近日在討論區上，經常看到會計新手，或者打算轉行進入會計的新人都抱有一個誤解，以為只要考取得到會計師資格之後，薪金就會拾級而上。
雖然有些會計師行的確會因此給員工加薪，但始終幅度有限。例如聽過有會計師行會加薪二千元一個月，又或者一次過發放幾千元以作鼓勵。
會計新手誤會了還好，因為到了恍然大悟之日也不會有太大損失，最怕是因有此誤解而轉行做會計的新人，當上了「賊船」才得知真相，到時後悔就太遲了。
其實「會計師牌＋學位」只是會計路的入場券，對職位高低和工資多少不會有太大的影響，因為它們全取決於工作經驗，職位的範圍和職責，以及個人能力和表現。倘若有一家公司只看學歷而不看其他來決定升遷，很難想像他們如何能在商界生存。
講開轉工，很多人為了完成「會計師夢」，甘願拋棄累積了多年的本行經驗，也不介意收取較低的薪酬，毅然上路重新發展。坦白講，在認識的朋友當中，成功轉行的例子不是沒有，可是他們只是異數。首先，學歷是一個問題。從事會計工作需要對會計有一定的認識。要成功轉行，就必先考取會計的基本學歷。希望在會計有好發展，最理想當然是修讀一個會計學位課程，而高級文憑課程也是一個不錯的選擇。可是，修讀這些課程的時間是以「年」來計，而且所費不菲，未見官已先打三十大板，若中途才發現會計並不適合自己，浪費金錢事少，虛耗光陰事大。
試想想，欲轉行的通常至少年過廿五六，沒有任何會計資格但要轉行，最多只能當個會計文員，等到取得「會計師牌＋學位」這張入場券時都已經年過三十，人家一早Qualified的，三十出頭已經有望在事業上更上一層樓，但自己卻在此時才起開始，說到底起步比人遲。況且香港職場有年齡歧視，加上會計人才供應不絕，廿五六沒有會計底子的，想當個會計文員也不容易。
由於轉行做會計的「承諾」不輕，可以說是人生的重要決定。所以，若沒有會計底子的，在決定轉行前，不妨先花1-2個月時間去修讀LCCI，感受一下會計究竟是甚麼一回事。我就見過不少人誤以為會計人需要精於數學，誰不知原來懂得「加減乘除」已經很足夠。此外，轉行前不妨多問問行內人，了解清楚會計的實際工作情況。
除了學歷外，工資偏低也是問題。按目前市況，一個會計文員的工資大約是8k-12K，不過，沒有經驗能拿到10K已經很不錯了。很多欲轉行做會計的人，因在本身的行業中已累積了一定的工作經驗，工資應也有一定的水平。若轉行到會計，一切要重新開始，拿取與會計新手一樣的薪金，看來只有單身，或者沒有家庭負擔的才「有資格」轉行了。
寫此文不是想勸阻新手不要轉行，目的只是想把實際情況說出，好讓你們好好考慮清楚。
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2012年5月31日星期四
2012年5月28日星期一
最高工時與龐氏騙局
最近一位從事審計的朋友在FB上說，填Timesheet似十足「Ponzi Scheme（龐氏騙局）」。想來真是一個非常貼切的形容，從事過外部審計的朋友，想必經常遇過，每個Job（即審計項目）的Budgeted hours永遠不會足夠，要填寫Timesheet交數時，舊Job的「鐘」Charge爆了，唯有用新Job的鐘來「償還」。就像有人利用信用卡來找另一張信用卡的欠款一樣，A卡襟B卡、B卡襟C卡，雪球愈滾愈大，最後都不知道要怎樣才能還清「鐘數」。我看辦法只有三個，一是自己偷偷請病假回客戶處工作，二是向老闆負荊請罪（不過作用有限），而最後一個辦法是自行離職，就像宣布破產一樣，來個「鐘數一筆銷」，到另一家公司重新做人。
如果龐氏騙局這個問題只出現在少眾身上，我們還可以說是他們表現不濟。可是，這問題已經存在已久，困擾了我們多年，可以說是會計業界一個普遍存在的問題。最近社會正倡議實行最高工時，倘若最後成功立法，而會計業界又需要跟隨，那麼問題會解決嗎？我認為不會，雖然惡性加班的情況的確會有所改善，但新問題將會出現。因為歸根到底，就是Audit fee無法與Audit risk成正比。
中小型會計師行的情況還好些，但很多大行，目前的問題是十件工作由五個人去做，假設會計業界要推行最高工時，但因Audit risk的關係，我們不能將價就貨，十件工作還是要做的。可是審計有時間性，不能把工作拖長來做，唯一解決方法是多找五個人回來。人多了，Time Cost自然增加，但能全數轉嫁給客戶嗎？相信很難吧！到了最後，會計師行可能有三個選擇，一是Cut僱員人工，二是Cut會計師行的盈利，三是一和二一齊做。我知道你們當中有不少是老闆，而且有幾位更是成功地減少僱員加班，很想知道你們如何去做，是否還有其他辦法呢？
或者是時候，業界好好想一想如何在不影響Audit risk的情況下，去提高審計的工作效率了。
上星期五亞視的《時事追擊》講標準工時，當中有業界同仁現身說法，有興趣不妨按這裡看看。
