如何提高工作效率：善用電郵應用程式（一）

今時今日，電郵已經是工作上重要的溝通工具。就以自己為例，每天收發的電郵至少有幾十封，而且不時需要翻看，要妥善處理實在頭痛。這篇文章嘗試與各位分享一些經驗，希望有助提高工作效率。

1. 避免全天候處理電郵

電郵非常方便，隨時隨地都可以收發，但若果連處理電郵也是全天候，就很容易打亂自己的工作日程，也令自己不能專心做其他事情。因此，建議安排每天若干時間閱讀和處理電郵，例如每天3至4次，每次30至45分鐘。經驗所談，最好不要安排在下班前，除非你希望留下來加班。

2. 未讀電郵要日日清

每當翻閱自己的郵箱，最好先把所有未讀取的電郵看一遍並且立即處理。需要回覆的就盡早回覆，需要轉發的就盡早轉發，需要存檔的就立即存檔，沒有用的就立即刪除。此外，最好能做到電郵「日日清」，不要將未讀取的留過夜。因為此類電郵累積得太多而無法處理的話，就很容易令自己「無心機」而棄用此功能。

3. 已讀電郵要分類、歸檔和刪除

所有已讀取的電郵應即時分類和歸檔，方便日後查閱。無需分類和歸檔的電郵應即是放進垃圾桶。因為電郵太多，除了佔用儲存空間外，也會令日後翻查不便。此外，不少企業和機構都為電郵訂立了保存期限。因此，我們應至少每年審視電郵一次，將過了期限的電郵刪除。

4. 定期檢視濫發郵件

我們經常會收到一些濫發郵件，所有電郵應用程式基本上都能處理。但經驗告訴自己，不要完全依賴此功能，最好定期檢視濫發郵件文件夾，看看有沒有正常電郵錯誤被當成Junk email。檢視完畢後應立即清理，若文件夾內積存太多濫發郵件，下次檢視時無端多花時間了。

5. 及時更新通訊錄

有沒有試過，將電郵發送到對方沒有回應，後來才發現用了舊email address？又或者發現同一人有幾個email address，不知道用那一個才對？瓜瓜經常遇到這個情況，皆因沒有及時更新通訊錄。特別是在急趕的情況下，準確的通訊錄尤其重要。

其實上述五點皆與我們的工作習慣有關，只要持之以恆，就能大大提升工作效率。下一篇將分享三個常用的應用功能。

文章來源：Education post 2014-11-02

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