如何提高工作效率：善用電郵應用程式（二）

上一篇分享了五個善用電郵應用程式的好習慣，這一篇則三個常用的應用功能。

6. 善用提醒功能

對於那些需要回覆但未能即時處理，例如需要找尋或等待資料，為免忘記，我們可以將電郵加一個「Flag」。例如Outlook，你可以為每一個電郵設定開始日、到期日，並且可以加上提醒日期和時間。又例如免費版Gmail或Yahoo mail，雖然它沒有此功能，但可以建立一個名為「未處理」的標籤或文件夾，將所有未能即時處理的電郵加上這個標籤或此文件夾，並且定期翻閱這類電郵以避免遺漏。

7. 特定時間發送電郵

有些時候，寫好了一封電郵但想在某時段才發送。例如收件人在美國，現在是當地深夜時份，若太早發送擔心收件人忽略了。又例如要扮勤力讓別人以為自己不眠不休在工作，因此想將電郵於深宵才發放。面對這個情況，可以利用電郵應用程式的延遲發送功能。還有向工作伙伴發放生日電郵，以及定期向客戶發出提示電郵等。以Outlook為例，程式設有「Delay delivery options」，可以讓電郵到了指定日期和時間後才發送。又例如Gmail，坊間有個叫Boomerang的工具可以安裝進去，功能與Outlook的相若。

從小處著手，幫助自己提高工作效率

8. 慎用電郵訂閱及通知功能

為了方便獲取最近的資訊和消息，不少網站都會提供電郵訂閱服務，只要輸入電郵地址及簡單的個人資料作登記，就會收到提示電郵。雖然這個並非電郵應用程式，但也值得一談，因為訂閱得太多太濫，其實是自己玩自己，我們需要花時間去處理這些電郵提示。因此，訂閱前應考慮清楚是否有真正需要。對於己訂閱的，也應定期檢視其需要，沒用的宜盡早取消。

此外，Facebook，Twitter 等社交網站均提供電郵通知功能，我們應謹慎設定，避免增加處理電郵之負荷。以Facebook為例，其實它本身已經具備通知功能，根本無需再透過電郵通知多次。

其實以上各點包括上一篇提及的並沒有什麼特別之處，而且也不是什麼「秘技」，但卻從小處著手，幫助自己提高工作效率，不妨由今天開始試試吧！

文章來源：Education post 2014-11-14

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