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如果龐氏騙局這個問題只出現在少眾身上，我們還可以說是他們表現不濟。可是，這問題已經存在已久，困擾了我們多年，可以說是會計業界一個普遍存在的問題。最近社會正倡議實行最高工時，倘若最後成功立法，而會計業界又需要跟隨，那麼問題會解決嗎？我認為不會，雖然惡性加班的情況的確會有所改善，但新問題將會出現。因為歸根到底，就是Audit fee無法與Audit risk成正比。
中小型會計師行的情況還好些，但很多大行，目前的問題是十件工作由五個人去做，假設會計業界要推行最高工時，但因Audit risk的關係，我們不能將價就貨，十件工作還是要做的。可是審計有時間性，不能把工作拖長來做，唯一解決方法是多找五個人回來。人多了，Time Cost自然增加，但能全數轉嫁給客戶嗎？相信很難吧！到了最後，會計師行可能有三個選擇，一是Cut僱員人工，二是Cut會計師行的盈利，三是一和二一齊做。我知道你們當中有不少是老闆，而且有幾位更是成功地減少僱員加班，很想知道你們如何去做，是否還有其他辦法呢？
或者是時候，業界好好想一想如何在不影響Audit risk的情況下，去提高審計的工作效率了。
上星期五亞視的《時事追擊》講標準工時，當中有業界同仁現身說法，有興趣不妨按這裡看看。
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2012年5月24日星期四
內部控制的方法（4）：Supervision or monitoring
若論複雜程度，督導或監察這個方法相信是最簡單，而且又最被廣泛採用。
一個人只有一雙手，一對一或者一對幾的督導當然沒有大問題，倘若下屬數目再多，每人分到的時間就會被攤薄，督導就變得困難。所以，有效的人手編制相當重要。
古時軍隊的編制就是一個很好的例子。例如元朝的士兵，他們有「十夫長」，負責帶領十個士兵；上一級就是「百戶長」，負責帶領十個十夫長，這樣就可以監督一百人；再上一級是「千戶長」，帶領著十個百戶長去指揮一千人；最後還有「萬戶長」，領著十個千戶長去指揮一萬人。這個編制最大的特色，是每一級的長官只需要監督十個人，就能指揮整隊軍隊去作戰了。
現代商業社會雖然沒有如此編制，但類似的方法都是有的，將企業目標先分成一件件工作，再把工作細分成不同的工序，由各級職員負責。所以我們會有Manager和Staff職位的出現，由Manager去督導Staff的工作。
除了編制，權限也很重要。要監督有效運作，每一級的權限包括Reporting line 需要清晰界定，並且下發至相關人員甚至整家機構。
至於監督的方法，記得我的一位前上司曾講過，不同的人要用不同的方法去監督，比較蠢的要每天甚至每半天就要檢查他們的Output一次，聰明的只需要不時看看，或者只問些問題就可以了。又例如第一次合作的，初時會檢查得比較頻密，合作慣了的就可以將次數減少了。
題外話，身位上司，督導下屬當然重要，但提供一個適當的環境給他們也是上司的責任。這裡講的環境不單是物質上如器材，辦公室等，還包括背後的支持和一定的自由度。記得有人講過，好上司應為下屬掃除工作上的障礙，讓他們專心一致把工作做好，並能令他們發揮所長。更重要的是肯承擔，而不是做一個只懂得「卸鑊」的上司。
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一個人只有一雙手，一對一或者一對幾的督導當然沒有大問題，倘若下屬數目再多，每人分到的時間就會被攤薄，督導就變得困難。所以，有效的人手編制相當重要。
古時軍隊的編制就是一個很好的例子。例如元朝的士兵，他們有「十夫長」，負責帶領十個士兵；上一級就是「百戶長」，負責帶領十個十夫長，這樣就可以監督一百人；再上一級是「千戶長」，帶領著十個百戶長去指揮一千人；最後還有「萬戶長」，領著十個千戶長去指揮一萬人。這個編制最大的特色，是每一級的長官只需要監督十個人，就能指揮整隊軍隊去作戰了。
現代商業社會雖然沒有如此編制，但類似的方法都是有的，將企業目標先分成一件件工作，再把工作細分成不同的工序，由各級職員負責。所以我們會有Manager和Staff職位的出現，由Manager去督導Staff的工作。
除了編制，權限也很重要。要監督有效運作，每一級的權限包括Reporting line 需要清晰界定，並且下發至相關人員甚至整家機構。
至於監督的方法，記得我的一位前上司曾講過，不同的人要用不同的方法去監督，比較蠢的要每天甚至每半天就要檢查他們的Output一次，聰明的只需要不時看看，或者只問些問題就可以了。又例如第一次合作的，初時會檢查得比較頻密，合作慣了的就可以將次數減少了。
