如何為採購功能做內控評審 (一)「平」

同事小E因獲分派負責審核某分公司的採購功能，最近找我訴說範圍很大，不知如何入手。其實不論在任何企業或機構從事內審，審核採購功能幾乎是指定動作。那麼如何評估這個功能的內控是否夠呢？我的方法只有三個字，就是「平，靚，快」。以這三個標準做評估，在普遍情況下，審計的工作已差不多可以完成一大半。

先講講「平」吧。顧名思義，「平」就是指採購回來的東西價錢要合理。當做審計時，我們預期看到採購部門在採購前會進行格價，例如貨比三家，參考行情或利用投標方式以確定價錢是否合理等等。當然，進行格價需要成本 (時間及人力資源)，從成本效益考慮，要求每一單採購做格價並不可行，所以採購部門應有一個政策規定什麼時候及情況下可以不需要進行格價，例如採購的金額少於一定的金額水平，採購物品或服務屬於某些類型，或緊急採購等等。而且採購政策應進一步規範格價方法，例如向多少個供應商拿取報價 (貨比三家，四家或更多) 及拿取的方式(口頭或書面)等等。

為了要測試上述的內控是否有效，我們可以抽查一些採購單(Purchase Order)並進行以下測試：以匿名方式找供應商格價；致電或實地探訪報價單上的供應商以核查他們是否真實存在；檢查格價的方式是否按照規定進行，對那些不需要進行格價的採購，我們也應檢查一下以確定它們是否符合規定。

另外，在採購前用家部門應提供一個預算，一般做法是用家部門在填寫採購申請表 (Purchase Requisition) 時提供。當採購物品的價錢超出了預算，採購部門應在得到用家部們的同意下才下採購單。要測試這內控是否有效，我們可以將採購申請表的預算金額與採購單金額做比較，把所有採購金額超過預算的採購單挑出來並檢查是否在得到用家部們的同意後才開出採購單。

還有，採購部門應妥善保留所有文件以支持每項需要經過格價的採購都是按照政策進行，例如報價單，價目表，標書等等。其中一個最常見的做法是採購部門為每單採購開具一份比價清單 (Price comparison) ，列明各供應商的報價，折扣，付款條款等等。如果採購部門因為某些特別情況不選擇價格最低的供應商，採購部門必需在比價清單中說明原因，並在下採購單前通過相關的審批。

在審計中也要留意有沒有Split Order發生。很多時候，採購人員或用家部門為了繞過採購政策不進行格價，他們會將採購單一分為二，這就是Split Order。如何找它出來？我們可以要求採購部門提供一份採購單的列表，內容包括採購單號碼，日期，供應商名稱，貨物名稱和編號，相關的採購申請編號及金額。將列表以供應商的名稱及貨物名稱和編號排序，然後看看有沒有相同或類似的物品在短時間內下了多個採購單。另一個方法是將採購單列表以採購申請編號排序，抽出所有相同採購申請編號的採購單並跟進是否屬於Split Order。

最後一點，因採購單相等於合約，所以開具採購單應有一定的控制，例如每張採購單應有序號；採購單應由授權人士簽發，而且應有簽發的額度，例如採購主任只能簽發一千元或以下的採購單，採購經理只能簽發最高十萬元的採購單，採購總監則為一百萬元或以下，超過一百萬元的需由董事簽發等等。還有，採購單應列明標準細則以保障企業的利益，這些細則應於事前經由律師或法律顧問審閱。

為了要測試上述的內控是否有效，我們可以檢查所有採購單，如有重號或跳號應即時跟進其原因。如果簽發採購單有金額限制，我們還要也需要檢查是否有Split Order的情況發生。例如採購主任只能簽發一千元，我們可以把剛好或接近一千元的採購單找出來，然後再找出這些採購單的供應商的其他採購單，看看他們是否同屬一個採購申請編號，如果是的話，這大有可能是Split Order。

上述所說的只是「平」這標準的基本要點，內審人員還需要因應企業的情況調整細節，例如整個採購流程是電腦化的話，我們還要審查每位採購人員的系統權限 (Access Control)是否按照採購政策而設定。

至於「靚」和「快」，下篇再續。

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