2010年1月11日星期一

Employee Expense Review(三)

上兩篇己談過Air ticket,Accommodation及Entertainment,接下談一談最後的Messing及Local travelling。

4)Messing

這類費用容易出問題,主要是因為金額較鎖碎。常見的問題和Entertainment一樣,主要是費用混雜了私人甚至虛假的開支。

找出及防止這個問題的方法,其實和上述Entertainment 一樣,不過,有一個技巧值得提出,就是我們要細心查看單據的內容。例如到某餐廳用膳,很多餐廳的單據都會印上餐廳的地址,就餐人數,結賬的日期及時間,食物的詳情等等。遇過很多次,員工報稱是自己的就餐費用,但印在單據上的用膳人數不只一位。又或者報銷單據中顯示員工在某時某日已經到了城市A,但在相同的時間卻在城市B用餐。這個通常是員工不見了原先的單據,又或者因事誤了就餐時間,但又不想浪費了公司給予的費用,所以拿其他同事的單據來報銷。另外,很多時候是員工接受了客人或當地公司的宴請,或者當地公司的Canteen用膳,但同時又找其他人的發票向公司報銷。遇過一次,員工A在其 Expense Report中說明和員工B一同用膳並報銷費用,但員工B卻在同一時間又報銷了自己的餐費。

要防止問題的發生,公司應要求員工填寫Expense Report,Report上的每項細節應順日期及時間填寫,除了方便員工在報銷時沒有遺漏,也方便主管審批。另外,有些公司為了免卻報銷上的麻煩,索性向員工派發定額的津貼而不需要報銷。不過,採用這個方法時須要考慮員工的薪俸稅,而且不同地方有不同的消費標準,這個需要注意。

5)Local travelling

這類費用其實頑鎖碎,而且金額不多,就是因為有這樣的特性,所以最容易造假。常見的是虛假開支。例如員工報銷了交通費,但原來當地公司或者酒店已派了專車接送。要特意找出這些有問題的費用,其實比較不化算,所以除非有人投訴,又或者發現該員工在其他費用方面造假,否則一般都不會特意仔細審核。

要找出有問題的費用,其實主要是利用其他資料來對比。例如找出酒店的費用清單及當地公司的派車記錄是比較有效的方法。另外,要防止問題的發生,和上述Messing一樣,員工應在填寫Expense Report時說明費用的細節,例如出發及目的地,時間及目的。

總結

要有效控制Employee Expense,預先制定相關的 Policies & Procedures是很重要,而且應要求員工在報銷時填寫 Expense Report。至於Expense Report的內容需要有詳細至那一個程度,這就要視乎公司的需要及對Employee Expense的重視程度。推行Expense Report這控制,一般遇到的阻力頑大,因為很多員工都認為是浪費時間,有些甚至認為公司不信任員工,所以管理層的支持是很重要。我曾在一家外資公司工作,管理層對Employee Expense Report都非常認真,上至CEO及CFO也和其他員工一樣在每次出差回來時填寫。如果員工未能按要求填寫,公司除了不發放費用外,屢犯不改的話會影響員工的年終表現評估。

另外,有一些比較攻心計的經理級員工,他們會將單據交給秘書代為報銷,並且將自己的私人費用也塞進單據內一併報銷,又或者同一單開支,利用信用卡簽賬單及商戶收據報銷兩次,當被發現時則推說是秘書弄錯了。遇到這些員工,我們也拿他們沒辦法,如果多次犯同一個錯誤的話,唯有直接向管理層報告。

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上一篇文章:Employee Expense Review(二)

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3 則留言:

eric 說...

我嘅公司喺有部門專門搞交通費訂住宿嘅,慳咗唔少麻煩。其他嘅濕碎野就喺有每日最高限額。

匿名 說...

哈, 難怪我公司出TRIP制度咁煩, 原來有咁多原因~

Bittermelon 說...

Hi Eric兄:
你公司既方法都幾好喎.

Hi匿名君:
係呀,其實出trip制度唔係想玩人,只係想防止問題發生.

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