題外話，身位上司，督導下屬當然重要，但提供一個適當的環境給他們也是上司的責任。這裡講的環境不單是物質上如器材，辦公室等，還包括背後的支持和一定的自由度。記得有人講過，好上司應為下屬掃除工作上的障礙，讓他們專心一致把工作做好，並能令他們發揮所長。更重要的是肯承擔，而不是做一個只懂得「卸鑊」的上司。
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2012年5月21日星期一
準會計畢業生要如何裝備自己
有網友給我電郵，說他正就在修讀大學的會計課程，來年將會畢業，但覺得自己好像沒有甚麼競爭力，所以希望在暑假和最後一年取得一些資格，問是否應該現在就去報考QP，並且詢問有沒有其他進修的選擇。
在我讀書的年代，那時還是考Joint Scheme（即香港會計師公會和ACCA合辦的會計師專業考試），的確有很多人在大學未畢業前，已經成功完成專業考試的所有試卷，只待拿到工作經驗就能申請成為會計師。可是，現在的情況不同，一般來說，未畢業的不能考取QP，就算循其他途徑去報考，因考QP需要不少精力和時間，對校內成績或多或少都會有影響。所以，個人認為還是專注於學業，待畢業後才去考。
另外，要在會計這一行發展，除了會計上的知識以外，軟性技巧（Soft skills）也很重要，例如溝通技巧、人際關係、演講技巧、談判技巧、領導才等等。對畢業生而言，當中溝通技巧特別重要，因為在這方面出色的話，找到好工作的機會就會大增。
以香港現時的情況，能說流利的英語和普通話相當重要，能讀寫簡體字和書寫良好的英文更是莫大的優勢，若果在這方面自覺不足的話，最好在未畢業前加緊裝備自己。
最後，除了上述的軟性技巧，通識（common sense）也是很重要。其實通識只可以鍛鍊而不可以「讀」出來，鍛鍊方法因人而異，我曾於這篇舊文內分享過自己的方法，有興趣不妨看看。
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在我讀書的年代，那時還是考Joint Scheme（即香港會計師公會和ACCA合辦的會計師專業考試），的確有很多人在大學未畢業前，已經成功完成專業考試的所有試卷，只待拿到工作經驗就能申請成為會計師。可是，現在的情況不同，一般來說，未畢業的不能考取QP，就算循其他途徑去報考，因考QP需要不少精力和時間，對校內成績或多或少都會有影響。所以，個人認為還是專注於學業，待畢業後才去考。
另外，要在會計這一行發展，除了會計上的知識以外，軟性技巧（Soft skills）也很重要，例如溝通技巧、人際關係、演講技巧、談判技巧、領導才等等。對畢業生而言，當中溝通技巧特別重要，因為在這方面出色的話，找到好工作的機會就會大增。
以香港現時的情況，能說流利的英語和普通話相當重要，能讀寫簡體字和書寫良好的英文更是莫大的優勢，若果在這方面自覺不足的話，最好在未畢業前加緊裝備自己。
最後，除了上述的軟性技巧，通識（common sense）也是很重要。其實通識只可以鍛鍊而不可以「讀」出來，鍛鍊方法因人而異，我曾於這篇舊文內分享過自己的方法，有興趣不妨看看。
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2012年5月17日星期四
對內審新手的技能要求
最近有朋友介紹了我看一篇關於內審的文章，題為「Top skills sought from new internal audit staff reflect new priorities」。顧名思義，這篇文章主要說出目前美加特企業，在招聘內審人員時最著重的首五個技能，它們分別是：
1）Analytical and critical thinking（邏輯和批判性思考，或者譯作邏輯和嚴謹思考，又或者譯作邏輯和深度思考）
2）Communication skills（溝通技巧）
3）Data mining and analytics（資料探勘和分析，或者譯作數據挖掘和分析）
4）General IT knowledge （IT常識）
5）Business acumen（商業觸角）
第一個技巧是邏輯和批判性思考，身為內審和外審都是必需的。其實批判性思考是一種思考方法，藉此去找出問題並解決。從事審計的不能人云亦云，利用邏輯和批判性思考，就能有系統地收集，分析和思考問題。有興趣認識多一些的話，建議看看維基的英文版。
第二個技巧是溝通，相信沒有人會質疑此技巧對審計人的重要性。審計人需要通過發問來了解事物，而發問就是雙向的溝通。除此以外，早前也提及過，稱職的內審應是個「Problem Solver」，要協助企業把問題解決，溝通也很重要。
第三個技巧是資料探勘和分析，簡單來說，就是在數據中打轉，從中了解和分析問題。
第四個技巧是IT常識，由於IT科技日新月異，就算是小型企業也有在一定程度上依賴IT科技。審計人沒有IT常識的話，就很難跟得上步伐了。
