Bittermelon 苦中作樂: 1/2/2009

2009年2月27日星期五

Problem solver 的審計建議

在《初入行的困惑, audit firm’s IA 還是 commercial IA?》一文中曾提及高層次的內審應該是 Problem Solver (問題解決者)，那麼應怎樣做？先講講何謂低層次吧。

低層次的審計建議，最經典的莫過於只簡單地要求對方盡快把問題解決。例如，「XX部門應評估這問題對業務的影響，並擬定方案盡早將問題解決」，夠廢話吧？很慚愧，我在初出道時也提出過不少這樣的爛建議，回想起來真的有些對不住以前的僱主。

另一類是改善建議過於表面，或者是難於執行甚至未有考慮成本效益。簡單舉個例子，相信大家在讀書時都學過職責分工 (Segregation of Duties) 這一個必要的控制吧，但在現實中很多企業根本無法做得到。例如一個只有3-4人的海外辦事處，因業務有限不能多加人手，各人的職責無可避免不能有效分工，要求他們增聘人手是否有些不切實際？我曾經見過有同事就上述問題建議管理層增聘人手以達致有效分工，結果那位同事給管理層不留情面地駡了一頓。問題在那裡？其實那位同事只是從教科書中搬字過紙，在給建議前並沒有考慮以其他補償控制(Compensation Control)來彌補職責分工上的漏洞。

什麼是補償控制？例如辦事處只佩置了一位會計，開支票做付款，手持備用金以至做賬都一腳踼，雖然工作沒有有效分工，但日常的實際工作量不多，如果增聘多一位職員的話會浪費人力資源，那麼其中一個可行的解決方法是加入補償控制以減低沒有分工所帶來的欺詐風險。例如由辦事處另一位職員不定期盤點備用金，開支票做付款前必需由辦事處的主管審核，付款憑證需要每月送交總公司複核，利用預算嚴格控制辦事處每月的開支及維持辦事處的銀行存款量至最低水平等等。這些補償控制並不繁雜，對辦事處及總部不會造成太大的額外工作負擔，而且較容易實行，符合成本效益。這樣的建議既能切合企業的實際情況，而且能有效降低風險，這就是Problem Solver應要做的事情了。

像我上述的那位同事一樣，很多初出道的內審人 (包括我在內) 經常遇到一個困惑，將最理想的一套做法搬到現實中有何不妥，但我慢慢地發現原來我們缺乏了business sense，即是沒有從管理層的角度去看去思考事情。所以我現在對新入行者經常強調，做審計建議時必須先了解企業的實際情況，切忌從教科書中搬字過紙。

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2009年2月26日星期四

周遊列國的攝影師 vs. 浪跡天涯的auditor (二)

上文提到我的夢想是要當上周遊列國的攝影師，但上天卻要我當上浪跡天涯的auditor。中七畢業後，誤打誤撞之下進入了會計這條不歸路，在因緣際會之下在內審這一行一幹就15年。我會計畢業後的第一份工作是在一家中小型會計師行從事外審，在那裡幹了三年半後的某日，在報紙上看到某大機構招聘Audit Assistant，只有diploma學歷而且還未有會計師資格的我「膽粗粗」嘗試申請，最後居然請了我，就這樣便入了內審這一行了。

因內審工作的關係，到過的地方不下100處。身邊很多親朋戚友都羨慕我可以周遊列國到處去，但工作壓力之大，行程之緊湊，根本沒有像旅遊時的那份閒心好好去看一看，所以極其量只能叫做浪跡天涯。壓力大，行程緊，主要因為出差成本高，如果工作有遺漏的話，根本沒有可能再重來多一次，所以內審的工作必需在離開前完成。早上上班，晚間加班，週末週日加班又加班，出差的生活其實也很苦悶。

在外地工作，最怕就是掛念家人，電話費就是最龐大的支出，因於每到一個地方至少要逗留3-4個星期，更試過差不多要停留2個月，所以致電回港的長途電話費每次動輒以千元計。另外最怕的是吃飯，雖然在外地可以嘗試各地的美食，但不幸的是我生有一個「中國胃」，吃了一星期的異地美食後就想找中國菜吃，沒有中國菜吃的話，日本，越南，泰國菜也成。試過有些地方連這些也沒有，唯有珍而重之地開一罐自備的五香肉丁或紅圈牌魚柳拌白飯，這樣就可以樂上好半天。

但最怕最怕的還是身處的地方有突發時情發生令家人擔心，最經典的莫過於911。雖然當時我不是在美國，但經常要搭飛機的我最令家人掛心。襲擊過後我身處亞洲某地，由於我當時任職的公司是當地的美資公司，有情報說公司在當地的設施可能會成為攻擊目標，所以公司加強了保安，外籍員工出入都要由荷槍實彈的保安護送，為免家人擔心，我隻字不提。另外，如果當地發生政變或天災等，這也會令他們嚇個半死。

15年來在家的日子加起來很短，身在外地久了，時常早上醒來時望著天花都記不起自己身在何處，甚至家人臨終時也無法及時回家見最後一面，那時才明白人在旅途那種孤單，寂寞及內疚的滋味。

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上一篇文章：周遊列國的攝影師 vs. 浪跡天涯的auditor (一)
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2009年2月25日星期三

周遊列國的攝影師 vs. 浪跡天涯的auditor (一)

