審計的九種技巧（7）：Reconciliation

在種種的審計技巧當中，有一項比較高級的叫Reconciliation ，有人翻譯叫「調節」，也有人叫「對賬」，但總覺得欠準確，而行內則普遍簡稱為「Rec 數」。

Reconciliation主要用於查核賬目，最多人認識的相信是Bank reconciliation（銀行賬戶調節表），由於入賬時間不同，現金賬和銀行月結單上的結餘都有可能出現差異，透過Reconciliation就可以將兩者不同的原因找出來，並跟進那些奇奇怪怪的項目，例如long unpresented cheques，long late deposits in transit等等。

Long unpresented cheques就是那些開出了很久而還未兌現的支票，常見的問題主要是支票開出卻遲遲未交到受款人的手中，甚至涉及虛假交易，企圖造大採購和支出。至於Long late deposits in transit，顧名思義，就是收到的現金和支票沒有即日存入銀行賬戶，這個涉及現金安全風險，見到這些項目就必需跟進其原因。

另一個Reconciliation常用的例子是Deferred tax，我們也是通過此方法去了解賬上和實際Income tax之間的差異何來，然後重點跟進那幾項有重大差異的，藉此驗證Income tax的計算有沒有大差錯。

再舉個例子，在檢查Fixed asset的賬目前，我們可以通過Reconciliation來看看全年的movement是否合理。方法很簡單，將opening balance加Addition減Written off減Depreciation，如果結果與Closing balance相差很大，這就反映出賬目可能有錯誤，又或者賬目內做了些重大的調整。

相同的方法還可以應用到一些賬目，例如Tax payable以及Current accounts等等，也見過有人用此方法來找出Budget vs. Actual和
Prior year vs. Current year之間差異的原因，是一個於賬目審查中不可或缺的技巧。

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審計的九種技巧（6）：重做

在審計技巧中，有一種方法叫重做（Re-performance），就是根據Auditee的方法照版煮碗去做一次，看看出來的結果是否相同。個人覺得這是一個頑為搵自己笨的方法，所以有時我會要求Auditee在我面前代勞，而不需自己去做。

最常見的重做是計算，例如重新將銷售清單的金額加總一次，或者重新計算Payroll的金額，又或者自己計算一次折舊，甚至再重一次銀行調節表（Bank reconciliation）等等。總之就像當成Auditee的計算是信不過，所以由自己重新來計算一次。特別是Spreadsheet，很多時候Auditee將Formula改了或抄錯了卻不自知，最後計算結果出錯了也沒有察覺。多年前曾看過一篇報導，說有某大跨國企業，就是因為Spreadsheet出錯，而導致業績被少計了一個零頭。所以，旦凡由Spreadsheet計算出來的東西，自己計算一次比較保險了。

另一個運用重做的例子是採購，我們為同一種物品找不同的報價，看看實際的採購單價是否合理。不過，如果相隔的時間太長，例如今天去重做一年前食品的報價，這個方法就沒有用了。而且，在執行上必然遇到很多困難，例如用公司名義去找報價，人家見你不是採購部門就未必肯回答你，特別是公司的合資格供應商，你不是特定的採購人員，對方根本不會理會你。試過有內審同事「假冒」自己的採購人員去找合資格供應商清單以外的公司去報價，對方可以為有大生意可做，事後直接約談採購經理。採購經理當然一頭霧水，最後弄到尷尬非常。

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遇見違規事情時怎辦?

有一位從事內審的朋友，最近問了一個非常實際的問題，當發現公司有違法行為時，身為內審應如何去做？向公司管理層匯報？還是直接向監管當局報告？如果向管理層報告後，他們選擇繼續違規而不去糾正又怎麼辦？倘若不向監管當局報告的話，擔心自己日後可能遭到控告。

首先，根據IIA的守則（不知道會計師公會的專業守則有沒有提及呢？），內審是公司的僱員，工作要向公司負責，所以遇到違規問題時，應向公司管理層報告，由他們決定如何處理。倘若他們選擇繼續違規，我們極其量只能向他們解釋相關的風險，而不應直接向監管當局報告。向管理層報告及解釋風險，做到了這一步，內審已經盡了應付的責任，至於會否被控知情不報，那要看涉及的違規事項是甚麼以及當地法例。

一般來說，不涉及刑事的普通商業違規，內審不會有知情不報的問題，我們理應不會受影響。至於涉及刑事的，問題就比較複雜。如果殺人放火這些還好說，因為不管三七二十一都要報警，但如果是貪污舞弊就得小心處理。不過，只要已向管理層報告了，一般來對內審都不會受影響。

不管違規事項嚴重與否，身為公司的僱員或客戶的核數師，身份是代理人，若揭露受害者託人的問題，有失專業操守。但身為市民，若知道違規行為而不去舉報，又有失市民責任。若果碰到這種兩難的問題時，我想我也不知如何是好。不過，若碰到洗黑錢以及恐怖主義活動，我們就不應猶豫而向有關方面舉報。

