2010年6月30日星期三

突破樽頸需要「迫」

很少會在這裡「呻」工作上有多辛苦,但今次不得不講幾句。最近真的是很忙,由清早回到公司坐下,至傍晚下班回家的十個小時,除了偶爾起來盛水、如廁及開會外,基本上沒有一刻是離開過坐位的。又因為時間很急,基本上沒有時間去想清楚就要去做了,這種見一步行一步,摸著石頭過河的工作方式實在很有問題,可是又要無奈接受。

可恨自己不去多讀點書,吸收多點知識,現在要臨急抱佛腳。幸好自己不怕羞,遇到問題就找人問個明白,無人可問時就在網上找資料,甚至連公會及公共圖書館也不會放過。

但凡事都有兩面,通過最近這種試煉,讓我有機會將自己的潛能發揮出來,例如一些以前從來覺得自己做得不好的東西,就是因為沒有時間讓我去多想,沒有時間去猶豫,硬著頭皮去做去衝,結果發現原來自己還是可以勝任的,有了經驗後信心就隨之而來了。

人是很奇怪的動物,有些時候需要「迫」一下潛能才可以發揮。記得很早以前曾有報章報導過,有位母親為了救出被一輛私家車壓著的孩子,她將整輛車舉起,事後連她也不明白自己何來這般力氣。

在討論區遇到一位版友就剛遇到職業上的樽頸,在此寄語他/她早日能突破自己現有的框框,並找到適合自己路。

共勉之!

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2010年6月28日星期一

體育老師教中史

「黃帝唐虞夏商周,歸秦合漢三國休,晉終南北隋唐繼,五代宋元明清收」

28個字就簡單歸納了中國的歷史年代。剛查了一下,原來這首詩還有其他版本

這一首詩是中學時期一位老師教我們的。有趣的是,這位老師不是任教中史或者中文,而是我們的體育老師。體育老師也教中文?其實因為中史科老師某次因事請了假,並由這位體育老師代課,在課堂上他教了我們這首詩。

我的中史只有中三程度,很多知識,特別是課程大綱的指定內容,早已忘記了,留在腦海內的就只有這首詩和一些野史故事,但記憶很零碎,只能依稀記起一些。

如果老師知道有我這樣差的學生,不知他會怎樣想?嘻嘻!

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2010年6月25日星期五

發薪流程的其他常見問題

上一篇文章《發薪流程的內控檢查》談到製造業「計件工」在工資上的問題,這一篇則談一下其發薪流程的其他常見問題。

1)虛報件數

有些工人為了領取多一些工資會向公司虛報自己的產量。一般來說,公司會用各種方法來確保工人的產量是正確的。最基本的就是將當日生產線的總產量和所有工人上報的總產量來核對。

另外,也要留意工人的產量是否已扣減了不合格的生產數量,以及重做的產量是否再次計入工人的產量。例如一位工人當天的產量是100件,但其中5件不合格需要重做,如果重做未完成,公司有沒有機制確保這5件不合格的會在100件中扣減?如果重做完成,公司會否仍將工人的產量錯誤當成是95件又或者是105件?

2)表現獎標準欠客觀及透明度

公司為了鼓勵員工生產多一些,很多時會推出表現獎來激勵員工,如果單以生產數量來做標準的話就比較簡單,可是,有些公司卻加入了其他比較主觀的標準,例如「工作態度」,這樣就不太合適了,除了容易引起爭駁,也給車間主管偏私的機會。所以獎勵必須要以客觀的標準來做評審,以及具透明度。

3)罰款沒有標準

除了奬勵,很多公司也會以罰款來防止員工進行某些行為,最常見是遲到。和表現獎一樣,其標準必須客觀及具透明度。另外,也要留意罰款及其金額是否抵觸當地的勞工法例。

4)算式設置或者件薪價格出錯,又或者未有及時更新

類似的問題經常會發生,而且效果比較嚴重,所以控制相對上需要嚴謹一些,特別是誰有權去更改算式及更新件薪價格,系統是否能記錄誰及何時改動過,改動後是否有人做複核和測試等等。

5)扣款出錯

一般來說,特別在大陸,每月從薪金中扣款有多個項目,除了法例規定的例如退休金,住房公積金供款,醫保/社保供款,稅款等等之外,還有員工的食宿費用及其他扣款,錯扣的機會比較大,所以有效的控制是必須的。例如利用Control Total,Reasonable Check,甚至人手抽查都是比較有效而且省時的方法。

最後想講一下派遣工,即是公司向外面的勞務派遣企業租借工人回來做一些臨時工作。雖然這種方式對公司來說富有彈性,而且又可以節約行政成本,可是其風險也不少,例如派遣工未有經過適當的培訓,但卻被派遣負責了一些需要某種知識的工作,例如在危險倉搬貨,而且公司也未必清楚這些派遣工的背景,在保安上有一定的隱憂。