在自我介紹中提及過，我自小喜愛攝影，曾夢想成位周遊列國的攝影師，例如 National Geographic 的那一種，把世界各地的美景拍下來並跟讀者分享，將興趣轉化成職業是一件多麼幸福的事。年輕時家境不十分富裕，而且在課餘做補習儲下來的金錢有限，手上就只有一部全手動的單鏡反光機，一支標準鏡及一支長距對焦鏡，但深信只要有好的攝影技術，昂貴的攝影器材只是錦上添花而已，所以一有空便四處跑做攝影練習。

中五會考之後的那一年暑假，曾向自己的夢想行出了第一步－－報讀攝影訓練課程。課程由工業學院 (IVE的前身) 舉辦，為期一個星期，上課時間像上班一樣是每天朝九晚五，日間在學院上課並做黑房實習，晚間到處去做攝影練習，一群志同道合的年輕人從早到晚走在一起忙得不可開交，分享經驗及交換心得，時間雖然很短，但很充實及滿足。

但完成課程後我便沒有繼續攝影了，因為課程告訴我一個很殘酷的現實，單靠良好的攝影技術並不足夠，出色的攝影師還要有擁有良好的沖印技術。沖印技術需要長時間的訓練，先不要說沖印器材及材料的價錢很昂貴，單單要在自己家裡設置一個最基本的黑房已經相當困難。加上自己中五成績不好，努力讀書才是「正途」，所以當時就選擇放棄這一個夢想。

科技在近20年急速發達，只要手中有一部數碼相機，一部電腦及一套Photoshop 軟件便可以製作出高質素的照片，所以最近重拾了多年前放棄了的攝影興趣。在20年前，不要說手提電話可以拍照，在當年能夠用電腦打印中文字已經是一件了不起的事 (打印出來的中文字還要全部起角呢) ，而且有了互聯網，不是攝影師也可以隨時隨地與他人分享拍攝的成果，能活在這一代真幸福啊。

明天將會說說auditor如何浪跡天涯。

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下一篇文章：周遊列國的攝影師 vs. 浪跡天涯的auditor (二)

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2009年2月24日星期二

對audit firm’s IA的補充

在《初入行的困惑, audit firm’s IA 還是 commercial IA?》一文發表後，我收到網友「哇哈哈一」的電郵，他現于audit firm 從事IA，告訴了很多關於audit firm’s IA的工作，看後加深了我對他們工作的認識，而且認為有需要另寫一文以補充上文的不足。

基本上audit firm的IA其實不是真的IA部門，他們主要工作是向外審部門或客戶提供支援，其工作跟真正的內審不同，所以他們的部門名稱是「風險管理部」，而非內控部。至於工作詳情包括：

1) CAAT (Computer Assisted Auditing Techniques)或IT control：主要為外審部門提供技術支援，例如客戶的系統是SAP或POS，甚至是in-house developed 的，外審部門便需要風險管理部幫忙看一看了。

2) SOX (Sarbanes-Oxley Act) Audit：按SOX的法例，在美國上巿的客戶，其管理層需要在年度報告中出具財務報表的內控評估報告，而SOX更要求外審核證 (attestation) 其內控評估報告。按一般情況，核證的工作由外審負責，但不時也會讓風險管理部進行。

3) SOX顧問工作：包括兩類客戶，第一類是怕麻煩，內部資源有限的客戶，或者總部在外地而有生產在大陸，需要聘請audit firm做顧問負責SOX compliance 的工作；第二類是客戶先前被外審出具保留意見甚至不同意，現在需要顧問協助改善。

4) 其他顧問工作包括，Enterprise Risk Management (ERM)，Pre-IPO control review，香港企業管治常規守則Provision C2及培訓等。

5) 其他審核工作包括，香港證監會的外判compliance review，政府相關機構的審核，各戶的外判內審工作等等。

總括來說，在audit firm做IA (正確來說是風險管理)，好處是可以接觸不同的行業，較多機會接觸IT及SOX audit，而且相對MNC的內審而言，入行會較容易，不失為初入行的另一個選擇。

建立這個網誌的其中一個原因就是想和大家交流經驗，分享知識及心得，希望大家，特別是同行繼續支持。謝謝！

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2009年2月23日星期一

醫德去了那裡？

記得在沙士期間，在電視螢幕看見香港醫護人員不怕死的工作態度，一個又一個奮不顧身的前線醫護人員因公殉職，每次我都會感動而流淚。流淚不單只是因為他們捨己為人的精神，流淚還因為慶幸我們香港人有這樣令人驕傲的優秀醫護人員團隊。不是嗎，看人家台灣的醫護人員，他們寧願跳樓也要逃出被封鎖的醫院，但香港的醫護人員卻前仆後繼地自願返回醫護幫忙，現在我寫這篇文章時，想起也不禁流淚。

當聽到最近接二連三的醫療事故時，我再次流淚。不過這次不同，流淚不是感動，流淚是因為失望。明愛醫院見死不救還死不認錯，東區醫院遺失男嬰遺體後還說謊以掩飾過錯，醫生判錯症做錯手術等等，難道全都是個別事件，歸根究底，問題出現在相關人員沒有醫德。

香港醫護人員的捨己為人的精神去了那裡了，醫德去了那裡了? 噢，原來醫德連同良心掉進垃圾桶裡去了!

