善用 Audit Software 做內控評審

在《如何為採購功能做內控評審》的三篇文章中曾幾次提及抽查採購單，同事小E聽完後問了一個很好的問題，企業一年裡開出的採購單數以萬張計，要從中找到有問題的不是大海撈針嗎？

其實我們可以利用審計軟件 (Audit Software) 進行100% Scrutiny。它有別於100% Sampling 或 100% Checking，前者是通過各種分析將異常的地方先找出來再進行重點檢查，後者則是通過百分百的檢查來找問題。如果採購單一年裡只有幾十張，100% Sampling 未嘗不是好方法，但如果數量是千張萬張計，100% Sampling並不可行，所以為了提高審計效率及找到問題的機會，近幾年已流行利用審計軟件做 100% Scrutiny，但大前提是相關的數據必需是電子化的。

目前流行的審計軟件有三款，分別是 Microsoft Excel，ACL (Audit Command Language)及 IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis)。三款軟件在功能上大同少異，差別只在於處理數據的容量及速度，使用方便的程度，可以直接連接數據庫的種類 (例如直接連接到 Oracle，SAP等Database) 等等。至於它們具體的比較及應用，他日我會另文再談。

那要怎樣做呢？以審計採購功能做例子吧。我們可以要求IT部門或親自從系統中把以下的數據抽出來：

1) 採購申請單：數據包括申請序號，日期，物品描述/編號，採購數量，預算金額，需求日期，申請人，審批人等

2) 比價單：數據包括比價單編號，供應商名稱/編號，相關採購單序號，報價金額，日期，物品描述/編號，製單人，審批人等

3) 採購單：數據包括採購單序號，日期，供應商名稱/編號，物品描述/編號，採購數量，金額，交貨日期，相關採購申請序號，製單人，審批人，相關收貨單序號，比價單編號等

4) 收貨單：收貨單序號，收貨日期，相關採購單序號，物品描述/編號，收貨數量，收貨人等

5) 合資格供應商名單：供應商名稱/編號，聯絡地址/電話，聯絡人姓名，加入名單日期/資格有效期等

要從系統抽取數據，最理想是由內審自己寫程式或運用審計軟件進行。但因技術所限，很多時我們需要尋求IT部們的協助。另外，數據抽取出來以後還不可以立即使用，在分析前我們需要核對(verify) 數據是否完整及準確。基本的核對方法包括：

Control total：一些系統會在倒出數據時自動將帶有數值的fields進行 control total 的計算，例如將所有採購單金額加起來。如果我們手上的數據和系統所計算的相同，這代表數據是完整及準確。

No. of transactions：以採購單為例，如果系統內有十萬個採購單，核查一下手上的採購單數據是否也是十萬個。

Range check：例如系統顯示採購單金額在$100至$9,000,000之間，檢查我們手上的數據和系統顯示的是否相同。又例如採購單編號，系統顯示編號在00001至99999之間，檢查手上數據的編號範圍是否一樣。

Reasonable check：以採購單金額為例，檢查是否有異常的金額，例如負數，數值很大的金額等。又例如採購單日期，檢查數據內是否有異常的日期，例如2月30日，11月31日等。將數據從系統中倒出並導入審計軟件內，日期格式是一個經常發生問題的地方，所以需要多加留意。

以上的核對方法可以利用審計軟件進行，使用Excel的話可能會麻煩一點，使用ACL及IDEA的話則較方便快捷。下一篇文章《運用審計軟件實例》將會介紹如何從數據分析中找出異常的地方。

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相關文章連結：

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如何為採購功能做內控評審 (二)「靚」
如何為採購功能做內控評審 (三)「快」

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