最後一提，根據香港法例，會計師和律師等專業人員在遇到洗黑錢及恐怖主義活動活動時，必需向聯合財富情報組舉報，其網站有一份專為會計師而設的守則，連結在此。另外，網站內也列舉了一些洗黑錢活動的特徵，值得參考一下。

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Big 4內審趣聞（1）的補充

有朋友看了《Big 4內審趣聞（1）：要求客戶為100元入賬的故事》後，認為客戶的看法沒有問題，因為內審也需要考慮成本效益（Cost effectiveness）和風險，不能因為我們認為要做就要去做。

內審當然要講成本效益，只要在效益高於成本時，內控才值得去做。其實我並無偏離過這法則，大家的分歧全在於風險上的看法。朋友認為為區區一百元去做賬不值得，因為一百元於賬目上幾乎沒有影響，事實擺在眼前，所以沒有風險。

而內審並不著眼「現在」的一百元，我們關心的是未來「可能」發生的事，因為在我們眼中，長時間不理會賬戶的運作，當中帶來的風險可以很大，今日可以是一百元，明日可能一萬元，後日更可能是一億，最怕是像斷了線的風箏，控制不了。

總括而言，為一百元做賬與否不是重點，最重要是對賬戶的管理是否足夠，例如最基本的內控是由獨立的會計人員定期檢查賬戶內的交易是否獲得批准，以及定期為賬戶編製調節表。若果基本內控已經足夠和有效，一百元入賬與否只是其次。不過，為了規範甚麼時候入賬而甚麼時候不需要，企業應有一套會計政策。

當然，如果企業能證明該賬戶永不會有大額交易，或者永不涉及當地的合規問題，又或者賬戶的操作永不會涉及任何重大風險等則例外。不過，我從事內審多年，暫時未見過有企業能做出此等保證。

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給曾特首弟兄的信：願主打救您！

此文章於今天在《信報》的年青有計專欄中發表。

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給曾特首弟兄的信：願主打救您！（作者：Bittermelon）

曾特首弟兄：

和您一樣，我也是主內的兄弟姐妹。連日來您被指「曾商勾結」，不但先後多次接受富商款待，更被指以超筍價租住「曾大屋」，有利益輸送之嫌。面對各方責難，您肯定覺得委屈難受。

您可能覺得，我又不是貪婪之徒，從來沒有拿別人甚麼好處，那些所謂款待又沒有實質的金錢利益，只是貪方便坐朋友的私人飛機和遊艇而已。朋友剛巧有地方出租，自己不用到處張羅之餘，還有專人操心新居裝修，為何此等芝麻小事，我要落得如此收場？

我是十分同情特首您的。試想想，假如您休假期間乘坐水翼船往返澳門，航班乘客至少三四百，每人和您談上幾句，個多小時的航程隨時連飲水上廁所的時間也沒有。有人認為此舉是親民的好機會，但您也是人，誰不想在放假時放下工作休息一下？他們根本不當你是人而是神吧？

嚴以律人　寬以待己

坦白講，雖然由您所領導的政府多次施政失當，行動永遠慢幾拍，做事又甩甩漏漏，但至少廉潔自愛，加上您我也是天主教徒，所以一向支持您這位主內兄弟。

可是，這次事件令我非常痛心，全因您做了不符合身份的事而不自知，現在才醒覺實在已無補於事。因為香港政府唯一能引以為傲的就是廉潔自律，但現在也因您而「一鋪清袋」。

您不要怪責「大舊」議員於立法會的發言，他提醒了大家，某位前公務員因手頭拮据而向朋友借了500元應急，最後因此而被檢控兼丟了飯碗。反觀特首您呢，欣然接受富商款待卻像沒事發生般，每當念及此等不公平之事就叫人氣憤難平，所以您不能埋怨別人說您「嚴以律人，寬以待己」。

不同的人有不同身份，每個身份都受制於一定的社會規範，就算相同的行徑，也不是每個身份都適合去做。就以客戶請吃飯為例，這是與客戶建立關係的好時機，營銷人員當然沒有問題，但換了是會計師就不一樣，因為要避免利益衝突，奢華的款待就不能接受。記得在會計師行工作的那些年，農曆年期間我們不能收取客戶的利事，即使是十元八塊，也要尷尬地推卻客戶的好意。

為甚麼？正所謂「人情還人情，數目要分明」，潛台詞就是收了別人的「人情」，日後就要以「人情」來還。人情債是特別難還的，最怕是審計工作滲入了私人感情而影響結果，所以我們會計師最忌諱利益衝突，盡量令自己不要誤墮禁區。

特首，您不代表我

有人說過怎樣的領袖代表著怎麼樣的人民，只要看一看領袖的行徑和作態，自然也得知該地民眾的價值觀。看看台灣的馬英九總統，一套西裝可以穿十年，就算是前總統阿扁，未腐化前也節儉得很，他倆是台灣民眾一人一票選出來的，這就盡顯台灣民眾樸實的一面。

如果上述說法適用於香港，我不禁會問，香港人真的是這樣不濟嗎？行文至此終於明白，特首您不當富豪的種種款待是一回事，因為您所代表的，正正是選您出來的那些人，與我們沒有直接關係。