相關新聞連結:

非典型肺炎特輯 SARS因公殉職醫護人員
http://yukz.com/ap/dr/index.html

台灣新聞．和平醫護員衝封鎖線抗議
http://paper.wenweipo.com/2003/04/26/CH0304260183.htm

東區醫院遺失男嬰遺體
http://www.news.gov.hk/tc/category/healthandcommunity/090106/html/090106tc05005.htm

明愛事件兩高層遭處分
http://www.news.gov.hk/tc/category/healthandcommunity/090217/html/090217tc05004.htm

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2009年2月21日星期六

內審人如何與其他部門同事相處

從事內審其實都可以和其他同事維持良好關係，一般來說，抗拒內審的主因是他們不清楚我們做什麼，誤會我們為他們「打小報告」，甚至認為我們發現的問題越多，工資便越高 (真的是這樣多好!)。所以讓他們了解內審的工作相當重要。不過這只限於正常的營運審計 (Operational audit)，如果進行專項或欺詐調查時，那當然不可以讓人家知道你做什麼。

要建立良好關係，大前題是內審一定要客觀，持平，及對事不對人。除此以外，就是要有讓他們了解我們的工作並建立互信，我的做法是這樣：

1)在審計前，內審同事和被審單位的所有相關同事來一次正式的工作前會議(Kick-off meeting)，時間不要太長，太約15-30分鐘就可以了。會議前我會準備一個PowerPoint 的presentation，內容包括了這次審計的目的，範圍，時間安排，報告的構成等等。如果大家是第一次見面，我還會做一些public relation的工作，例如簡單介紹一下內審部門的架構，職責，工作範圍等等。

2) 不論何時，清楚表明我們的審計最終目的是幫助他們規避風險，改善內控，而不是做金手指打小報告。

3) 建立一個溝通渠道，當有審計發現時，盡早與對方相關人員討論並尋求解決方法。當遇到重大問題時，還要盡早與對方部門負責人匯報。而且還要定期通知對方審計的進度如何。

4) 不要挑剔對方的小問題，例如數張voucher沒有簽名，入錯數，打錯日期等等，只要涉及的風險很少或影響輕微的話，口頭通知對方改正就可以了。如果小問題有很多的話，可以考慮給他們一份清單，並且表明不會放在報告內的，但要求對方跟進及改善。這樣的話對方便不會覺得我們挑剔，專找渣子。

5)實地審計工作完成前與部門來一次結束會議 (Closing meeting)，除了對方相關人員外，盡可能邀請部門負責人一同參加，在會議上把所有重大的審計發現確認一下及落實解決方法。做會議記錄與否需要看情況，如涉及重大問題的話，不妨做一個記錄作日後參考。

6) 審計報告內應包括被審單位的回應，不論他們同意與否，回應由他們自行編寫。(註：話需如此，但如果他們在報告中表示不同意，我會盡辦法說服他們同意)

7)報告完成後將初稿送交對方看看，如果在發佈正式報告前對方已將一些問題解決，不妨在報告中提及，算是給他們一個表揚吧。

最後要說明一下，這些都只是我自己的方法，在個人性格，內審在公司的地位及角色不同的情況下，以上的方法不一定可行。以我的情況為例，公司的管理層十分支持內審的工作，而且大部份部門都願意合作，有些甚至主動改善他們的內部控制，所以我的方法才有些成效。不過面對那些有問題而且還要千方百計阻撓我們工作的部們或人，那就不必和他們客氣了。

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2009年2月20日星期五

初入行的困惑, audit firm’s IA 還是 commercial IA?

在香港討論區(http://www.discuss.com.hk/)不時見到朋友問，初入內審這一行應先加入會計師行(audit firms) 還是商業機構 (commercial firms)。雖然我從未在會計師行從事過內審工作，但我個人認為，如果打算在內審這一行有好發展的話，加入商業機構是首選。坦白說，不論四大會計師行或者2nd tier的會計師行，其內審工作不會太深入，到客戶那裡工作幾個星期甚至幾個月，我實在看不到可以在這短時間內能幫助企業解決內控的問題。內審是一個持續的改善過程，不花上數年時間根本不可能有顯著的成效。況且需要找會計師行進行內審的客戶，很大可能自身連內審部門也沒有，他們的規模有多大，管理層對改善內控的態度有多積極，能在那裡學習到什麼就可想而知。

很多人誤以為內審是Problem Finder (問題發現者，即係“麻煩友”) ，但高層次的內審應該是 Problem Solver (問題解決者，即係“好幫手”) 。幫助企業解決問題才是內審的主要工作。要成為Problem Solver 並不容易，試想想，如果你對企業的行業環境，管理文化，制度，運作及系統等沒有很深很透徹的認識和了解，你從何向管理層提出良好並可行的改善建議？幫助企業解決內控問題不是一時三刻可以完成，有系統地進行至少也要幾年甚至數年才能完成，而且外在及內在環境不停地變化，解決了的問題可能之後重新出現或產生新的問題，所以要訓練自己成為一位出色的 Problem Solver，我認為最佳的學習環境就是商業機構，例如製造業，多元化企業，銀行等，而政府或某些機構也是上好的學習地方。因為在這裡，初入行的朋友才能學習如何有系統地幫助企業解決問題。另一個好處就是有機會參與專項調查，舞弊調查等，因這些大多涉及機密資料或工作性質較敏感，很少企業願意聘請外人來進行的。綜合以上幾點，我認為在這環境下學到的內審知識及技巧才會較全面。

文首曾提及過，我從未在會計師行從事過內審工作，以上的只是我的個人感受及意見而已，如果有朋友認為我所講的不對，懇請指正。

(後記: 關於 audit firm 的 IA工作，在另一文章《對audit firm’s IA的補充》有一詳細的補充)

