審計的九種技巧（5）：觀察

Observation，此技巧也是審計常用的，例如記錄一個流程時，我們就可以通過觀察來做記錄。又例如對某個流程進行合規檢查（Compliance test）時，我們可以通過觀察，來查看實際運作是否符合流程的規定。比如現金支薪流程、現金銷售流程、年度盤點等等。

又例如某企業聲稱有一條生產線，我們就可以通過實地觀察來了證明是否屬實。心水清的朋友或許會問，「觀察」和早前提及過的「實地查看」有何分別？

其實前者觀看時較為仔細，所以用的時間比較長；後者只著重看的東西「存在」與否，以及「現狀」如何，所以用的時間比較短。

聽過一宗個案，某核數師為了核實客戶的生產線，派員到當地進行實地查看。核數人員逗留了半天便離開，並打算於翌日離開當地。就在乘車到機場途中，核數人員發覺有東西遺留在工廠，所以急急折返。豈料到達工廠後發現人去樓空，只餘下幾部機械。核數人員覺得事有XX，查問工廠附近的商店，才知道廠房已空置多年，前天突然有大批機械運了進去，昨日還見到有大批工人出入，不過今早工人不見了，機器也陸續搬走。最後，核數師發現原來生產線是假的，工人和機器到是客戶向友好企業借回來的。

為減低這種可能，突擊或長時間的觀察就比較可靠了。所以，為甚麼在年審時，核數師總是喜歡臨急臨忙才肯確定行程，盡量避免客戶做類似的安排也是考慮之一。

也親身見過一件個案，有製衣廠在生產高峰期訂單應接不下，不得不安排工人加班。到了月中，工廠眼見工人的工時快將超出當地法例上限，但又不能停產，為了掩飾違法加班，工廠在廠外租了個臨時地方，把部份工人和機器搬到那邊處做生產。面對這種情況，除了好運給你撞破外，靠正常審計程序真的很難可以發現。

所以，不要期望內部控制能防止舞弊，內控只能將風險控制在一定範圍內，要完全杜絕是沒有可能的。

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審計的九種技巧（4）：確認

Confirmation這個審計技巧常用於外審，例如要求銀行開出書面確認去證明企業的賬戶情況，包括各戶口的結餘，借貸，及担保等。又或者要求企業的客戶和供應商簽發書面確認去證實結欠存在和金額準確。還有要求企業的管理層簽發Management representative letter，其實也可以說是確認的一種，因為管理層簽了以後，就代表清楚及了解letter所列出的一切事項。

內審也經常使用確認這技巧，特別是用於查詢時，要求被審部門或某些人確認某些事項。例如某事情是否發生過；某事是否某部門的管轄範圍等。又例如在審計中發現了一些管理漏洞，我們就會要求相關負責人確認，並一起商討解決方法。

要求第三方做確認，一向被視為是可靠的審計證據。因為在一般情況下，第三方無必要弄虛作假替被審單位隱瞞。但為了保持獨立性，最佳做法是由審計人員直接聯絡第三方。

要求當事人做確認也很重要，雖然可靠性沒有第三方高，但至少肯「認頭」，有事時就可以免卻審計的責任。

有一點不可不提，由於國內造假的風氣實在太盛，有別於一般做法，向國內銀行發出確認請求時，必須要由審計人員連同企業財務人員親身到銀行辦理，而且也必須明確要求銀行將確認信直接寄回給審計人員。

另外，確認也分書面和口頭，所謂「口講無憑」，在一般情況下，能得到書面確認當然最好，但在某些時候，例如進行舞弊調查，第三方或其他證人只願意做口頭確認時，我們唯有盡可能把當時的對話記下，甚至說服對方做錄音。

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