以風險為基礎的庫存功能內控評審（四）－存貨控制（一）

近期事務繁忙，講內審實戰經驗的文章寫得較少，因為寫這類文章花時較多，請各位見諒。關於《以風險為基礎的庫存功能內控評審（一）》一文，先前已講了庫存量及收貨的控制，現在繼續講存貨控制 (Stock Issuing)。

風險

首先回顧一下存貨功能的相關風險包括些甚麼：

3.1 入庫的物品不見了。
3.2 入庫的物品遭到破損。
3.3 物品找不到或不能及時找到。
3.4 庫存有很多過時或流動性很低的物品未有及時處理，除了花資源去儲存外，賣出的價錢會隨時間減少，或需要花更多的資源去處理。
3.5 有駛用期限的物品壞掉了或過了期限。
3.6 有危險性的物品未有妥善儲存，產生危險。
3.7 寄存物品未有清楚的識別及記錄，導致與企業自己的物品出現混淆。
3.8 未有釐訂企業對寄存物品的責任。

關鍵控制

就以上各個風險，現在簡要地說一下一些基本的控制方法：

風險3.1及3.2：入庫的物品不見了或遭到破損

這風險主要涉及兩個方面，分別是倉庫的保安和物品的記錄。保安方面，倉庫的所有門窗應鎖上，但需要注意逃生出口的設計，例如使用那些只能從內推出但不能從外拉開的門鎖。另外，企業也可以考慮派駐保安於倉庫的主要出入口，所有發貨必需要有已審批的發貨申請單 (Stock Requisition Form，以下簡稱為SRF)及倉庫發出的發貨單 (Stock Issuing Note，以下簡稱為SIN) 才可以從貨倉提走。有些企業甚至用上 RFID (Radio Frequency Identification)的技術，為每件物品貼上射頻識別標籤 (RFID tag)，如果物品在系統上未經批准發貨，當物品被移出貨倉時便會觸動警報器，情況就像到萬寧或Watson’s Store，將未付款的物品帶出店外的話，警報器便會響起。除此之外， RFID對存貨及發貨的管理有很大的幫助，這點會稍後再談。

至於物品的記錄，每項物品的詳細資料包括編碼，描述，品牌，供應商名稱，單位，數量，存倉日期，有效期限等等應妥善記錄並存檔。為了加快物流的速度及減低出錯的機會，很多企業都將整個庫存系統電腦化，也會使用條碼 (Bar Code)或剛才所說的RFID來識別庫存物品。另外，倉庫應根據記錄定期或不定期進行盤點以檢查物品是否存在，這一點也會稍後詳細再談。

還有一點，倉庫的保安屬於預防性控制 (Preventive Control)，而物品的記錄及盤點則是檢查性控制 (Detective Control)。理論上說，預防性控制比檢查性控制有效，因為前者能阻止問題發生，後者則在問題發生以後才起作用。但在實際的運作中，兩者是相輔相成的，因為利用檢查性控制能協助評估預防性控制是否有效。以上述倉庫的保安為例，即使保安做得滴水不漏，如果沒有為貨物造記錄及盤點，倉庫是否安全就不能確定。就像一只剛買回來的水杯，不倒水進去的話，我們永遠都不會知道它會不會漏水。

風險3.3 ：物品找不到或不能及時找到

倉庫內的物品找不到或不能及時找到，最普遍的原因是物品的存放管理做得不好所致。這包括識別標籤貼錯了，物品放錯了位置，剛收到的物品已在庫存記錄登記但實物還未入倉或者需要退給供應商但在庫存記錄未及時更新，物品因要預留給某使用部門而下架但未有庫存記錄等等。如何解決識別標籤貼錯這問題，除了依靠倉庫人員要加倍小心外，資源許可的情況下，有些企業還要求由另一位倉庫人員做覆核，確定無問題後物品才上架；至於物品放錯了位置，這問題可以通過定期的盤點將這些物品找出來。至於其他的幾個問題大多涉及庫存記錄未有及時更新，這些可以通過既定的政策來解決，例如多少天內必需更新記錄或將物品上架，使用部門預留物品必需要填寫SRF 等等。

審核方法

以上三個環節的控制，其審核方法較簡單，除了抽查SRF，SIN及盤點記錄等以測試其控制是否存在及有效外，最重要是必需實地觀察，檢查倉庫保安是否完善以及看看倉庫的管理是否有條有理。雖然我們內審不是保安專家，但一些保安措施例如門窗有沒有上鎖，是否派駐了保安員，是否裝置了攝像頭 (CCTV)，消防設備及逃生出口等是否足夠，我們還是可以檢查到的。至於其詳細情況，我們可能需要依靠專家來幫忙，例如攝像頭，其擺放的位置，設備的規格和保養，錄像的備份及其取存等等都是有學問的。還有我們應進行一次小型的盤點以測試實物和記錄是否一致。

以我的經驗，如果倉庫是整齊有序的話，其管理應該不會差到那裡去。相反，如果倉庫內到處都堆滿貨物，周圍都是亂成一團似的，其管理一般都很差。

另外，如果倉庫是電子化的話，我們還可以利用 Audit Software 或 Excel進行以下的測試：

1. 將SRF及SIN進行配對，檢查是否每張SIN都有相應的SRF做證；
2. 檢查所有SIN的序號，看看是否有重號或者缺號的情況出現；
3. 檢查未有發貨的SRF，跟進為何仍未發貨；
4. 比較SRF及SIN的填寫或者審批日期，如果發現SRF的審批日期較SIN的發貨日期遲，很大可能這SRF是發貨後事後補上的，那便跟進其原因。

不知不覺已寫了千七字，為免寫得太長，下一篇再講餘下的風險。

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