2010年1月6日星期三

Employee Expense Review(二)

在《Employee Expense Review(一)》一文中己談過Air ticket及Accommodation,接下來特意談一下Entertainment。

3)Entertainment

這類費用是最容易出問題,除了金額較鎖碎外,也是因為缺乏足夠的憑證。常見的問題主要是費用混雜了私人甚至虛假的開支。

如果員工是在大陸出差,這一個問題比較難搞,因為找發票來報銷這個手法是無辦法有效杜絕的,唯一能夠做的就是通過各地方政府的稅局網站來查證發票號碼是否真實,以及事前員工必須向上司呈交費用預算,審批後落實並由會計部在員工報銷時監察。

如果員工在香港及海外出差,問題沒有大陸的難搞,但發票收據等各式各樣,審核時需要較細心。常見的問題包括提供虛假單據,竄改單據,故意使用錯誤的兌換率計算費用等等。提供虛假的單據較難查得出來,特別是一些落後的地方,有時可能連金額也是用當地語言寫成,如果銀碼很大的話,我們可以嘗試致電當地查問,又或者通過互聯網找找發票上的公司名稱,不過成效不高。

竄改單據是最愚蠢的方法,因為一旦被人找出來以後,這就是證據確鑿,無從抵賴。我有一個方法能夠有效檢查手寫單據是否經過竄改,幾乎萬試萬靈。這就是陽光測試,將單據背面反轉,從單據背面通過陽光觀看字跡的顏色的字痕的深度,如果單據經過竄改而且不是用同一支原子筆寫的話,原先字跡的顏色會明顯地和後加的不同。有時甚至是同一支筆,因為寫字的力度有別,字跡的先後,其顏色也未必相同。另外,字痕的深度有時會很明顯有分別。曾經審過一批單據,發現銀碼的字跡很不自然,經過陽光測試,發現原先開出單據的人是很用力寫字,所以單據背後能看到凸出的字跡,而竄改者沒有察覺這一點,在後加數字時用力較輕,令單據背後沒有出現字跡。

至於竄改的技倆不礙乎在銀碼的前端加一個數字,例如將50寫成150,又或者在銀碼末端加一個數字,例如將50寫成500。另一種方法是竄改原先的銀碼,例如將1字改成4或者7,0字改成6或者9,以及3字改成8。

故意使用錯誤的兌換率也是經常遇見的問題,例如員工以黑市價兌換金錢使用,但在報銷時卻用官方兌換價。要發現這個問題不難,如果水單上顯示只換了100元,但報銷的金額卻遠超過此數,就可以要求員工解釋。不過,如果員工是找其他人的水單來報銷的話,例如拾了兌換櫃檯前上一位客人留下的水單,這個就沒有辦法防止了。

如果希望控制Entertainment的費用,最好的方法還是先訂一個大概的預算。這個Sales Department通常不會同意,會說客人的洗費沒法預算云云,我通常的回應是:「莫非每位客人要花費十萬九千七也可以?」其實預算只是一個約數用來控制上限,我們始終不能無止境地花費吧?另外,要求負責的同事提供參與者的名字也是控制的一個方法,不過,遇上需要保密的客戶時,這個就要小心處理。

防止竄改單據的發生,其中一個較有效的方法是使用公司信用卡。很多公司都向有需要的員工申請公司信用卡,不過,這會產生另一個問題,就是員工利用公司信用卡支付私人開支。要避免這問題發生,信用卡月結單必需由員工審核,並且為每宗交易提供說明,之後再由主管審批。有些較嚴謹的公司,還會要求員工提供簽賬的底單及商店發出的收據做證明。

Messing 及 Local travelling 將在一下篇再談。

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上一篇文章:Employee Expense Review(一)
下一篇文章:Employee Expense Review(三)

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5 則留言:

hkeric 說...

n年前反大陸搭的士,司機比左張單我,但係自己填嘅:)

Bittermelon 說...

eric兄:
係呀,大陸既單據好難搞,要audit佢地真係無乜計.

Ebenezer 說...

國內現今科學倡明,人材濟濟,研發技術更加出類拔萃,連雞蛋都可以造得出,更何況區區一張單據?

在科學發展觀的精神下,對於一次性服務招待費(Entertainment)的用款申領技術,普遍已經可以在遵從符合性,合理性及據証真確性上,取得顯著的優越表現;加上在各部門單位員工及各級領導的積極協作下,針對審查人員在發現事故的苗頭階段,已經能及時採取有效措施,防止重大事故發生。

匿名 說...

苦瓜兄有無想過做廉記,我自己性格就好合適,不過,當然無考過

有好多公司都會規定職員出差用膳費,反而,一位女士因自己細食,用不到那麼多,反被上司勸導用多些,當然女士没有那樣做,無它,其他人同佢比,就顯出佢地有問題

後話,問公司最終關門大吉,主因應是敵不過金融危機,但好多公司不重視會計,真是佢地損失

Faithtrust100

Bittermelon 說...

廉記?唔係好啱我囉.我太老啦 XD

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