最後一個技巧是商業觸角，即是我們時常說的Business sense。個人認為此項最難，因為上述四個都可以靠有系統的學習和實踐來掌握，但商業觸角就比較虛幻，不容易掌握。
你已具備了以上五項技巧了嗎？我自己還未足夠，尚有很多地方需要努力學習，共勉之！
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1）Analytical and critical thinking（邏輯和批判性思考，或者譯作邏輯和嚴謹思考，又或者譯作邏輯和深度思考）
2）Communication skills（溝通技巧）
3）Data mining and analytics（資料探勘和分析，或者譯作數據挖掘和分析）
4）General IT knowledge （IT常識）
5）Business acumen（商業觸角）
第一個技巧是邏輯和批判性思考，身為內審和外審都是必需的。其實批判性思考是一種思考方法，藉此去找出問題並解決。從事審計的不能人云亦云，利用邏輯和批判性思考，就能有系統地收集，分析和思考問題。有興趣認識多一些的話，建議看看維基的英文版。
第二個技巧是溝通，相信沒有人會質疑此技巧對審計人的重要性。審計人需要通過發問來了解事物，而發問就是雙向的溝通。除此以外，早前也提及過，稱職的內審應是個「Problem Solver」，要協助企業把問題解決，溝通也很重要。
第三個技巧是資料探勘和分析，簡單來說，就是在數據中打轉，從中了解和分析問題。
第四個技巧是IT常識，由於IT科技日新月異，就算是小型企業也有在一定程度上依賴IT科技。審計人沒有IT常識的話，就很難跟得上步伐了。
最後一個技巧是商業觸角，即是我們時常說的Business sense。個人認為此項最難，因為上述四個都可以靠有系統的學習和實踐來掌握，但商業觸角就比較虛幻，不容易掌握。
你已具備了以上五項技巧了嗎？我自己還未足夠，尚有很多地方需要努力學習，共勉之！
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2012年5月14日星期一
也談年結
最近看到網友Webster兄的一篇講Fiscal year end的文章，我也想湊湊熱鬧講一下。不同地方的企業，其財政年度都有不同。就以香港為例，大多數企業都跟從政府的財政年度，選擇於3月31日來做年結。至於其他國家和地區，大部份的企業也是跟隨當地政府的財政年度，6月的，9月的，12月的也有。詳情可以到維基看看，連結請按這裡。
不過，講年結日期特別，就必需講這類企業。他們是國際保賠協會（Protection & Indemnity Clubs），其業務性質主要是承保船舶的船東責任保險，而他們的年結日期是每年的2月20日。為什麼2月20日？這是因為歷史原因，原來每年這一天，波羅的海的海冰已經融化得七七八八，因冬季關係而停航的船舶可以在這天復航。而船東責任保險是海事保險，與船運業息息相關，所以他們的保險年度就依照2月20日來開始和作結。這和學校跟隨「學年」來做財政年度同一道理。
記得以前做外審時，聽過有些企業是按農曆年來做年結的。在網上查了一下，原來中國古時也會做年結。在三國以前，官府的會計結算主要包括分月結（“月要”）、季結（“四時簿”）和年結（“歲會”）三種。而年結的日期則以農曆十二月三十日來做的。有興趣的話，詳情可以在這裡找得到的。
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不過，講年結日期特別，就必需講這類企業。他們是國際保賠協會（Protection & Indemnity Clubs），其業務性質主要是承保船舶的船東責任保險，而他們的年結日期是每年的2月20日。為什麼2月20日？這是因為歷史原因，原來每年這一天，波羅的海的海冰已經融化得七七八八，因冬季關係而停航的船舶可以在這天復航。而船東責任保險是海事保險，與船運業息息相關，所以他們的保險年度就依照2月20日來開始和作結。這和學校跟隨「學年」來做財政年度同一道理。
記得以前做外審時，聽過有些企業是按農曆年來做年結的。在網上查了一下，原來中國古時也會做年結。在三國以前，官府的會計結算主要包括分月結（“月要”）、季結（“四時簿”）和年結（“歲會”）三種。而年結的日期則以農曆十二月三十日來做的。有興趣的話，詳情可以在這裡找得到的。
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2012年5月11日星期五
我們的Blue Sky
最近我做了一件看似無聊但很有趣的事。
兩天前的早上，可能天氣特別明媚，幾位朋友不約而同地把藍天拍下來，並把照片上載到Facebook。和當中的一位朋友在網上閒聊之際，忽發奇想，不如在Facebook開個群組，邀請朋友們把看到的藍天拍下來，並且在群組中分享。
