運用審計軟件實例

繼續上文《善用 Audit Software 做內控評審 》的討論。目前流行的審計軟件分別是ACL及IDEA，有朋友說只要運用Excel了得也一樣。我認同這說法，但比較前兩者，Excel有以下缺點：Excel最多只可以處理66536條數據，而且當檔案大小起過了數MB以後，處理的速度會明顯降低，電腦還不時會擋機，但ACL及IDEA沒有這限制，分析大量數據的速度比Excel快很多；Excel不能直接連接大型數據庫 (例如SAP及Oracle)，但ACL及IDEA則可以；ACL及IDEA有一個Log的功能，記錄了使用者所有的活動，方便日後參考。所以如果需要分析大量數據，ACL及IDEA是首選，但如果數據數量不大，使用Excel就足夠了。

返回正題，核實數據是完整及準確後，我們可以開始利用軟件進行一些分析，例如：

1) 採購流程效率統計
將採購申請單，比價單，採購單及收貨單連結起來 (Excel 可能需要用上Vlookup的formula，而ACL及IDEA則可以運用Relation或Join的功能)，並將每一個採購的每一個環節的日期相減，例如遞交採購申請的日期與比價單製表日期相減，比價單製表日期與採購單審批日期相減，採購單審批日期與收貨日期相減，如此類推，最後計算出每一個環節所需要的平均時間。如有那一個環節需時特別長，抽查一些需時較長的採購並跟進其原因。

另外，將採購申請單內的需求日期與收貨日期比較，跟進那些需時特別長的採購並找出原因。

2) 採購申請單/採購單/收貨單的完整性測試
這三種單都有一個序號，利用ACL及IDEA將重號及跳號的即時找出來。利用Excel都可以做得到，但要先張序號由小至大排序，然後利用LEFT，MID或RIGHT等的formula將序號抽出並轉換成數值然後上下行相減，再用Filter將相減後數值不等於1的單子挑出來檢查。

3) 採購單付款測驗
向會計部索取一個付款清單，內容包括採購單編號，收貨單編號，付款日期及付款金額。將這清單與採購單對比，檢查付款清單上的採購單編號是否存在於採購單上，而且其金額是否相同。

同樣，將付款清單與收貨單對比，檢查付款清單上的收貨單編號是否存在於收貨單上，而且其收貨數量是否相同。

4) 沒有格價的採購/沒有採購申請單支持的採購單
不論Excel，ACL或IDEA，利用Filter將沒有比價單編號或採購申請單編號的採購單挑出來檢查。

5) 採購單審批限額測驗
若果不同職級的採購人員有不同的權限，先用Excel做一個表，列明每位採購人員的審批限額，再將這個表與採購單的數據連結，並以審批人做Key field，比較每張採購單的審批人是否超出其審批限額。

6) 合格供應商測驗
將合資格供應商名單與採購單做比較，如果採購單上的供應商不在合資格供應商名單，將這些採購單挑出來檢查。

7) 採購單價格測驗
將採購單及比價單連結起來，並將每一個採購單的金額與比價單中的最低價比較，如果採購單金額大於最低價，把這些採購單挑出來檢查並了解其原因。

另外，將採購單及採購申請單連結起來，比較採購單金額與預算金額，如果前者比後者高，把相關的採購單抽出來，並檢查是否得到用家部門的同意。

如果你們也有其他測試，請留言與大家分享。

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