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2009年2月19日星期四

特區政府對「不論年齡，唯才是用」的精彩演繹

今早看了馬沙前輩在《AM730》中專欄的一篇題為「反智(二) 」的文章，前輩批評政府準備推出的大學畢業生就業津貼計劃極度反智，資源嚴重錯配之餘，還對非大學畢業生做成不公。其實前輩不用那麼氣憤，特區政府一向對大學生都厚此薄彼，單看政府容忍那麼多借了免入息審查貸款的大學生長期拖欠還款就可知一二了，況且這計劃貫切了特區政府「不論年齡，唯才是用」的口號，不是嗎？在特區政府心目中，只有大學生才是「人才」，雙失甚至三失的年輕人在政府的眼裡只是一個負擔，一個有待慢慢解決的社會問題而已。

說特區政府高官反智，負責監察政府的尊貴立法會議員們則更不堪了。當政府提出這個計劃後，只聽過他們批評政府反應太慢，或者說要防止雇主濫用這計劃云云，但有誰為非大學畢業生們爭取過，又有誰為他們說過一句？

非大學畢業生們，唯有自求多福吧。

相關新聞連結:

馬沙的「反智(二) 」文章
http://charblogger.blogspot.com/2009/02/blog-post_19.html

大學生炒股賺55萬拒還貸款 2000人拖欠逾3年學資處積極研設信貸資料庫
http://hk.news.yahoo.com/article/090209/4/alit.html

「不論年齡唯才是用」政府電視宣傳短片
http://www.info.gov.hk/isd/tvapi/age/index.htm

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2009年2月18日星期三

香港審計人才會被國內同胞取代嗎?

上文《招聘國內內審人員何其難也》中曾提及到國內同事素質很好，曾經有人問我，既然國內同事那麼好，為何不關掉香港的內審，改為全部聘請國內同事罷了？其實我也一直擔心香港人是否會被國內人取代，日後真的很難說，但到目前為止，我認為香港人在內審以至會計專業還有三個很重要的優勢。

第一個優勢是我們的香港特區護照(或BNO也成)。從事內審工作需要經常到外地公幹，一項審計工作需要逗留在外地至少3-4星期，多謝我們的香港特區政府為我們爭取了那麼多地方可以免簽證入境。就算需要簽證的地方，最快1-2星期就可以辦妥入境簽證。反觀國內同事可慘了，幾乎到世界任何地方都要先辦入境簽證，而且手續繁複，獲批准的逗留時間也不會長，入境後還需要辦理延期申請。

第二個優勢是我們的國際視野。香港資訊發達，可以自由接收資訊及表達意見，而且華洋雜處，在這環境長大的我們，對其他國家及地方的認知較深較多，而且也習慣跟外國人打交道，價值觀也較貼近西方國家。

第三個優勢最重要，就是我們的Integrity (正直廉潔)。這個我們需要多謝前香港政府了，她留給我們一個廉政公署及一個相對較乾淨的廉潔文化。香港較內地廉潔，雖然賄賂，詐騙等的罪案時有發生，但至少香港人還懂得分辨這些是錯的，是不應該的。但是在很多國內人的心目中，錢或者利益才是最重要，不用盡手段去賺錢才是不應該。當然不是每個國內人都是這樣想，我所講的只是普遍現象而以。

從事內審或會計工作，Integrity是首要的。我不是說我的國內同事不夠正直，但是在某些問題上，可能會因大家的價值觀不同而產生不同的見解。我曾於中資企業工作多年，碰到過有國內內審人員因為被審單位的熱情款待和送禮，在審計調查中偏幫彼方，還代他們找理由開脫好使向管理層交代。我曾好言相勸內審人員應該持平及婉拒超乎常理的款待及禮品，但在這些人的心目中，不邀宴不收禮即是不給人家面子，邀了宴收了禮不給人家好處就是不近人情，荒謬吧?

香港人前兩者的優勢，恐怕在祖國日漸強大之下將會很快消失，但Integrity這個優勢，我相信仍能保持。只要香港仍能保持廉潔文化，香港人還是有希望的。

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2009年2月17日星期二

查韋斯成功修憲的我感

今天看新聞報導，委內瑞拉現任總統查韋斯在全民公決中，贏取了54.36%的選票支持修憲案以取消總統任期限制，他一直從1998年成為委內瑞拉的總統之今，這一屆的總統任期到2012年為止，贏得了修憲案的支持意味著他將可在任期屆滿後繼續連任總統 (當然要人民仍選他的話)。

查韋斯在2007年已提出修憲以取消總統連任限制，但當時遭到否決，為了增加今次的勝算，他將2月14日情人節的公眾假期順延一天好讓民眾投票。贏得公投後，查韋斯還說他將認真提高執政效率和改善執政效果，努力推動革命前進，改善治安，與腐敗和官僚主義做斗爭，將委內瑞拉建成世界強國，而且還宣布在未來一周中舉行慶祝活動，為民眾放假。

有人說權力會使人腐化，例如陳水扁由「台灣之子」變成「台灣之恥」，窮國津巴布韋的總統穆加貝不理國民死活在香港秘密購買豪宅及花費等，查韋斯已執掌委內瑞拉達11年之久，他會否變得腐化或其實早已腐化呢？今日以此文存照，我們拭目以待!

