會計人都是算死草

此文刊於上周五（2013年8月2日）《信報》的年青有計專欄內。

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會計人都是算死草（作者：Bittermelon）

會計人一向給外界的印象都是「算死草」。就有人說過，給我們算過的地方定必寸草不生，連西方社會也一樣有「Bean counter」，即「數豆者」的貶稱，連每粒豆也要點算清楚，可見會計人錙銖必較的形象中外亦然，但有沒有想過為什麼？

因為天生「算死草」之人喜歡修讀會計？還是會計學將普通人訓練成「數豆者」，專計「婆乸數」？就像《呆伯特》漫畫裡的會計部，那裡是一個惡魔的殿堂，任何正常人只要在會計部稍為呼吸一下，都會變成專門消滅部門預算的惡魔？

算死草屬工作需要

其實外人有這個想法不足為奇，相信這與當今的複式簿記方法（Double-entry bookkeeping system）有莫大關係。此方法於現代廣受應用，據說最早由威尼斯商人使用，及後由意大利數學家Luca Pacioli研究及整理出來，並於1494年於《算術、幾何、比與比例總覽》一書中發表，所以Pacioli被後世稱為「會計學之父」。

據說Pacioli是達文西（Leonardo da Vinci）的好朋友，除了一起研究數學和幾何知識外，他們更共住了一段時間。

曾經修讀過會計學的大抵都會知道，當記錄每宗經濟活動時，例如將銷售入賬，都須要同時借記（Debit）現金賬或應收賬，以及貸記（Credit）銷售賬。若兩邊不相等，即代表有問題，那怕相差只有一個幾毫，也要把原因找出來。

有人可能會問，一個幾毫都要花時間去追查？的確如此！因為看似小數目，但出現差異的背後可能是由於一個重大的問題。例如有兩筆錯賬，一筆是借記$1,000,000.00，另一筆則是貸記 $1,000,000.01，因兩筆錯賬銀碼相若，在Debit和Credit互相抵銷下，出來的差別就只有$0.01。若我們不去追查原因，這兩筆錯賬就不會被發現了。

另外，會計人要追查差異的原因也和會計科目歸類有關。例如出售了一件標價100元的產品，但只收到80元現金，那麼20元差額去了哪裡？是給了顧客的折扣？未收的應收款？顧客退貨補錢換產品？顧客早前已付了按金，現在要沖銷？差額是現金但丟失了？還是產品標價出錯，其實真正價錢是80元？因上述每個情況的會計科目歸類或入賬方法都不同，所以我們有必要查究到底。

會計人是Gatekeeper

除此以外，即使錯賬的數額細，但積少成多下，最後累積起來的影響可以很大。瓜瓜就曾經聽過一個發生在N年前的案例，當時商界開始利用電腦程式於會計賬務中，那時IT Audit還未普及，會計師也只將電腦和電腦程式視為「黑盒」，即是只探究輸入與輸出，對內裡搞什麼東東全不過問。

當時美國某家公司，有一位電腦程式員看準了這個漏洞，在編寫支薪（Payroll）的電腦程式時，偷偷地加入特別指令，將全公司員工薪金的小數點後所有數字，自動撥歸他自己的薪金賬戶內。對於每位員工來看，小數位只是細數目，所以沒有人為意。而這種欺騙手段，在外國稱為「Salami Slicing」。

「Salami」就是「莎樂美腸」，「Salami Slicing」的字面解釋就是將香腸切片。在西方，各式各樣的香腸都是放在櫃台上賣的，就好像香港某些高級超市，顧客可以這種香腸點一些，那種又點一些，超市職員就把香腸切成一片片，打包後交給顧客。因為「Salami Slicing」這個「每種香腸都點一些」的行為和上述電腦欺詐手法相似，人們就用了此字詞來形容了。

其實會計人在企業的職責像Gatekeeper，有責任去保護企業的財產。若要做到此點，備存仔細詳盡的記錄是重要的第一步。就好像存貨，若不能記錄每件貨品的出入數量、日期、時間、負責人名稱等，那又如何可以確保存貨沒有被偷取？

所以，會計人不是故意要錙銖必較，也不是要與全公司為敵，只是全因為工作上的需要。以後請大家高抬貴「口」，不要再責怪我們是「算死草」好嗎？

（更正：上週「誰吃誰的鐘」一文，作者應為 Small Potato，特此更正。）

文章來源：http://hkyaa.blogspot.hk/2013/08/bittermelon.html

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