這個群組的名稱叫「我們的Blue Sky」。在設立的第一天，就已經收集了接近60張有趣的藍天照片。有趣的是，當初朋友們只上載當天早上的藍天照，後來隨著時間轉變，朋友們開始上載下午和黃昏的照片。接下來的兩天也不斷收到來自不同地方的照片，連朋友們於旅行時拍到的也上載到來。
除了照片外，文字也有改變。初時只有讚好和一兩句簡單的留言，接著有朋友抒發情感，繼而大家互相鼓勵，最近更有朋友為照片撰文，寫出對香港的情懷。
我問自己，每天如常地返工返學來去匆匆，可曾抬頭留意一下天空？其實我以前是很喜歡看藍天的，而且最愛日落時份，當太陽快要看不見時，天際呈現出的那一遍深藍。但不知何時，我竟然再沒有這份閒情去好好欣賞了。
其實不論是何種藍色，也不論何時何地，只要是藍天，而你又有興趣的話，不妨把它拍下來並上載到這裡，一起去分享和感受一下我們生活的環境！
http://www.facebook.com/bittermelonCIA#!/groups/328303233909795/
這個群組沒有既定目的，也沒有要收集多少幅照片之類的目標，總之一切隨意、隨心，希望你們喜歡。
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兩天前的早上，可能天氣特別明媚，幾位朋友不約而同地把藍天拍下來，並把照片上載到Facebook。和當中的一位朋友在網上閒聊之際，忽發奇想，不如在Facebook開個群組，邀請朋友們把看到的藍天拍下來，並且在群組中分享。
這個群組的名稱叫「我們的Blue Sky」。在設立的第一天，就已經收集了接近60張有趣的藍天照片。有趣的是，當初朋友們只上載當天早上的藍天照，後來隨著時間轉變，朋友們開始上載下午和黃昏的照片。接下來的兩天也不斷收到來自不同地方的照片，連朋友們於旅行時拍到的也上載到來。
除了照片外，文字也有改變。初時只有讚好和一兩句簡單的留言，接著有朋友抒發情感，繼而大家互相鼓勵，最近更有朋友為照片撰文，寫出對香港的情懷。
我問自己，每天如常地返工返學來去匆匆，可曾抬頭留意一下天空？其實我以前是很喜歡看藍天的，而且最愛日落時份，當太陽快要看不見時，天際呈現出的那一遍深藍。但不知何時，我竟然再沒有這份閒情去好好欣賞了。
其實不論是何種藍色，也不論何時何地，只要是藍天，而你又有興趣的話，不妨把它拍下來並上載到這裡，一起去分享和感受一下我們生活的環境！
http://www.facebook.com/bittermelonCIA#!/groups/328303233909795/
這個群組沒有既定目的，也沒有要收集多少幅照片之類的目標，總之一切隨意、隨心，希望你們喜歡。
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2012年5月7日星期一
內部控制的方法（3）：Documentation
把Transactions記錄下來是重要的內控方法之一，它能證實Transaction的發生，也能證實資產的確存在或曾存在過。例如存放現金的夾萬，即使它如何堅實，若沒有記錄說明夾萬內藏有多少現金的話，也不能保證內裡的現金是安全。
Documentation看似很簡單，所以很多時都被忽略，但其實要設計和採用它時，要顧及和考慮的東西有很多，當中包括：
1）獨立記錄
負責記錄的人不應同時負責執行和保管資產。例如負責保管現金的出納，若果同時也負責編製現金賬，因出納可以纂改記錄，現金被盜取也不能及時被發現。
2）記錄範圍和內容
在設計記錄時，必須預早決定記錄的範圍和內容。例如現金賬，除了記錄現金收入和支出的金額、日期和摘要外，還有甚麼東西是需要的？比如管理層想知道每個月各部門的現金支出若干，那麼我們可以為每宗支出加個部門編號，方便每月編製支出分析。若果沒有預先定好部門編號，入了現金賬後才去做，花費的時間肯定會多。
3）準確和及時性
一個良好的Documentation，必須具備足夠的內控去確保記錄準確。例如Accounting vouchers，在入賬前應經過覆核和審批。又例如Operational manual，需要定期審視和更新，以確保manual仍能有效。
及時性也是記錄重要的部分，不過，不同的記錄對及時性都有不同的要求。例如銀行對存戶戶口的存款和支出記錄就必須做到實時，而一般公司的賬目，就未必有這個需要了。有些公司可以於1-2天內入賬，有些1個星期內，甚至見過1個月甚至1季的也有。一般來說，及時性愈短，所需要的資源愈多，宜因應自身的需要來決定，否則只會浪費資源。
4）記錄的媒介
記錄的媒介各式各樣，現今企業普遍以文字來做記錄，而文字又可以再分手寫和電子。當今科技發達，電子記錄當然是最普遍的，而且也易於分享和讀取。不過，如果處理得不好，這些好處便會變成壞處。