相關新聞:

查韋斯成功修憲可能成為終身總統:
http://news.sina.com.hk/cgi-bin/nw/show.cgi/12/1/1/1038291/1.html

窮國津巴布韋總統秘購香港豪宅:
http://hk.news.yahoo.com/event/fc/20090119/hkzimblady.html

台灣貪腐第一家庭:
http://specials.mingpao.com/cfm/Main.cfm?SpecialsID=80

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2009年2月16日星期一

招聘國內內審人員何其難也

上文《編寫中文審計報告原來並不容易！》中提及到在國內有真正內審經驗的人不多，在金融海嘯前，在廣州要聘請一位主任級的內審同事，大學畢業加3-4年相關內審經驗的，找了半年也沒有合適的，加上當時國內股市正值火紅狀態，不要說內審，就算公司其他部門招人也很困難。有見單靠從外面招人不是長遠辦法，我們嘗試了自家「生產」。首先與人力資源部門合作每年在各大院校招生。我們內審的目標是國內幾家重點大學的來界畢業生(即是下一屆的畢業生)，並派出內審同事到目標大學做講解及為同學進行面試，為了較其他企業先搶到了優異生，我們的工資較巿場優厚一點，而且在他們未畢業前和他們簽訂勞動合同。為了讓他們了解內審的工作，在畢業前一年的暑假讓他們來實習，其實這個短期實習很重要，一來可以讓我們了解一下他們的素質，工作能力及態度，二來也可以給他們機會對比一下他們心目中的內審工作與實際上的差別。以我們的經驗，剛畢業同事辭職的主因大多數是實際的工作與他們心目中的相差太遠，若實習後仍肯留下來的話，至少他們已經有了心理準備。

我不讚成性別歧視，招男生女生我都沒有問題，但近年國內有一個現象，招男生做內審及會計的特別難。到大學做招聘時，合資格面試的就只有女生。我的國內內審同事當中男生就只占部門人數的25%。內審部門始終都要有一些男生才行，因為有時我們要到一些苦寒之地或政治較動盪的地方工作，派男生過去會安心一些。為了平衡一下男女的比例，所以每次到大學做招聘時都會在未合資格的簡歷中找幾位男生來面試，但見了之後發覺真的不成。深究其原因，原來國內的男生大多跑到工科念書，願意念商科的男生都不是優異。間中商科都會出幾位優異男生，但他們畢業後全都跑到投資銀行工作去了。

在國內自家生產內審人員的效果相當不錯，一般來說，國內同事工作較熱誠，做事認真，肯學習，不怕苦。反觀香港同事，工作態度較懶散，不會主動學習，需要時間照顧他們多一點。不過香港同事也有優勝的地方，例如頭腦較靈活，見識較廣，英文口語及書寫都較內地同事好等等。不過，當國內同事到了羽翼豐盛的地步時，要留下他們並不容易，他們時不時都會收到獵頭公司的Cold call遊說他們轉工，而且到新雇主那邊不是做小角色，動輒不是主任就是經理，所以有時我也有給人家造嫁衣裳的感覺。

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2009年2月12日星期四

編寫中文審計報告原來並不容易！

香港企業，特別是製造業，十居其九在國內都有投資，從事內審的朋友少不了要經常在內地工作。出于管理及成本的考慮，早在多年以前，大多數香港企業已開始盡量將國內的營運單位實行地方化(localization)，以我現職的公司為例，國內單位的中層管理人員約超過90%是由內地同事出任，營運單位則由香港或國外的同事主理。因總公司的管理層全是香港及外國人，所以過往我的審計報告全以英文書寫，但近年國內單位的領導不時要求我將報告翻譯成中文，因為負責落實改善建議的多是內地的中層管理人員，一般來說他們的英文水平有限。我發現了一個現象，北方單位的中層管理人員英文較差(上海除外)，南方的則較好。

接受過香港九年免費教育，而且會考中文課成績也有C級，初時我以為將審計報告翻譯成中文是一件很簡單容易的事，但最後發現我徹徹底底的錯了！先不說國內的用詞與香港不同，原來語法，文章的舖排也很講究，而且還要用簡體書寫！為了改進我的中文書寫(較準確的說法是要較貼近國內模式的書寫方法) ，我閱讀了些國內書籍（例如我喜愛的小說）及國內的報章來學習，而且還特地找人家的報告來參考，雖然過程是痛苦的，但當聽到國內領導給我的嘉許時，滿足感很大。其實我也試過讓國內同事做翻譯，但因英文水平所限，效果不太理想，所以還是要親自操刀或交給香港同事做。

但是把英文審計報告翻譯成中文存在一個很大的問題，這就是時間！要進行翻譯，大前題是要首先將英文報告完成。但從事審計的朋友都知道，要完成一份報告的時間實在不少，先要審閱同事的工作底稿，出queries讓他們跟進，又需要與被審單位討論審計發現及落實改善建議，收 job回去前又需要召開結束會議，回去後還需要為報告做修改，校對等，在最樂觀的情況下，準備一份報告至少要花上1-2星期，再翻譯成中文的話，額外的1-2星期少不了。與同事及管理層商討後，我們找到了一個折衷的辦法，因總公司管理層主要看的是Executive Summary部份，而國內中層管理人員主要看的是詳細審計發現及改善建議的部份，所以最後安排報告仍以英文書寫，但詳細的那部份則以中文書寫。有了這個新安排後，國內內審同事的工作效率提高了很多。因為他們不再需要運用他們不習慣的英文書寫，以前詞不達意的情況改善了，而且審計發現及改善建議改以中文書寫，被審單位更容易明白，和他們商討問題及建議時就更有效率。