一個有膊頭、有腰骨的領導人，面對此情此景至少應該自動下台來向公眾謝罪。可是，曾弟兄您不能，港人更加不願，因為若果您下了台，按目前機制會由民望最差的那位仁兄接替。新一屆政府換班在即，金融風暴又快殺到埋身，到時香港肯定亂上加亂。曾弟兄您不單涉嫌官商勾結，還因賤視民意而強行提拔不受民眾歡迎的人當「冧巴吐」，現在出事了，港人和您的後路也斷了，令您的罪孽更加深重。

在最近一次的修和聖事中，我因自己的懶惰而向上主懺悔，神父因而罰了我背誦《天主經》十遍。假若曾弟兄以您所種下的罪孽向天父懺悔，不知道神父會如何處罰您？不過，無論念多少次《天主經》，仁慈的天父仍然會原諒您，可是世人如我者又如何呢？耶穌曾說過：「你們中間誰是沒有罪的，誰就可以先拿石頭打他」。所以，我既沒有資格，也不忍心向您擲道德的石頭。我唯一可以做的，就只能為身處亂局中的您禱告，祈求上主打救您。

願主祝福您和受了傷害的我們。

文章來源：http://hkyaa.blogspot.com/2012/03/bittermelon.html

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審計的九種技巧（5）：觀察

Observation，此技巧也是審計常用的，例如記錄一個流程時，我們就可以通過觀察來做記錄。又例如對某個流程進行合規檢查（Compliance test）時，我們可以通過觀察，來查看實際運作是否符合流程的規定。比如現金支薪流程、現金銷售流程、年度盤點等等。

又例如某企業聲稱有一條生產線，我們就可以通過實地觀察來了證明是否屬實。心水清的朋友或許會問，「觀察」和早前提及過的「實地查看」有何分別？

其實前者觀看時較為仔細，所以用的時間比較長；後者只著重看的東西「存在」與否，以及「現狀」如何，所以用的時間比較短。

聽過一宗個案，某核數師為了核實客戶的生產線，派員到當地進行實地查看。核數人員逗留了半天便離開，並打算於翌日離開當地。就在乘車到機場途中，核數人員發覺有東西遺留在工廠，所以急急折返。豈料到達工廠後發現人去樓空，只餘下幾部機械。核數人員覺得事有XX，查問工廠附近的商店，才知道廠房已空置多年，前天突然有大批機械運了進去，昨日還見到有大批工人出入，不過今早工人不見了，機器也陸續搬走。最後，核數師發現原來生產線是假的，工人和機器到是客戶向友好企業借回來的。

為減低這種可能，突擊或長時間的觀察就比較可靠了。所以，為甚麼在年審時，核數師總是喜歡臨急臨忙才肯確定行程，盡量避免客戶做類似的安排也是考慮之一。

也親身見過一件個案，有製衣廠在生產高峰期訂單應接不下，不得不安排工人加班。到了月中，工廠眼見工人的工時快將超出當地法例上限，但又不能停產，為了掩飾違法加班，工廠在廠外租了個臨時地方，把部份工人和機器搬到那邊處做生產。面對這種情況，除了好運給你撞破外，靠正常審計程序真的很難可以發現。

所以，不要期望內部控制能防止舞弊，內控只能將風險控制在一定範圍內，要完全杜絕是沒有可能的。

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審計的九種技巧（4）：確認

Confirmation這個審計技巧常用於外審，例如要求銀行開出書面確認去證明企業的賬戶情況，包括各戶口的結餘，借貸，及担保等。又或者要求企業的客戶和供應商簽發書面確認去證實結欠存在和金額準確。還有要求企業的管理層簽發Management representative letter，其實也可以說是確認的一種，因為管理層簽了以後，就代表清楚及了解letter所列出的一切事項。

內審也經常使用確認這技巧，特別是用於查詢時，要求被審部門或某些人確認某些事項。例如某事情是否發生過；某事是否某部門的管轄範圍等。又例如在審計中發現了一些管理漏洞，我們就會要求相關負責人確認，並一起商討解決方法。

要求第三方做確認，一向被視為是可靠的審計證據。因為在一般情況下，第三方無必要弄虛作假替被審單位隱瞞。但為了保持獨立性，最佳做法是由審計人員直接聯絡第三方。

要求當事人做確認也很重要，雖然可靠性沒有第三方高，但至少肯「認頭」，有事時就可以免卻審計的責任。

有一點不可不提，由於國內造假的風氣實在太盛，有別於一般做法，向國內銀行發出確認請求時，必須要由審計人員連同企業財務人員親身到銀行辦理，而且也必須明確要求銀行將確認信直接寄回給審計人員。

另外，確認也分書面和口頭，所謂「口講無憑」，在一般情況下，能得到書面確認當然最好，但在某些時候，例如進行舞弊調查，第三方或其他證人只願意做口頭確認時，我們唯有盡可能把當時的對話記下，甚至說服對方做錄音。

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