在設計以何種媒介來做記錄時，應先認定要求。因為由一種轉成另一種是很麻煩和頭痛的事。
5）閱讀和修改權限
一套良好的記錄系統，應將內容為成不同的保密級別，方便控制閱讀和修改的權限。例如員工通告，只要是該企業的員工就能閱讀；又例員工的個人敏感資料如身份證號碼，出生日期等等，就應列為保密級別，只容許獲得授權的人才能查看。
另外，很多時記錄都需要修改和更新，為免錯誤使用了舊有的記錄，版本控制就很重要了。
以ISO用於Manual的版本控制方法為例，所有更新的過的Manual都要注明版本編號，而且Manual內也注明那些內容更新過。另外，所有舊的Manual都會注銷，以免用了舊版本也沒有察覺。
6）備份
不論是何種Documentation方法，備份都是很重要的。見過很多企業都不太重視備份，不幸發生意外而令記錄無法復原。備份方法有很多方法和級數，宜因應自身需要去制定。例如股票交易所，他們會對每宗股票交易做即時的備份，但一般企業的銷售記錄能做到每日備份就應該可以了。
7）保存時限
所有記錄都應設一個保存時限。過了時限的就應將記錄銷毀。例如香港，因稅例要求企業要保存財務記錄七年，所以香港的企業一般都以此為財務記錄的保存時限。
銷毀記錄的方法也要注意，從前就有大型企業因銷毀記錄不當而將機密資料外涉。
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Documentation看似很簡單，所以很多時都被忽略，但其實要設計和採用它時，要顧及和考慮的東西有很多，當中包括：
1）獨立記錄
負責記錄的人不應同時負責執行和保管資產。例如負責保管現金的出納，若果同時也負責編製現金賬，因出納可以纂改記錄，現金被盜取也不能及時被發現。
2）記錄範圍和內容
在設計記錄時，必須預早決定記錄的範圍和內容。例如現金賬，除了記錄現金收入和支出的金額、日期和摘要外，還有甚麼東西是需要的？比如管理層想知道每個月各部門的現金支出若干，那麼我們可以為每宗支出加個部門編號，方便每月編製支出分析。若果沒有預先定好部門編號，入了現金賬後才去做，花費的時間肯定會多。
3）準確和及時性
一個良好的Documentation，必須具備足夠的內控去確保記錄準確。例如Accounting vouchers，在入賬前應經過覆核和審批。又例如Operational manual，需要定期審視和更新，以確保manual仍能有效。
及時性也是記錄重要的部分，不過，不同的記錄對及時性都有不同的要求。例如銀行對存戶戶口的存款和支出記錄就必須做到實時，而一般公司的賬目，就未必有這個需要了。有些公司可以於1-2天內入賬，有些1個星期內，甚至見過1個月甚至1季的也有。一般來說，及時性愈短，所需要的資源愈多，宜因應自身的需要來決定，否則只會浪費資源。
4）記錄的媒介
記錄的媒介各式各樣，現今企業普遍以文字來做記錄，而文字又可以再分手寫和電子。當今科技發達，電子記錄當然是最普遍的，而且也易於分享和讀取。不過，如果處理得不好，這些好處便會變成壞處。
在設計以何種媒介來做記錄時，應先認定要求。因為由一種轉成另一種是很麻煩和頭痛的事。
5）閱讀和修改權限
一套良好的記錄系統，應將內容為成不同的保密級別，方便控制閱讀和修改的權限。例如員工通告，只要是該企業的員工就能閱讀；又例員工的個人敏感資料如身份證號碼，出生日期等等，就應列為保密級別，只容許獲得授權的人才能查看。
另外，很多時記錄都需要修改和更新，為免錯誤使用了舊有的記錄，版本控制就很重要了。
以ISO用於Manual的版本控制方法為例，所有更新的過的Manual都要注明版本編號，而且Manual內也注明那些內容更新過。另外，所有舊的Manual都會注銷，以免用了舊版本也沒有察覺。
6）備份
不論是何種Documentation方法，備份都是很重要的。見過很多企業都不太重視備份，不幸發生意外而令記錄無法復原。備份方法有很多方法和級數，宜因應自身需要去制定。例如股票交易所，他們會對每宗股票交易做即時的備份，但一般企業的銷售記錄能做到每日備份就應該可以了。
7）保存時限
所有記錄都應設一個保存時限。過了時限的就應將記錄銷毀。例如香港，因稅例要求企業要保存財務記錄七年，所以香港的企業一般都以此為財務記錄的保存時限。
銷毀記錄的方法也要注意，從前就有大型企業因銷毀記錄不當而將機密資料外涉。
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2012年5月4日星期五
特首的新衣
本文於今天（5月4日）《信報》的年青有計專欄內刊登。
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特首的新衣 (作者: Bittermelon)