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2010年6月23日星期三

溝通和演示技巧的重要

一位網友給我電郵,說他今年剛畢業並開始找工作,他是修讀財務的,本來理所當然要找財務的相關工作,可是他自己性格較內向,而且不善辭令,如果從事財務工作的話怕發展有限。雖然覺得會計工作苦悶乏味,但認為他自己的性格適合從事會計工作。

或者這樣說吧,和大部份其他行業一樣,要在會計專業發展,懂得和別人溝通及善於表達是很重要的。這個需求在基層職位如會計文員,初級會計主任,會計助理等並不明顯,因為其工作性質主要是對內為主。中層職位,例如會計主管,助理會計經理,甚至會計經理的,缺乏溝通及演示技巧勉強也還可以。可是到了高層職位例如高級會計經理,財務總監,以至CFO,擁有良好的溝通及演示技巧是必需的。

試想一下,要向管理層解釋公司的財務狀況,營運表現,新會計準則對公司報表的影響等,沒有良好的演示技巧是很難令人清楚明白的。又例如要組織其他部門去解決內部控制的問題,又或者要推行新的會計系統或流程,不懂得和各部門溝通的話根本無法進行。

所以,不論是會計專業與否,如果希望在職場上有好發展的話,還是及早裝備和改善溝通及演示技巧吧。

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2010年6月21日星期一

從數字遊戲論做人態度

最近看到一篇題為《進退 0.1》的文章,作者李怡先生介紹了一個「簡單」的數字遊戲。遊戲總共只有三條很簡單的算式,全部都只是用乘號來計算,分別是:

算式 (1):1.1 x 1.1 x 1.1 x 1.1 x 1.1 x 1.1 x 1.1 x 1.1 x 1.1 x 1.1 x 1.1(將1.1乘以10次)

算式 (2):0.9 x 0.9 x 0.9 x 0.9 x 0.9 x 0.9 x 0.9 x 0.9 x 0.9 x 0.9 x 0.9(將0.9乘以10次)

算式 (3):1 x 1 x 1 x 1 x 1 x 1 x 1 x 1 x 1 x 1 x 1(將1乘以10次)


結果是:

算式 (1):2.853116706

算式 (2):0.313810596

算式 (3):1

算式雖然簡單,但其寓意卻甚有意思。

算式(1)中的1.1代表每次進步少許,那怕每次的進步只有0.1(以百分比計,其實0.1相當於1的10%,所以我不同意0.1只是少許),但多次的進步以後,累積起來的足以令自己有很大的進步。

算式(2)中的0.9代表每次退步少許,每天讓自己懶散一點、懈怠一點的話,久而久之就令自己愈變愈差。

算式(3) 中的1代表既不進步也不退步,結果就是讓自己一成不變。

要怎樣做人是自己的選擇,你選0.9,1還是1.1?

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2010年6月18日星期五

「值錢」的內審經驗

有一位從事內部審計的網友給我電郵,說他現在的職位能學得到的東西很有限,因為他大部份時間都只是做一些文件及報告上的準確性審核工作,問我是否應該轉工。

不單這些文件審核的工作,我自己初入行時甚至經常要做一些Cash Count之類的工作,當時我也很不開心,有大才小用之感。另外,一直也覺得遵從性的測試(Compliance Check)極為沈悶,學到的東西有限,沒有Process Control Review那般有趣及具挑戰性。可是現在的看法已有點不同,而且也很後悔當初沒有好好去學習,沒有用心去看清楚被審對象是如何運作的。

在內部審計工作了那麼多年,內審的知識,技巧及經驗固然重要,但論「值錢」程度,我卻認為怎樣也比不上在已往任職過公司的所見所聞。要看要學的東西其實很多,例如每家公司每個部門或者流程的運作模式,管理方法,內控設計,具體的政策及程序,所用的系統及其設置等等。舉一個實例,要控制員工的出差費用,有公司會要求員工事前準備一個預算,然後利用這個預算來做控制;有些公司則以實報實銷,但每項費用均有個上限;有些公司怕麻煩,索性向員工發放Per Diem而不需要實銷費用。這些知識對內審來說是很重要,特別是協助公司制定政策和流程的控制時,可以將別人的成功經驗拿來用,這些Benchmarking就是我們從事內審的重要資產。

覺得現在的工作學不到什麼又或者很沈悶?沒關係,將眼光放遠一點,利用Auditor的身份去仔細研究一下被審對象。在外面找顧問做Benchmarking或者參加課程和研討會要付錢,在公司既可以學習之餘又收取薪金,何樂而不為?

