中小企五個理財壞習慣(二)

上篇講了兩個企業理財壞習慣，分別是職責沒有適當分工，以及缺乏財政預算和計劃，這篇則繼續講講餘下三個。

第三個壞習慣，就是企業沒有為每宗收入和開支留下足夠憑證，以支持交易是否真確無誤。從前在核數師行工作，就經常遇到客人有這個問題。記得有個客戶是經營物業租賃，業務主要是將公司名下物業出租以收取租金。可是，與租客簽下的租約可以不知所終，甚至有些物業續租了，但竟然沒訂立新租約。不單如此，銀行月結單和一些單據如物業管理費、地產代理佣金、電費水費按金、差餉地租等又不齊全。好了好了，客戶唯有花錢花時間去補領，但有些雜項開支如日常維修、換鎖配匙等的，就只有霉爛的收據或「白頭單」(即是在一張白紙寫上銀碼和簽名)做證明，而且大多數是現金交易，難以證明是否真確。

還有應酬開支，這一單以信用卡簽帳單做憑證，那一單就用食肆的手寫單，最後發現竟然是同一宗應酬，但重復報銷。不要以為缺乏會計憑證沒有甚麼大不了，不規範的後果其實可大可小，例如給核數師在報告內給個保留意見，甚至造成管理漏洞，欺詐行為就容易發生。

第四個壞習慣，就是大額的收支交易不經過企業的銀行帳戶處理，最常見是經過老闆的私人帳戶或者現金交收。問題在哪裡？前者難於證實收支是屬公還是屬私，而且還要解釋為何不經公司帳戶。其實，此問題於早年比較常見，例如和內地做生意，客戶因種種理由不能經正常手續把款項匯出，碰巧老闆在內地有個私人銀行帳戶，就著客戶把錢匯進去。至於後者，其問題在於難以追查，由於鈔票「無識認」(嚴格來說不是沒有，只是實際上不會記錄鈔票編號吧)，難於確定收入是否向某個客戶收取，也很難確定支出是否真的支付給某個供應商。最麻煩的，還是現金收入與支出混雜在一起，特別是設有分行的企業，若分行人員缺乏會計常識，將收入減去支出後的淨額當成收入上繳，總公司監管不足，而且又不知就裡的話，就容易令收入和支出少計。

有人反問，即使如此也沒有大不了呀，到了總行手裡也會將收入減去支出，最後都不會影響公司的盈利嘛！再講，要將所有收入上繳，支出時又要向總行申請，實在麻煩透頂。先不論此安排屬麻煩與否，在財務管理上真的沒有影響嗎？舉個例子來說明就一清二楚了。例如分行收入有1,000元，相關支出則有400元，分行將淨額600元上繳，若總公司誤以為這是收入，企業的營業額就會少計400元，支出也會同時少計400元。若涉及的金額重大，到時財務報告就會不準確，除了不能反映出企業的真正收入和開支情況外，也會影響日後的預算編製。

況且，在不少情況下，如借貸、申請上市、投資者對前景期望等，營業額及其增長率都備受關注，因此只計收支淨額的安排是會計大忌。在企業管治方面也是個大問題，總行不清楚分行的收入，容易造成中飽私囊的漏洞。支出也一樣，完全由分行自行決定，缺乏監管下容易出現支出過度甚至濫用的情況。

最後一個壞習慣，就是缺乏定期監察現金流。當然，若果企業的現金非常雄厚，用它十年八載也綽綽有餘的話也未必出問題。可是，在現實中，這樣的企業相信不會很多吧？沒有做好現金流監察，一旦出現資金短缺，後果當然是影響公司運作，因為很多經營開支是不能等的，例如僱員的工資、辦公室或舖位租金、管理費、保險等。此外，雖說供應商的貨款可以拖延一下，但若果屢是這樣，供應商一旦收緊信貸額度或信貸期，甚至要求「舊數未清，新貨免問」，到時就連生意也做不成。

此外，未能準確預計資金周轉也是致命傷，經常見到的原因是企業對前景過於樂觀，因此高估了未來的現金流入，以及低估了企業開支，所以少計了將來的現金流出。還有一點，不少企業將溢利和現金流混淆，以為有錢賺就沒有現金流問題。

在這個甲午馬年，不妨認真檢視一下企業的理財習慣，並且盡早改掉陋習！

文章來源：am730 2014-02-07

&&&&&&&&