2009年3月4日星期三

如何為採購功能做內控評審 (三)「快」

在上兩篇文章中,我們已討論過「平」和「靚」這兩個標準,現在我談一下「快」。

這裡的「快」並不是指送貨要越快越好,我們所要求的是「準時」。存放物品需要成本,所以不應要求供應商太早送貨,但如果供應商遲了送貨,這可能會影響生產或營運,所以企業講求的是供應商準時送貨。

要確保物品準時到達,我們預期採購部門會定期追蹤每一張採購單的送貨進度,如果有採購單未能準時交貨,採購部門應第一時間和供應商跟進。另外,採購部門是一個支援部門,我們預期他們會為各種採購申請定下服務承諾,例如收到申請後多少個工作天內完成格價及下採購單的程序。做審計時,我們可以計算採購部門在各程序中實際所需要的時間,並與服務承諾比較從而評估採購部門的效率。

很些時候因情況緊急,採購部門不能按規定為採購申請格價,問題往往在這時出現。所以我們預期採購部門會預先制定出緊急採購的程序,例如什麼情況下可以進行緊急採購,容許採購前可以不進行格價,但選擇供應商時必須從合資格供應商名單中挑選,緊急採購事後必須由採購部總監補簽等等,而且還要定期統計緊急採購的宗數,防止被濫用。

除此以外,我們預期採購部門會在每年為所有合資格供應商的表現進行評估,表現不符合預期的將會從名單中被剔除。評估應包括報價準時率及回覆率,貨物交付準時率,退貨率,用家部門的投訴宗數等等。

以「平,靚,快」做標準,我們還要留意不同情況其考慮的先後次序都會不同。一般非緊急情況,採購多會先考慮「靚」--先將不符合用家質量或規格要求的排除在考慮之列,然後再以「平」和「快」的標準挑選供應商。若果是緊急情況,採購則會先考慮「靚」及「快」,「平」則最後才會考慮。

除了這三個標準以外,我們還需要注意其他方面,包括:

採購部門的權限及責任是否清楚確立:企業應有一份採購政策及程序,詳細列出採購部門的工作範圍,責任,權限及具體的採購流程。還有,企業應為採購部門或全公司制定一份操守標準或指引 (Code of Ethics),列明企業人員可否收受供應商提供的利益,如可以的話,應列明收受利益的限額及申報方法,查詢及投訴程序等。

採購方式是否洽當:採購不同的東西,格價及採購的方法都不盡相同,例如常用的原材料及物品等,企業通常會在每年向合格供應商談好了價錢並簽訂了採購合約。如採購是涉及工程而且金額龐大,選擇供應商的方式則以投標進行。投標有很多種,其中常見的包括明標,暗標或議標;投標分多個步驟,大致上分為準備招標文件,供應商初步審核,邀標/招標,召開投標會議,收取標書,審核標書,公布結果等,每一個環節包括投標評審委員會的成立,招標的方式,落標的程序,標書的規格,封存及遞送方法,標箱的設計,標書的儲存,審標的標準及程序等等都有嚴格的規定。一些公營機構及大型國際企業還要按照國際公約的規定進行招標。

採購人員配置是否妥當:當聘請高級的採購人員時,企業應在簽僱用合約前進行背景調查 (background check),採購人員應定時實行工作輪換 (job rotation)。除了表現評估外,企業應要求採購人員每年填寫利益衝突的聲明或申報。

電腦化採購流程的控制是否足夠:如果採購流程是電腦化的話,基本控制包括,輸入/處理/輸出控制 (Input/Processing/Output Control),系統帳戶的維護 (Account Maintenance),系統備份(System Backup),緊急應變/業務持續計劃 (Contingency Plan / Business Continuity Plan) 等等是否齊備。

上述所說的標準只是審核採購功能的基本要點,我們還需要因應不同行業的特性或企業機構的情況對審計方法及範圍做加減。

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文章連結:
上一篇文章:如何為採購功能做內控評審 (二)「靚」
下一篇文章:善用 Audit Software 做內控評審

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10 則留言:

C.M. 說...

苦瓜兄:

內容雖然非常technical,但亦非常寫實兼精彩。多謝分享(感謝更貼切)!

Bittermelon 說...

HI C.M 兄,
謝謝你的支持.寫完這三篇文章後,我覺得可以再寫兩篇關於如何利用audit software幫助找findings,不過我怕太technical悶死人,現在十五十六唔知寫唔寫好...

C.M. 說...

哈哈,小弟完全唔覺會悶死人喎。你睇,咁多人都黎你道問津就知啦。

坦白講,小弟有時都要同IA/auditor鬥智(hehe),所以睇多d你點寫,我以後都多左方法咩咩咩架。不過咁,到我audit人地d野既時候,我又多左好多角度又真囉。

又,真係未聽過/試過用audit software搵findings,小弟屏息以待。

Bittermelon 說...

那我試寫寫. 另外,send咗一個email到你的gmail box.

Karen 說...

苦瓜兄(我希望咁樣叫您的話, 怕且唔會打我吧):

您咁寫, 若然我間機構的procurement請senior, 一定會找您先喇!

三篇不但詳盡, 當中亦cover了我之前所講的。

補充一下供應商的表現評估:
除了您所講的, 還有係對於投訴(尤其係由procurement收到用家complaint然後俾有關supplier後, 可否於deadline前給予詳細回覆: 曾經有supplier因為未能在deadline前回覆, 兼且於後來收到回覆後資料不足, 因而出信警告。

另外, 一些金額龐大的採購合約, 更可能於award前做financial vetting, 由finance department根據有關公司的financial information及有關可能中標的total estimated amount, 決定是否要俾contract deposit以作保障。

至於採購人員配置是否妥當, 以我現時工作機構為例: 若然員工之前工作係做開service, 將會盡量安排做非service的採購工作以declare of interest。加上這些要視乎部門人數和size而定, 因此要實行工作輪換 (job rotation)就要周詳一點。

希望上述的information可以幫到您和昨日那位匿名朋友吧(當然如有需要, 我亦可以補充一下)!

Bittermelon 說...

Karen姐,
好多謝你詳盡的information. 哈哈,看來我有彈藥同procurement班仁兄flight過了.

匿名 說...

絕對幫到,多謝曬你karen姐!

Karen 說...

各位:

請大家叫番我Karen就得喇!

一來年紀唔係大(唔信可以問下CM兄), 二來姐前姐後三分險呀! ^O^

若缺齋老人 說...

三點:

1.雖然其實唔關事,不過題目令人諗起會計界名言:"唔好急,最緊要快!"; XD

2.雖然話就話"採購則會先考慮「靚」及「快」,「平」則最後才會考慮",但大多數公司講會計服務(尤其中小企)似乎「平」先係首選...

3.如果要打Karen姐請預埋我一份!

匿名 說...

Hello Bittermelon. I work as SOX auditor for almost one year now. I have had very interesting takeaways from your blog recently, so thank you very much for the insights (and more importantly for sharing them).

I am currently testing new vendor setup and want to see if you can share your opinions on 1) what key information I need to check on the vendor packet to make sure the vendor is a valid one; information such payee name, bank account number, etc. and 2) from a cost-effective perspective, how do check, ACH, and wire payments differ? As always, will really appreciate your thoughts. Thanks.

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