以風險為基礎的庫存功能內控評審（三）－收貨控制

這篇文章將會繼續探討如何以風險為基礎來進行庫存功能的內控評審，這次要談的是收貨流程(Stock Receiving)應有的控制及相關的審核方法。

風險

在《以風險為基礎的庫存功能內控評審（一）》一文中曾提及一些收貨流程的風險，現在我們回顧一下。

2.1 接收了沒有訂購的物品，導致需要退資甚至付款。
2.2 接收物品的數量與訂購的要求不同，過少影響生產進度，過多則導致庫存量過高佔用資源。
2.3 接收物品的質量與訂購的要求不同，影響生產。
2.4 接收了但未檢查及入庫的物品與現存的物品擺放在一起，引起混亂。
2.5 接收了但未入庫的物品被偷取或遭到破損。
2.6 需要退給供應商的物品未有妥善保存或記錄。

關鍵控制

以下提及的只是收貨環節中一些最簡單的控制及基本概念而已，實際中倉庫的運作是複雜很多的。

風險2.1 及 2.2的關鍵控制

為了防止接收了沒有訂購的物品，或者物品的數量和規格等與訂購所要求的不同，負責接收貨品的倉庫人員應根據採購單 (Purchase Order) 上的資料與實物核對清楚。為了方便倉庫人員進行核對，採購單的副本會送交倉庫存檔，並且採購部也會要求供應商在送貨單 (Delivery Note)上列明相關的採購單編號，當收貨時倉庫人員便可以據採購單編號將採購單找出來。送交倉庫的採購單副本，一些控制較嚴謹的企業還會將其單價及金額刪去，其目的是不讓倉庫人員知悉採購物品的價值。

當核對清楚後，倉庫人員應編制一份收貨單 (Receiving Report)，收貨單上應列明相關的採購單編號，收貨的日期及時間，負責的倉庫人員名字及收貨的數量等等，而且每張收貨單都會有一個序號方便查詢。收貨單會按序號在倉庫存檔，副本則分別送交採購部及會計部作為跟蹤，記賬及付款之用。我曾見過一家企業為了防止倉庫人員在收貨時馬虎了事，他們把採購單副本上的物品數量刪去，由採購部負責核對收貨數量後再跟進，但我個人認為這樣做效率不高，特別是如果供應商和企業所用的數量單位有不同時，很容易會出現混亂。

風險2.3的關鍵控制

一些物品例如工業用的儀器，零件，或者用作生產的原材料在收貨時需要測試其質量是否與訂購的要求相同，為了方便倉庫人員辨別這些物品，採購單上應有適當的標識，標識方法有多種，例如採購單序號後加上一個英文字，或者在送交倉庫的採購單副本上列明，又或者又系統自動提示等。一些控制較嚴謹的企業，在簽收供應商的送貨單時還會蓋一個章，聲明他們只確認收貨的數量，並保留追究因質量引致的退貨問題。當用家部門完成質量的驗收後，用家部門應編制一份驗收報告，如果測試不合格，用家部門應通知採購部跟進，如果測試合格，驗收報告應送交會計部作為可以付款的憑證。

風險2.4 及 2.5的關鍵控制

為了避免已接收但未檢查的物品與現存的物品放在一起引起混亂，倉庫內應設置一個接收區 (Receiving Area) 將它們清楚地分開。為了防止這些未入庫的物品被偷取或遭到破損，接收區通常設在倉庫內的出入口附近，因為倉庫出入口通常會有倉庫或保安人員把守，方便監管，如果接收區設在倉庫深處的話，除了不易監管外，也容易與現存的物品混淆。

風險2.6的關鍵控制

倉庫應設置一個退貨區以存放有待退給供應商的物品，倉庫並且需要為這些物品設置一本出入賬以記錄何時接收及退還給供應商。

審核方法

這個環節的審核方法較簡單，除了抽查各種文件以測試其控制是否存在及有效外，我們還可以實地觀察，看看倉庫的接收區及退貨區是否設置得宜。如果採購單及收貨單是電子化的話，我們還可以利用 Audit Software 或 Excel將兩者進行配對，例如配對採購單上的採購數量是否與收貨單一致，採購單上的送貨日期與收貨日期是否相差很遠，檢查收貨單的序號，看看有沒有收貨單不見了或者重複等。

下一篇將會談談存貨 (Stock Keeping) 的控制。

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相關文章連結：
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