一年一度的傳統節日盛事——長洲太平清醮剛於上周舉行。今年的飄色巡遊如往年一樣，加入了些諷刺時弊的元素。
好奇地看看是甚麼，原來有小朋友裝扮成曾特首，手持飛機、遊艇和大屋的模型在巡遊，諷刺特首接受富豪款待。小朋友身旁更有一面錦旗，上面繡有「曾人富貴」四個紅色大字，在寶藍底色的襯托下格外奪目。
或許是大人的主意，但連小朋友也肯「挺身而出」，不知道曾特首看到後有何反應。但筆者卻想到「國王的新衣」。相信這個故事無人不識，但慎防大家忘記了，筆者簡單地講一下。
話說很久以前，有位國王很喜歡漂亮的衣裳，並廣邀城中的裁縫為他縫製新衣，但都不合他意。
某日來了兩個騙子，說能為國王造出世上最漂亮的衣裳，不過，愚笨的人是看不見的。國王信以為真，便聘用了二人，心急的他更不時派大臣去查看新衣的縫製進度。由於臣子們怕國王說他們蠢，所以紛紛向國王回報說衣裳美麗非常。
當衣裳造出來後，國王當然也看不見，但為免臣子們說他愚笨，所以也假裝說漂亮。直到國王穿上新衣出巡，天真的小孩一語道破真相，國王因此為國人所嘲笑。
自欺欺人的新衣
其實那件看不見的「新衣」正正代表「自欺欺人」。正如坐豪華遊艇卻付普通等船票票價，相信任何一位公務員都會認為有問題。
若果說「我有付鈔」而企圖令事件合理化，不是愚人愚己是甚麼？曾先生是聰明人，而且縱橫官場數十載，實在不明白為何竟肯穿上那件「新衣」。
縱然最近幾番風雨，但特首的任期只餘下兩個月，大家以為不會再有事情發生吧？可是曾特首又添「新衣」，被指在最近的外訪中，豪花5萬幾元一晚的價錢，入住名牌酒店的總統套房。特首辦解為方便開會和接待當地官員。可是，經傳媒「踢爆」當晚根本沒有訪客。
另外，傳媒也翻他外訪的舊賬。根據報道，七年以來特首花在外訪的金額，連同隨行人員的開支總計超過1000萬港元。
報道一出，傳媒以至市民的反應出奇平靜，沒有像上次特首接受富豪款待般激烈討論。是因為特首卸任在即，所以沒有多少新聞價值？還是大家已見怪不怪，認定他是個貪小便宜的人，對他心灰意冷，多說也「嘥聲壞氣」？
坦白講，身為一城之首，外訪時下榻總統套房並不為過，香港又不是第三世界地區，要官員入住普通客房實在也太寒酸吧？試試找位美國人來問問，他必然會說美國總統不住總統套房住哪裏？為甚麼我們卻如此反應？原因大概只有一個，市民並不尊重特首。
放下新衣挽尊嚴
香港近年經濟欣欣向榮，失業率低企，樓價有升冇跌，旅遊零售行業興旺無比，金融市場蓬勃發展；換了在其他地方，領導人必定受萬民擁戴。況且特首曾帶領我們平安渡過08年金融風暴，理應民望飛升才是，但為何特首民望如此差勁？
視民意如糞土，提拔民望最差的官員做二把手；樓價高企又遲遲不肯出手和復建居屋；沒有盡早規管一手樓銷售，讓發展商藉「發水」吃「大茶飯」；雙非問題沒有盡早解決以至醫療體制崩潰；一眾高官涉嫌物業僭建，新界村屋僭建嚴重但又遲遲不去處理；特首接受富豪款待，高官涉嫌受賄被捕。加上政府換屆在即，眾多事情尚未解決卻又出去外訪……，以上種種，相信就是特首民望屢創新低的原因。
上次接受富豪款待事件，特首委任獨立委員會去檢討特首行為守則。今次外訪問題，特首委派審計署為工作程序做覆核。
其實這是一個負責任的做法，但特首離任在即，即使守則和程序如何改善也與他無關。有人因而批評他享盡了便宜後才說要改善，看來只會令人更加堅信他是如何「嚴人寬己」了。
曾特首呀曾特首。身為您多年的支持者，我們不期望您能兌現當年說要「玩鋪勁」的競選承諾，只希望您早日放下那件看不見的「新衣」，穿回七年前那件真正屬於您的漂亮老西，好好留在香港完成交接工作，為您為港人在離任前挽回一點面子和尊嚴，不要像童話故事中的國王一樣，淪為後世的笑柄；好嗎？
原文：http://hkyaa.blogspot.com/2012/05/bittermelon.html
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特首的新衣 (作者: Bittermelon)
一年一度的傳統節日盛事——長洲太平清醮剛於上周舉行。今年的飄色巡遊如往年一樣，加入了些諷刺時弊的元素。
好奇地看看是甚麼，原來有小朋友裝扮成曾特首，手持飛機、遊艇和大屋的模型在巡遊，諷刺特首接受富豪款待。小朋友身旁更有一面錦旗，上面繡有「曾人富貴」四個紅色大字，在寶藍底色的襯托下格外奪目。
或許是大人的主意，但連小朋友也肯「挺身而出」，不知道曾特首看到後有何反應。但筆者卻想到「國王的新衣」。相信這個故事無人不識，但慎防大家忘記了，筆者簡單地講一下。
話說很久以前，有位國王很喜歡漂亮的衣裳，並廣邀城中的裁縫為他縫製新衣，但都不合他意。
某日來了兩個騙子，說能為國王造出世上最漂亮的衣裳，不過，愚笨的人是看不見的。國王信以為真，便聘用了二人，心急的他更不時派大臣去查看新衣的縫製進度。由於臣子們怕國王說他們蠢，所以紛紛向國王回報說衣裳美麗非常。
