應酬費用的控制

有網友問企業的應酬及送禮費用應如何去控制，其實是很傷腦筋的。坦白說，這些費用或多或少都「不見得光」或者「不方便見光」，單是收集支付憑證的方法及詳細程度就已經是一個課題。再說，酬費及送禮費用可以是五花八門，是否真的送了給客戶通常又不能確定，所以，應酬及送禮費用的控制很難做到十足。另外，在制訂控制方法時還要考慮公司的背景及身處地。例如美資公司，無論身在何地都需要跟從美國的Foreign Corrupt Practices Act（海外反腐败法）；又例如身處地，在制訂控制措施時必需要顧及當地法律及實際商業習慣，例如支付回佣，與香港及新加坡的法律環境相比，南韓、大陸及印度等地相對較為寬鬆。

應酬及送禮費用的具體控制，很多企業都採用預算來做。即是在應酬及送禮前先定下金額，例如按每位客戶計算支付多少。有些企業更加會在形式上有所規範。例如應酬只可以是宴請，送禮只可以是紀念品之類。以我曾經工作過的一家美資公司為例，因受FCPA所限，而且怕給美國政府查問，所以規範得比較嚴，公司一律只可以向客戶送上印有公司標誌的紀念品，例如T-shirt、CAP帽、水晶座、文具之類，現金錢絕對不能贈送。如果要宴請客戶，除了預算需要在事前得到審批外（不同金額額度由不同的管理人審批），在事後還要向公司申報出席者的資料（公司，客戶姓名及職銜）。另外，在付錢時也有規定，例如其中一個規則就是「有大食大」，即是由當場最高級的那一位同事負責付錢並事後向公司申報。

有些企業的控制比較寬鬆，甚麼禮品及形式的應酬也可以，企業只管支出的上限。例如每年預設了一個金額，或者支出按該客戶營業額的某個百分比，負責的同事要怎樣花都可以。這種方法在內控來說是不讚成的，因為極容易引發貪污罪行，小則被人挪用，大則影響企業聲譽，甚至企業因此而需要承擔法律責任。

也見過一家企業，為了控制這些支出付得其所，要求申報出席者及受禮者的資料，但又為了政治上的考慮，怕這些資料將來會外涉而引起麻煩，所以只會另寫在一張白條上。這張白條按金額的大小由直屬或其上級審閱，審閱了以後就由審閱者當場銷毀，審閱者之後在正式的申報表上簽名證明批准。網友問這樣銷毀憑證在內控的角度來看是否合適。老實說，這樣做當然不好，但因其政治風險更高，兩害取其輕，個人認為這個做法還是可以接受的。

有些企業會視內審為應酬費用控制的手段，藉此來起震懾的作用。見過某些企業為了減低應酬費用被濫用，會要求內審做定期的抽樣審查，以確定費用的合理性。由於各人都知道內審可能會查並向總裁匯報，而且內審又曾經多次查出問題費用並殺了好幾批，所以就算有貪也不敢太過份。

至於如何審查應酬及其他相關的員工費用，有興趣可以番翻看如下幾篇舊文：

Employee Expense Review（一）
Employee Expense Review（二）
Employee Expense Review（三）

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