2009年3月3日星期二

如何為採購功能做內控評審 (二)「靚」

在《如何為採購功能做內控評審 (一)「平」》一文中曾提及,進行採購功能的內控評審時,我們可以利用「平,靚,快」做標準。「平」在上文中以討論過了,現在我們談談「靚」

「靚」就是指採購回來的東西要符合用家部門的要求。我們預期採購部門會在採購前收集好用家的要求,包括物品的描述,規格,質量,數量,所需日期及價格範圍等。最好的做法是由用家部門填寫採購申請表 (Purchase Requisition),為方便跟蹤,申請表應有一個序號及遞交申請表的日期。在選擇供應商時,採購部門應按照用家的要求來挑選供應商並要求報價。

為了確保供應商所提供的貨品及質量符合要求,很多企業或機構都實行供應商資格審查制度 (Supplier Accreditation),新的供應商必須通過資格審查,結果滿意後才可以加進「合資格供應商名單 (Approved Supplier List)」中,而採購部只可以在名單內挑選供應商進行格價或下採購單 (Purchase Order)。在資格審查方面,我們預期審查會包括核查供應商的營業牌照及相關行業牌照,地址,信貸記錄,年度銷售額,主要客戶等等,而且還要調查供應商的董事,高層管理及股東是否和企業的人員(特別是管理層及採購部門人員)有關聯。當有需要時,採購部應派員親往供應商實地視察。採購部門應妥善保留所有文件以證明審查程序是適當地執行。另外,下採購單時,相關物品的資料包括購買物品的描述,規格,質量,數量,所需日期,送貨地點及金額等應清楚列明在採購單上。

為了要測試上述的內控是否有效,我們可以抽查一些採購單並檢查是否有採購申請表支持。另外,為了測試是否所有採購均是由合資格供應商供應,我們可以將採購單列表和合資格供應商名單做比對。由於採購部只可以向合資格供應商採購,合資格供應商名單的更新便很重要,我們需要查詢採購部在這方面的控制是否足夠。還有,我們可以從合資格供應商名單中挑選一些供應商,並檢視審查記錄以確定資格審查是否按規定進行過。

最後,我們預期在收貨時會有專人檢查物品的數量和描述是否和採購單上所相描述的相同,完成收貨後,負責人會開具收貨單並簽名作實,每張收貨單應有一個序號,並列明相關的採購單號及收貨日期。另外,收貨人不應由採購部門人員同時出任,一般情況是由貨倉人員或用家部門負責收貨。如果購買的物品涉及技術,還應由技術人員進行測驗並記錄結果。為了要測試上述的內控是否有效,我們可以從採購單列表中抽樣,並檢視相關的收貨單以確定收貨是按規定進行過。

上述所說的只是「靚」這標準的基本要點,內審人員還需要因應企業的情況調整細節,例如整個採購流程是電腦化的話,我們還要審查合資格供應商名單更新的權限,開具採購單時,系統只容許挑選合資格供應商,採購申請表,採購單及收貨單的序號控制等等。

至於最後「快」這個標準,下篇再談。

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相關連結:
上一篇文章:如何為採購功能做內控評審 (一)「平」
下一篇文章:如何為採購功能做內控評審 (三)「快」

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8 則留言:

匿名 說...

Can you write a bit about audit of payroll? and system audit?

Bittermelon 說...

Hi匿名,
Thanks for your suggestions. I will write these topics later.
^_^

Karen 說...

Hi, Bittermelon!

先行介紹自己, 小妹Karen, 在採購和HR的工作範疇周旋多年(以前做HR多年, 兩三年前忽然轉行去做採購), 左則唔少bloggers認識我, 原因係對管理和人事等方面作交流。

睇了您兩篇講採購, 您所講的係一般私人機構的procurement; 在公營機構而言, 就唔止咁簡單。

在一般情況下, 「平,靚,快」係最理想的; 然而, 世事永無完美, 若然件product不達到用家訂定的基本specification要求, 平到海嘯價都無用; 若然係買較大錢價的product & service, 不但會做tender, 還必要根據WTO規定至少給予40日時間, 放上website俾各地suppliers競投。

而且, 為了避免不必要的嫌疑, 不論制定specification還是做evaluation, 採購人員以及參與其中的人員都要declare of interest, 這一點auditor會check得緊。

至於service, 多數以marking scheme為主, 但價格比率不可多於50%, 而且機構若然有重視社會責任一環(如聘請弱勢社群人士和考到環保ISO等), 可以係一個Bonus。

我們的auditor不但留意上述criteria, 若然係single offer或者不是價低者得, 就會較多questions問番procurement。

Details太多, 有機會再談。

Bittermelon 說...

Hi Karen,
多謝你詳細的留言,我本身是commerical auditor,所以我的方法不可以完全適用於公營機構。可能我寫漏了一點,就是在私人公司的採購一樣會先考慮specification然後才看價錢,謝謝你的提醒。至於投標,私人公司一樣會進行的,不過就未必要跟WTO的規定。投標是一門學問,遲些我也寫一下,到時請你也給我一些意見。 Thx ^_^

匿名 說...

Karen, can you give us more viewpoints from the public sector?

I am in commercial doing internal audit at the moment, and I'm interested in joining the public sector. It will be great if you can share your experience with us.

若缺齋老人 說...

路過插口:連Karen大姐也來了! XD

Karen 說...

致匿名友:

若然要講就可能要寫成篇至得, 因此可以講番您想知d乜, 咁就會好少少。

又, 苦瓜兄今日(3月4日)那篇, 我亦有少少補充, 希望可以幫到您吧。

匿名 說...

like say, a bit about what supplies and procurement in public sector actually do? How is it different from commercial? What is the day-to-day work? Where's the risk areas? Anything special/interesting you've noted? Any unsaid rules?

Also, any tips on the cross-deparment procurement guidelines? Where should we start? Any cheatsheet?

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