當衣裳造出來後，國王當然也看不見，但為免臣子們說他愚笨，所以也假裝說漂亮。直到國王穿上新衣出巡，天真的小孩一語道破真相，國王因此為國人所嘲笑。
自欺欺人的新衣
其實那件看不見的「新衣」正正代表「自欺欺人」。正如坐豪華遊艇卻付普通等船票票價，相信任何一位公務員都會認為有問題。
若果說「我有付鈔」而企圖令事件合理化，不是愚人愚己是甚麼？曾先生是聰明人，而且縱橫官場數十載，實在不明白為何竟肯穿上那件「新衣」。
縱然最近幾番風雨，但特首的任期只餘下兩個月，大家以為不會再有事情發生吧？可是曾特首又添「新衣」，被指在最近的外訪中，豪花5萬幾元一晚的價錢，入住名牌酒店的總統套房。特首辦解為方便開會和接待當地官員。可是，經傳媒「踢爆」當晚根本沒有訪客。
另外，傳媒也翻他外訪的舊賬。根據報道，七年以來特首花在外訪的金額，連同隨行人員的開支總計超過1000萬港元。
報道一出，傳媒以至市民的反應出奇平靜，沒有像上次特首接受富豪款待般激烈討論。是因為特首卸任在即，所以沒有多少新聞價值？還是大家已見怪不怪，認定他是個貪小便宜的人，對他心灰意冷，多說也「嘥聲壞氣」？
坦白講，身為一城之首，外訪時下榻總統套房並不為過，香港又不是第三世界地區，要官員入住普通客房實在也太寒酸吧？試試找位美國人來問問，他必然會說美國總統不住總統套房住哪裏？為甚麼我們卻如此反應？原因大概只有一個，市民並不尊重特首。
放下新衣挽尊嚴
香港近年經濟欣欣向榮，失業率低企，樓價有升冇跌，旅遊零售行業興旺無比，金融市場蓬勃發展；換了在其他地方，領導人必定受萬民擁戴。況且特首曾帶領我們平安渡過08年金融風暴，理應民望飛升才是，但為何特首民望如此差勁？
視民意如糞土，提拔民望最差的官員做二把手；樓價高企又遲遲不肯出手和復建居屋；沒有盡早規管一手樓銷售，讓發展商藉「發水」吃「大茶飯」；雙非問題沒有盡早解決以至醫療體制崩潰；一眾高官涉嫌物業僭建，新界村屋僭建嚴重但又遲遲不去處理；特首接受富豪款待，高官涉嫌受賄被捕。加上政府換屆在即，眾多事情尚未解決卻又出去外訪……，以上種種，相信就是特首民望屢創新低的原因。
上次接受富豪款待事件，特首委任獨立委員會去檢討特首行為守則。今次外訪問題，特首委派審計署為工作程序做覆核。
其實這是一個負責任的做法，但特首離任在即，即使守則和程序如何改善也與他無關。有人因而批評他享盡了便宜後才說要改善，看來只會令人更加堅信他是如何「嚴人寬己」了。
曾特首呀曾特首。身為您多年的支持者，我們不期望您能兌現當年說要「玩鋪勁」的競選承諾，只希望您早日放下那件看不見的「新衣」，穿回七年前那件真正屬於您的漂亮老西，好好留在香港完成交接工作，為您為港人在離任前挽回一點面子和尊嚴，不要像童話故事中的國王一樣，淪為後世的笑柄；好嗎？
原文：http://hkyaa.blogspot.com/2012/05/bittermelon.html
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2012年5月3日星期四
審計密探CIA
前幾天收到出版社的通知，說我的新書已經印好了。以為推出市面還會有一小段日子，怎料昨天已收到網友的電郵，說已經在書店買到了。更有網友在Facebook留言，說早在星期一已經在太古城的書店買得到。
由於還未收到出版社寄給我的書，昨晚心急之下跑到現居附近的書店去看看，但發現還未有售，今天終於在公司附近的書店找到了。當在書店看到自己寫的書，見到擺放在當眼位置，而且還要自己付鈔買一本，初時以為感覺會很特別，叫自己好好記住並寫出來，怎料自己卻出奇的平靜，就像在看其他作者的著作一樣。
多謝您們的支持，不單因為這部書，還有這個Blog，是您們給我動力去寫的。
另外，有網友欲找我簽名，實在很感激大家的支持。不過，由於我的仇家太多（^_^），仍未有打算現真身，所以恕我不能簽名。不過，我打算印裝一些特別的書籤，並附有小弟的親筆簽名來答謝
再一次多謝大家的支持！
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由於還未收到出版社寄給我的書，昨晚心急之下跑到現居附近的書店去看看，但發現還未有售，今天終於在公司附近的書店找到了。當在書店看到自己寫的書，見到擺放在當眼位置，而且還要自己付鈔買一本，初時以為感覺會很特別，叫自己好好記住並寫出來，怎料自己卻出奇的平靜，就像在看其他作者的著作一樣。
多謝您們的支持，不單因為這部書，還有這個Blog，是您們給我動力去寫的。
另外，有網友欲找我簽名，實在很感激大家的支持。不過，由於我的仇家太多（^_^），仍未有打算現真身，所以恕我不能簽名。不過，我打算印裝一些特別的書籤，並附有小弟的親筆簽名來答謝
再一次多謝大家的支持！
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