2010年1月4日星期一

Employee Expense Review(一)

不論是從事審計還是會計,相信很多同行也審核過員工費用(Employee Expense)。這裡所講的員工費用包括Air ticket,Accommodation,Entertainment,Messing,Local travelling,Toll fee,Telecommunication等等。審核過員工費用人的都會知道,只要員工能提供發票收據之類,而其上司又批准了的話,要在審核中找到問題是相當困難的,而且要有限控制這些支出也不容易。就上述首五種費用,這篇文章主要和大家分享一下我的經驗,談一下幾個經常出現問題的地方及預防的方法。

1)Air ticket

這類費用容易出問題,因為涉及的金額一般都較大。常見的問題例如買了機票但沒有登機並自行安排退款,又或者將機票的等級改低並拿了差額,回公司後卻用了原先的發票報銷。另一個問題是向公司報銷機票的正價費用,但員工卻是從旅遊代理買機票的,自己則從中賺取差價。又例如買了travel package,事後報銷時說是提供給客戶,但其實是買給自己的親朋好友甚至外人,藉此以圖利。

曾經審核過一位派駐海外的行政人員的費用,發現他的航空費用全部都不經過公司指定的旅遊代理購買,而且只用了飛機票來報銷,要求他提供信用卡付款證明,他卻說是用現金購買。我們認為事有蹊蹺,經公司在當地的旅遊代理協助下,查出該些機票是通過另一家旅遊代理以折扣購買的。另外,也查到其中幾張機票是由其他人使用,事後經公司核實,這些人全部都不是公司的客戶。

要防止這類問題發生,公司應要規定機票時必須向公司指定的旅遊代理購買,如果公司有足夠資源的話,最好由公司統籌及代辦所有預訂,出票及付款事宜。例如由行政部負責預訂機票,這樣可以減低機票私用的機會,機票的費用則由會計部直接和旅遊代理結算,包括退款。另外,員工必需保留登機證,並於事後交回公司。如果使用人為客戶,使用部門必需得到預先的審批,並具體寫明用途及提供相關預算。

如果希望進一步控制航空費用,公司應制定一份Policies & Procedures,並且列明各級員工的費用水平,例如只有某職級或以上的員工,又或者航程超過某個時數的才可以乘坐商務客位等。

2)Accommodation

這類費用容易有問題,除了涉及的金額較大外,也是因為缺乏足夠的憑證。常見的問題主要是酒店的費用混雜了私人的開支。

要防止這類問題發生,和機票一樣,公司可以規定酒店必須要由指定的旅遊代理預訂,旅遊代理向員工發出Hotel Voucher,員工憑著Voucher入住酒店。如果由公司自行預訂的話,一般酒店都會要求公司提供書面擔保,列明公司只會負責那些費用,其他的則由員工自行付款。在結算時,酒店會將費用的清單提供給公司的會計部,經員工確認及其主管審批後付款。若果因情況需要由員工自行安排,在報銷時,除了由酒店開出的收據外,員工必需提供酒店的費用清單做憑證。

如果希望進一步控制酒店費用,公司的Policies & Procedures應列明各級員工的費用水平,某職級或以上的員工可以入住當地某星級的酒店,如果公司在當地設有宿舍,員工應先選擇入住。另外,很多公司會與酒店簽訂協議,酒店通常會給公司一個較優惠的 Corporate Rate,這樣也可以為公司節省金錢。

Entertainment將在一下篇再談。

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下一篇文章:Employee Expense Review(二)

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7 則留言:

若缺齋老人 說...

苦瓜大王,終於知點解你唔肯曝光了:寫咁既野壞人衣食唔畀人斬就出奇!

Ebenezer 說...

哈哈,祝你出入平安^^!

hkeric 說...

小弟好守規則, 所以唔洗斬人, 嘻嘻

hkeric 說...

高級同低級同事一齊食又可以點計呢?成日計,真係慘過出trip啦.

Bittermelon 說...

死啦,寫呢篇都可能會比人斬,聽日出既嗰篇講entertainment既,出咗之係就更加斷人米路...我都係搵定地方"呢"埋先 XD

Yeliz 說...

Well, funny article! I'm also an internal auditor, since I have been travel a lot compared to those in finance department, I just helped the company to set up the travel & entertainment policies! It is quite hard because they want some boundaries but not so clear cut for everything! But really without this guideline or policy, I don't know how to control these expenses because there is no right or wrong! I look forward to the entertainment one!

Bittermelon 說...

Hi Yeliz,
Thanks for your message. But one thing i don't understand is that why you said my article is "funny"? Did i write something wrong or incorrect so that you think my article is funny? If so, kindly let me know.

thanks!

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