內審通識：如何利用Excel核對資料

在審計過程中，我們經常需要核對資料以評定是否真確無誤，例如採購部開出的採購單，單上供應商是否經公司認可。又例如銷售發票，產品價格是否與公司批准的最新價目表一致。可是，企業每年開出的採購單和發票隨時成千上萬，單靠人手抽查不單費時，而且發現問題的機率也有限。不過，若使用Excel或審計軟件，就能做到100%檢查，審計師可騰出時間集中跟進有問題的單據。

如何去做？我們可以利用Excel的函數「Vlookup」，以下將以採購單做示範。

1. 下圖左邊是「認可供應商名單」( 欄位A至B )，右邊是「採購單登記冊」(欄位D至G)。是次核對之目的，是要確定已開出採購單上的供應商(欄位E)，是否同時出現在供應商名單上 ( 欄位A )，以及處於甚麼狀態 ( 欄位B )。

2. 接著我們要決定核對的基準和對象。在這個例子中，「認可供應商名單」是基準，「採購單登記冊」是被核查對象。然後決定那一個欄位為「查找數值」，在此例子中是「供應商名稱」。決定以後，我們須確保核對基準的查找數值放在工作表的最左方 ( 欄位A )。

3. 在儲存格I4輸入公式「=VLOOKUP(E4,A$3:B$15,2,FALSE)」。

4. 另一方法是在「Formulas」中點擊「Insert Function」，然後按指示輸入各項數值或參數。在「Vlookup」函數中：

「Lookup_value」代表核查對象的查找值 ( 儲存格E4 )，即供應商名稱，Excel會在認可供應商名單中尋找此值。

「Table_array」代表核對基準的範圍 ( 儲存格A3至B15 )。

「Col_index_num」代表傳回值的欄目序號，即是當Excel在供應商名單中找到符合的名稱後，在儲存格將要顯示的欄目資料。由於測試是檢查供應商是否已認可，因此希望傳回供應商的狀態(即欄位B) 。

「Range_lookup」代表邏輯值，若輸入「True」或省略表示尋找最接近的查找值，「False」表示只會尋代完全符合的查找值。這個測試我們選擇「False」。

5. 將儲存格I4的公式複製至I5至I13。

6. 當採購單上供應商名稱 ( 儲存格E ) 與名單 ( 儲存格A ) 相符，欄位I的儲存格將顯示供應商狀態。若果採購單上的供應商並不在名單上，儲存格將顯示「＃N/A」。

如圖所示，核查結果發現兩張採購單有問題，包括PO-005的供應商已被取消認可資格，PO-008的供應商更不在認可供應商名單內，審計師須跟進為何出現如此問題。

最後有幾點補充，將兩份清單放在同一工作表上，純粹只為方便示範。實際操作時，兩份清單可以放在不同的工作表或者不同的檔案中。

此外，Vlookup之所以能發揮作用，先決條件是核查對象和基準的查找值必需一致，假若其中一方稍有分別，如名稱後多了一個空格，Excel會視為不同而顯示「#N/A」。為避免類似問題，若然查找值是字串，我們可以先用函數「Trim」把不必要的空格清除。

經驗之談，若以供應商名稱作查找值，核查對象和基準往往不一致，例如一方用上Ltd，另一方使用Limited，雖然意思一樣，但Vlookup是不懂的。所以，若果可以，以供應商編號作查找值較佳。

除此以外，Excel還有函數「Hlookup」，適用於數值排序是橫向而非縱向，用法與Vlookup一樣。

原文刊於：Education post 2016-06-27

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