如何提高工作效率：To do list

所謂「好記性不如爛筆頭」，人腦雖然複雜而且較電腦「先進」，但並非時常可靠。因此，把待辦的事情記下，除了避免遺忘外，也可以幫助管理自己的時間。記錄方法有很多，有人喜歡寫在告示貼上，然後粘貼在當眼處來提示自己，例如電腦螢幕或座位間隔牆。不過，若告示貼意外地丟了，待辦事情也有可能隨之而忘掉。又或者待辦事情多不勝數，即使貼滿了整個工作間也不足夠。況且，東一張西一張的告示貼也不便翻閱，始終要找個有效的記錄方法才成。

有甚麼好建議？「To-do-list」是個不錯的方法，目前有不少相關的電腦和流動電話程式可以應用，或者簡單如一部筆記簿也成。不過，編制時有些事項是需要注意的。

1. 定時檢視和更新

每天找兩個時間檢視和更新清單。以自己為例，先在開工前檢視一遍，以便預備和安排當天的工作。到了下班時份就更新清單，包括檢視和記錄各事項的進度，已完成的就標記為完成，未能依時完成的，則視乎其重要性和急趕程度重新安排時間。

2. 記下所有待辦事項

既然是To-do-list，所有一切待辦事項也應記下，即使是如何瑣碎，或者自己不願意做的事情。為免忘記，最好也為每項待辦事情寫個簡單的摘要、到期日和重要性。一般來說，將重要性分為「高、中、低」三級已經足夠。當然，視乎個人需要再細分多幾級也是可以的，但避免混亂，原則是愈少愈好。

3. 為待辦事項排序

我們每天只有24小時，時間有限但事情可以無限，因此應把所有已知的待辦事項，按其緩急和重要性來排序。若發現同時有幾項重要性高而且急趕的待辦事項，代表To-do-list發揮了其中一個作用，就是協助管理時間。這個時候，應及早找尋解決方法，例如將工作下放或交托予別的同事，又或者與上司商討如何重新安排工作。

4. 分拆待辦事項

若果待辦事項所需的時間較長，或者需要分階段進行，應考慮分拆成多個小任務來記入To-do-list。例如進行會計月結，當中包括不少細項，例如做bank reconciliation、檢查發票cut-off、為該月的開支做accrual等，將這些細項分拆，除了容易監管外，也可以確保沒有遺漏。不過，對一些經常重複的工作，可以考慮做一個Checklist來代替分拆。

5. 每天只專注當日的事項

如上述所說，每天開工前檢視一下To-do-list。當我們執行時應只專注當天的事項，並且盡力將之完成。若然未能完成，則需要重新檢視To-do-list並應盡早尋求應變方法，例如將工作延期、下放或交托予同事等。

6. 突發事項

很多時候，我們都會碰上突發事情需要即時處理，又或者某個待辦事項遇上了阻滯，To-do-list因而被搞亂。所以，在編排每日的工作時，盡量避免把工作排得太密，最好預留一些時間給偶發事件。有人認為這樣浪費了時間，其實不然，因為若果最終一切順利兼風平浪靜而多出了時間，也可以將翌日的工作提早進行。

由今天開始，嘗試以To-do-list來管理一下時間吧。

文章來源：Education post 2014-11-28

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