但世事沒有完美的，新問題出現了！從前報告以英文書寫，國內管理人員看完初稿或第二稿後多半會同意，因為他們不原全明白其中的內容，但轉了中文後，他們開始跟我們咬文嚼字，報告初稿修改的次數也越來越多，曾經試過到了第十稿才完結。

另一個問題是人員配備。因為報告是要雙語，審計經理級別及以上的同事必需通曉中英文書寫，去年有一位這個職級的同事走了需要請人回來填補，當時才知道原來在巿場上要找擁有這類經驗的人相當難。在香港要找一位富有內審經驗的人不難，但原來要精通國內中文及英文書寫的真是不多，至少外籍的應徵者已經不在考慮之列，而且叫價甚高。至於在國內就更難找，先不說有真正內審經驗的人不多，普遍來說國內內審人的英文水平還是不行。國內會計師大行出身的，英文水平還不錯，但因為他們沒有足夠的內審知識及經驗，聘請回來後需要給他們較多的時間做培訓及磨合。

總體來說，我認為雙語審計報告的好處始終較多，請同行也分享一下這方面的經驗。至於在國內招聘內審人員有何難，稍後在另一篇文章再談。

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2009年2月11日星期三

Internal auditor's resource

從事審計工作的我, 不時都需要找東找西, 例如尋找公司競爭對手的財務資料做 benchmarking, audit program, audit approach, law and regulations 之類。記得在十幾年前我剛入行時, 要找這些資料相當困難, 除非願意付鈔買回來。現在資訊發達, 只不過十幾年光景, 幾乎什麼資料皆可以垂手可及, 從前要花錢花資源去買資訊, 現在不用買了, 但仍然需要花錢花資源去核實資料是否可靠。

相信大家都經常在互聯網找資料吧, 以下是我在內審工作中最常用的網站, 大部分是免費, 現在列出來和大家分享:

1) AuditNet http://www.auditnet.org/
有超過2000個audit programs及working paper templates, 相當多部份是可以免費下載的。除了audit programs外, 還有得多有用的文章及連結, 特別是SOX的相關文章及最新發展等。進入前需要先註冊, 免費的。如果付款的話, 可以下載所有audit programs及working paper templates。

2) BNet Business Network http://findarticles.com/p/search?qt=internal+audit&qf=all&qta=1&tb=art&x=0&y=0

轉載了很多關於internal audit的文章, 不需要註冊, 大部份是免費的。

3) WhatIs?.com http://whatis.techtarget.com/
溫習CISA exam的必讀網頁, 內裡載有所有IT technology 的 definitions, 非常詳盡。不需要註冊, 是免費的。

4) PWC portal 及 publications http://www.pwc.com/extweb/home.nsf/docid/D4D7E2C6F0939E7A8525701A0007EE8B
大量的資訊及報告, 相當多部份是可以免費下載的。進入PWC portal前需要先註冊, 免費的。

5) ICAEW Doing Business in... http://www.icaew.com/index.cfm/route/149722/icaew_ga/en/Library/Links/Doing_business_in/Doing_Business_in
一系列的doing business guides和連結, 對海外分支機構的審計有一定的幫助。不需要註冊, 是免費的。

6) Baker Tilly International http://www.bakertillyinternational.com/Default.aspx?page=1435
和ICAEW一樣, 載有一系列的doing business guides。不需要註冊, 是免費的。

7) CIA world factbook (CIA? 對, 這個CIA真的是指美國中央情報局)
https://www.cia.gov/library/publications/the-world-factbook/
世界各地方的資訊及介紹, 對海外分支機構的審計有一定的幫助。不需要註冊, 是免費的。

8) 中國審計網 http://www.iaudit.cn/Index.html

中國大陸的審計網, 載有大量的中國審計的資訊及文章, 不過網頁是簡體字, 不需要註冊, 是免費的。

9) IIA香港分會 http://www.theiia.org/chapters/index.cfm?act=home.page&cid=165

載有過去由分會舉辦的seminars的Presentation materials。不需要註冊, 是免費的。

10) ISACA香港分會http://www.isaca.org.hk/cms/component/option,com_weblinks/Itemid,23/

載有過去由分會舉辦的seminars的Presentation materials及一些有用連結。不需要註冊, 是免費的。

11) 香港貿易發展局網頁內的industry portals http://www.hktdc.com/

內裡有很多關於中港貿易相關的資訊, 例如內地海關, 勞工, 金融法例, 行業動態等等。不需要註冊, 是免費的。

12) Wikipedia http://www.wikipedia.org/

這個網頁不需要多講了吧, 幾乎想知道的資訊都能在這裡找得到。不需要註冊, 是免費的。

13) Deloitte IASplus http://www.iasplus.com/index.htm
尋找Accounting standards必到之網頁。不需要註冊, 是免費的。

14) ISACA 總會 http://www.isaca.org/
在Download區內有大量的 IT audit programs, COBIT, Standards, Research papers 等, 但絕大部份只限ISACA會員下載。

15) IIA總會 http://www.theiia.org/intauditor/
IIA的期刊 "Internal Auditor"最近放在總會的網頁上供公眾瀏覽, 其中的 "Back to basics"系列的文章值得一看再看。

16) VFM audit manual http://dsp-psd.pwgsc.gc.ca/Collection/FA3-30-2000E.pdf
VFM audit 即是 Value-for-money audit，中文名稱是「衡工量值式審計」。VFM audit 有別於我們商業機構常用的營運審計 (Operational Audit) ，前者是針對受查機構在履行職務時所達到的節省程度(Economy)、效率(Efficiency)和效益(Effectiveness)進行審查；後者則針對企業的內部控制是否足夠及有效。衡工量值式是審計的最高境界，多為政府及其資助機構 (Public Sector) 所採用。以上的 manual 是由加拿大 Auditor Office 的所採用，極具參考價值。

