統內輸入匯款的所需資料，然後授權人通過自己的帳戶在系統內做審批，系統才會接受匯款的申請並進行匯款。

最後一提，在設計分工時，要注意以下這些工作是不應該分工的：

１）保管資產
２）審批
３）記錄
４）執行

例如負責執行的就不應同時負責審批、記錄或保管資產。最典型的例子是採購，例如負責採購的同事，不應同時負責審批購貨單、編制會計記錄，以及保管購買回來的貨物。

此處有一個網頁詳細例舉了一些會計上的職務是不應分工的。另外，此處講的「內部牽制制度」，其實就是講分工，很值得參考。

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