Employee Expense Review（三）

上兩篇己談過Air ticket，Accommodation及Entertainment，接下談一談最後的Messing及Local travelling。

４）Messing

這類費用容易出問題，主要是因為金額較鎖碎。常見的問題和Entertainment一樣，主要是費用混雜了私人甚至虛假的開支。

找出及防止這個問題的方法，其實和上述Entertainment 一樣，不過，有一個技巧值得提出，就是我們要細心查看單據的內容。例如到某餐廳用膳，很多餐廳的單據都會印上餐廳的地址，就餐人數，結賬的日期及時間，食物的詳情等等。遇過很多次，員工報稱是自己的就餐費用，但印在單據上的用膳人數不只一位。又或者報銷單據中顯示員工在某時某日已經到了城市A，但在相同的時間卻在城市B用餐。這個通常是員工不見了原先的單據，又或者因事誤了就餐時間，但又不想浪費了公司給予的費用，所以拿其他同事的單據來報銷。另外，很多時候是員工接受了客人或當地公司的宴請，或者當地公司的Canteen用膳，但同時又找其他人的發票向公司報銷。遇過一次，員工A在其 Expense Report中說明和員工B一同用膳並報銷費用，但員工B卻在同一時間又報銷了自己的餐費。

要防止問題的發生，公司應要求員工填寫Expense Report，Report上的每項細節應順日期及時間填寫，除了方便員工在報銷時沒有遺漏，也方便主管審批。另外，有些公司為了免卻報銷上的麻煩，索性向員工派發定額的津貼而不需要報銷。不過，採用這個方法時須要考慮員工的薪俸稅，而且不同地方有不同的消費標準，這個需要注意。

５）Local travelling

這類費用其實頑鎖碎，而且金額不多，就是因為有這樣的特性，所以最容易造假。常見的是虛假開支。例如員工報銷了交通費，但原來當地公司或者酒店已派了專車接送。要特意找出這些有問題的費用，其實比較不化算，所以除非有人投訴，又或者發現該員工在其他費用方面造假，否則一般都不會特意仔細審核。

要找出有問題的費用，其實主要是利用其他資料來對比。例如找出酒店的費用清單及當地公司的派車記錄是比較有效的方法。另外，要防止問題的發生，和上述Messing一樣，員工應在填寫Expense Report時說明費用的細節，例如出發及目的地，時間及目的。

總結

要有效控制Employee Expense，預先制定相關的 Policies & Procedures是很重要，而且應要求員工在報銷時填寫 Expense Report。至於Expense Report的內容需要有詳細至那一個程度，這就要視乎公司的需要及對Employee Expense的重視程度。推行Expense Report這控制，一般遇到的阻力頑大，因為很多員工都認為是浪費時間，有些甚至認為公司不信任員工，所以管理層的支持是很重要。我曾在一家外資公司工作，管理層對Employee Expense Report都非常認真，上至CEO及CFO也和其他員工一樣在每次出差回來時填寫。如果員工未能按要求填寫，公司除了不發放費用外，屢犯不改的話會影響員工的年終表現評估。

另外，有一些比較攻心計的經理級員工，他們會將單據交給秘書代為報銷，並且將自己的私人費用也塞進單據內一併報銷，又或者同一單開支，利用信用卡簽賬單及商戶收據報銷兩次，當被發現時則推說是秘書弄錯了。遇到這些員工，我們也拿他們沒辦法，如果多次犯同一個錯誤的話，唯有直接向管理層報告。

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