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2009年2月10日星期二

內審工作的樂趣

在內審工作多年, 我個人認為這個專業非常有趣, 內審工作有機會碰到不同的事物, 又需要接觸很多不同地方及背景的人, 上至CEO下至清潔大嬸我們都需要懂得與他們沟通。以我工作過的其中一家公司為例, 它在大陸和海外有廿多家分支機構, 除了我們內審同事及管理層外, 沒有第二個部門像我們有這樣的機會探訪所有地方。加上我也喜歡旅行, 單單在內審這一行, 我到過的地方超過100個, 包括亞洲, 非洲, 中東, 歐洲, 南美洲, 北美洲, 相當不錯吧? 遲一些我會將我到過的地方的照片上載給各位看看。

另外一個有趣的地方是做調查 (fraud investigation), 查東查西搜集證據挑戰性很大, 而且通常是困難重重, 但當搜集到足夠證據以揭露被調查對象的罪行時, 那種滿足感真是無法形容。而且當要與被調查對象對質時, 單看他們的反應就已經相當好玩。記得有一次做調查, 情景與多年前被某報紙踼爆以權某私最後要坐監的一位議員一樣。通常對質時, 相關部門負責人, 人事部總監和被調查對象的上司都要在場。我們先向被調查對象講解公司收到投訴所以進行調查, 然後要求被調查對象對每個指控解釋, 被調查對象例牌否認, 而且還編造故事解釋一番。接著我們拿出第一份證據出來, 被調查對象表現不錯, 即場又編造另一個故事掩飾, 還滿臉通紅十分激動地訴說給人家陷害云云。當時我二話不說拿出第二份證據出來, 接著看到他的臉色開始由紅轉青。我接著拿出第三、四及五份證據出來, 他的臉色就開始由青轉白, 而且說話時有些口震, 很好玩吧?

曾有友人問為什麼我們的工作需要接觸清潔大嬸, 難道我們連她們的工作表現也需要審核? 也不放過她們? 跟較低職位的人打交道, 其實是我的一位前上司教導我的。經驗告訴他, 一家機構裡職級越高的人越不會向內審的同事講真話, 相反, 與較低職位的人交談中, 或多或少你可以得知那家機構的一些東西, 例如職員的想法, 他們對公司,管理層或制度的看法, 以至一些管理層或部門的作態等等。我的上司曾碰過一個例子, 在進行payroll的審計期間, 他發現某部門的overtime payment特別多, 剛巧有一天晚上他在公司工作得很晚, 在小休時碰到一位大嬸正在做清潔, 閒談中大嬸稱讚我的前上司很勤力, 因為每天晚上就只有他留在公司工作, 其他部門的人一早便跑光了。這段對話激發了前上司對某部門的overtime payment的懷疑, 在一連串針對性的調查後, 發現某些人虛報overtime。這方法我一直都在用, 而且不單是亞嬸, 還有個部門的秘書, 雖然沒有像我前上司以這方法發現大問題, 但也收了不少"風", 對審計工作幫助甚大。

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內部審計介紹之三: 專業要求CISA

在上文《內部審計介紹之二: 專業要求CIA》中提到, 要成為一位內部審計師, 專業會計資格是不可缺少, 如果能擁有Certified Internal Auditor (CIA)及Certified Information System Auditor (CISA)就更好。

CISA是由 Information Systems Audit and Control Association(ISACA)所頒發, 和CIA一樣, CISA所學的與實際工作上遇到的沒有分別, 所以對現職內審的人來說考這個試並不太難, 不過考CISA需要有一定的IT知識, 如果本身並不是IT出身, 考CISA會有些難度。ISACA每年會刊印一本CISA考試手冊(CISA exam review manual), 內容涵蓋了所有考試的範圍, 但單單溫習這本手冊還不足夠, 還要閱讀ISACA的期刊及一些相關的文章。以我為例, 我是會計出身, 讀書時只修讀過幾門IT相關的課程, 對IT不太熟悉, 所以應考CISA前我花了一年時間準備, 包括報讀ISACA香港分會所舉辦的考試研習班, 溫習考試手冊(由頭到尾至少溫習了三次), 閱讀期刊及相關文章, 一旦有不明白的地方就向IT同事請教, 問到明白為止, 臨考之前就試做了過去多年的考試題目, 最後成功一次過關。

CISA考試是以選擇題作答, 根據現在的機制, 試題總共有200條, 但每條問題的分數並不一樣, 800分滿分, 考獲450分或以上為合格。考試合格后, 加上五年的相關IT審計經驗就可以申請成為CISA。CISA考試的詳情:
http://www.isaca.org/Template.cfm?Section=CISA_Certification&CONTENTID=20450&TEMPLATE=/ContentManagement/ContentDisplay.cfm
補充一下, CISA考試可以選擇中文試卷, 但我個人並不鼓勵這樣選擇, 因為其專有名詞的翻譯跟我們香港慣用的不盡相同, 可能會因此影響考試的成績。

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內部審計介紹之二: 專業要求CIA

內部審計師 (Internal Auditor)通常是會計專業出身, 要在這一行發展, 專業會計師(qualified accountant)這專業資格少不了。以香港的情況, 只要你擁有任何一個專業會計師的資格就可以了。

除了專業會計師的資格外, 如果擁有Certified Internal Auditor(CIA) 及 Certified Information System Auditor(CISA)就更最好。CIA是由美國的 The Institute of Internal Auditor (IIA)所頒發, 除了CIA, 她們還頒發其他專業資格, 例如Certified Control Self-Assessment(CCSA ), Certified Goverment Audit Professional(CGAP) 和Certified Financial Services Auditor(CFSA)。目前來說, CIA是較多人認識和承認的一個資格。在ENRON未發生造數醜聞前, 企業管治(Corporate governance)和內部審計根本不被重視, 當時和別人談起我是CIA時, 人家還以為我說笑在講中情局(Central Intelligence Agency), 但由於企業管治越來越受重視, 所以現在很多人都認識CIA, 特別在近年, 大陸每年至少有幾千人考CIA。

以我的經驗, 如果本身是從事內部審計的話, 考CIA不會太難, 以我認識的同行當中, 通常1-2次就能考取到合格的成績, 不過如果未曾接觸過內部審計的工作, 考CIA會有一定的困難, 因為試題大多圍繞內審工作上實際遇到的問題, 只靠讀書是無法過關的, 而且不是任職內審的話, 考取CIA資格的用途也不大。

CIA考試有四部份, 持有HKICPA 或 ACCA資格可以申請豁免第四部份。香港有一個 test center, 不過先要到 www.theiia.org 登記及註冊, 完成后IIA會發email確認, 憑email親身上test center 考 CIA 試。因為我的CIA在早年已考取了, 所以現在的情況不太清楚, 但聽說現時考試是 computer based, 考完後可以立即知道結果。詳情請看這裡:
http://www.theiia.org/certification/certified-internal-auditor/certification-candidate-management-systems/#New%20Candidates 及其中的 candidate handbook。

至於CISA, 將會在另文介紹。

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內部審計介紹之一: 專業範疇

內部審計(以下簡稱IA)主要分三個範疇(sectors): (1) 一般的商業機構(Commerce), (2) 銀行(Bank),及 (3) 政府或非政府機構(Public Sector and Non governmental organizations)。以香港的情況, 加入了其中一個範疇後, 日後想轉至其他範疇會很較為困難, 因為不同的範疇所要求的技能及知識不盡相同。

首先說一下商業機構的IA, 如果有志於這個範疇工作, 入職的首選是製造業或多元化企業(manufacturing or conglomerate), 而且入職的公司最好是在中國大陸及其他地方都有投資。除了所見所聞會較多外, 現在香港對這類IA人的需求最大, 而且薪金不錯, 但因工作性質關係需要時常離港出差。我曾做過一份IA工作, 平時留在香港的時間只有20%, 其余時間全部到其他地區出差, 未婚或正值摶殺期的可以考慮一下, 但已婚甚至有了小孩的就必須考慮清楚了。

至於銀行的IA, 首選係大行或外資行, 華資和中資銀行是次選。因為在大行和外資行工作, 除了薪金較優厚外, 所學到的知識也較多。另外, 因為銀行的營運十分倚賴IT系統, 所以銀行的IA工作十分看重IT審計。IT審計有別於一般的審計, 審計人員需要對IT的各個範疇有一定的認識, 對一個會計畢業生來說, 這是一項挑戰。

至於政府或非政府機構, 首選是香港政府的審計署和香港賽馬會。這個範疇和上述兩個一同, 前兩者主要做營運審計(Operation audit), 但後者主要做衡工量值審計(Value-for-money audit)。衡工量值審計較營運審計困難, 因為很難決定一個所謂標準去衡量被審單位的工作表現, 所以甚俱挑戰性。我個人不太鼓勵新入行的到非政府機構(NGO)做IA, 一來這個範疇太專, 日後轉工時不太容易,而且非政府機構較多關注採購及付款流程, 所以學到的東西頑有限, 不過如果有志於幫助有需要的人或者想体驗人生的話就另當別論。我有一位朋友曾在非政府志願機構任職IA工作兩年, 他經常要到第三世界國家工作, 眼界大開。

除了擁有相關的會計知識及技能外, 從事內部審計工作還需要有 common sense。例如當你遇到一個問題時, 能否舉一反三。另外, 還要有好的communication skill, interpersonal skill 和 report writing skill。因為IA要和不同的人打交道, 上至senior management, 下至清潔亞嬏你都要可以同佢地講到兩咀, 而且IA的 output 主要是audit report, 所以要有好的report writing skill。以前寫得一手好的英文audit report已經可以橫行天下, 但現在還要懂得寫好的中文audit report (簡体字+大陸式語法)。

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甚麼是內部審計 (Internal Audit)

內部審計(英文 Internal audit)是一個職能, 其主要工作是幫助公司建立及維持有效的內部控制 (internal control)。其他的工作還包括專項審查(project review), 舞弊調查 (fraud investigation), 管理審查(management review), 盡職審查(due diligence)等。

一般大公司, 特別是跨國企業, 銀行, 政府機構等都設有內部審計。由於大公司及機構的規模, 管理層無法清楚知道每個部門, 子公司或分支機構的工作是否合符公司的方向及利益, 所以管理層需要內部審計來幫助他們做監察上的工作。

內部審計類似古時的欽差, 不同的是欽差擁有處置犯官的權力, 但內部審計則沒有。內部審計只可以如實將問題向管理層反映, 並向管理層及相關部門提出改善建議, 但部門執行與否, 全由部門自行決定。所以也有人形容內部審計是管理層的線眼, 甚至密探等等。

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2009年2月9日星期一

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