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2010年6月16日星期三

混帳

「不應隨便罵人『混帳』,因為背後有『亂倫』的意思,女孩子說出口不臉紅嗎?」

這是我唸初中時中文老師給我們講的。

老師是位學富五車的女士,具體情況已記不起,只隱約記得在某天的中文課上,有位女同學不知何故向鄰坐的男同學說笑,罵他『混帳』,老師聽了後就講了上面那句話。

大概老師見我們一臉茫然,就接著解釋說,古時候天氣冷,一家人會睡在同一個炕上(即是下面生火上面睡覺的那種),但為免尷尬,父母,兄第,姊妹之間都會以帳幃做間隔。罵人『混帳』,即是說人家搞在一起,沒有人倫。(後記: 原來應該是「炕」,而不是「坑」)

不過,相信今時今日知道這典故的人不會太多,就算知道的也不理會,或者甚至故意用了然後暗自偷笑!哈哈。

有沒有發覺,上一、兩代的中文老師不單只教書本上的知識,而且還會借機會向我們灌輸做人的道理,有些則講解一下歷史,特別是課程大綱較少觸及到的中國近代史。以前覺得老師不應講這些與書本及考試無關的課題,現在則覺得恨少。不是嗎?課本的東西早已忘掉,但這些額外學到的東西卻永世難忘。

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2010年6月14日星期一

八十後苦無出路,誰人應要負責?

今天很多「八十後」都要面對就業困難,向上機會比以前少的問題,特別是大學畢業的那一群,辛辛苦苦讀那麼多書,好不容易才能成為天子門生,畢業後卻很難找到理想的職業,要像師兄師姐們那樣能夠在三十歲前「上位」更加是沒有可能。造成今日的局面,究竟誰人需要負責?

或者我太簡單地將問題歸咎於董伯伯一個人,無論如何,我認為董伯伯和他當年的管治班子是導致八十後問題的元兇,因為他們只顧大搞高等教育普及化,但卻又未有充份考慮日後的經濟是否能承接大量的大學畢業生,除了浪費社會資源外,也造成八十後就業困難。

有人認為很多問題都不是單單一兩個原因造成,也有人說將來的經濟難以預測,所以不應責怪他們。但目前八十後的就業問題,就正正是他們當年沒有好好的想清楚就去做。不說別的,單說香港工業,生產工序北移在很久以前已經發生,北移的後果必然會令到高中層職位減少,就算不致數量大減,增幅也會很有限。如果連這些簡單的事情都看不到想不通,那我們要這些“領導人”來幹什麼?

毫無疑問董伯伯的確是位值得尊重的大好人,可是,「無情力,打死人」,好人幹壞事往往比壞人來幹更嚴重,影響更加大。

董伯伯因腳痛退了下來由曾特首補上,現在曾特首的任期快到了,八十後就業這個燙手山芋又將落在新特首手中,最慘的是新一批九十後將緊接而來,問題將會是愈來愈大,真不知如何收科。

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2010年6月11日星期五

誰是富士康連跳的幫凶?

富士康連跳事件令各界關注,很多人歸咎於其管理出現問題,甚至很有人認為富士康是血汗工廠,妄顧工人的權益;也有人認為中國作為世界工廠的經濟模式已經到了盡頭,中國人需要反思及改革云云。

真的是這樣嗎?

根據Apple公司 09年的業績,其總收入(Total Revenue)有429.1億美元,而銷貨成本(Cost of Goods Sold)是256.8億美元,毛利達到40%。反觀富士康 09年的業績,其總收入有72.1億美元,而銷貨成本是67.9億美元,毛利只有5.8%。

以此推算,假設一部32G的iphone的售價是800美元,減去Apple的40%毛利,富士康大約拿480美元,再減去富士康的5.8%毛利,iphone的造價大約是452美元。又假設員工工資佔總成本的三分之一,即是富士康的員工只能在每部iphone中拿到150美元,或者是售價的18%。以上的計算十分粗略,因為Apple的銷貨成本中肯定還有其他支出,即是說富士康員工真實拿到的應較18%更少。 (後記:有位網友指出,Electronic Manufacturing Service Industry的直接人工(Direct Labour Cost)大約只是銷售的1-2%,而間接人工(Indirect Labour Cost)大約是2%,即是說工資成本大約只是5%左右。如果按此比例來計算,富士康員工只能在每部iphone中拿到24美元。)

再看看兩家公司的員工人數和毛利,富士康在09年度共有118,702位員工,將其09年的毛利平均除以員工人數,每位員工能為公司賺錢3,600美元;Apple在09年度共有36,800位員工,即是說其Apple每位員工能為公司賺錢37.6萬美元,差不多是富士康員工的10倍。

問題的源頭是Apple嗎?當然不是,沒有顧客對Apple的產品趨之若鶩,他們何來賺那麼多錢?如果要追源溯底,連跳慘劇還不是我們這班顧客造成的?就算不是我們一手造成,幫凶的罪名也逃不了呀!

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2010年6月9日星期三

Act Now

偶然看到林燕妮小姐在蘋果日報一篇題為《別想,做吧》的文章,林小姐認為當面對不想做的事情時,我們總會考慮一番;相反,當面對想做的事情時,根本不會考慮而且會馬上就去做了。所以林小姐認為考慮只是為了逃避,抱著「想做便去做(Just Do It)」這句話辦事,反而令她沒有那麼忙,因為工作是一樣的,但卻省了考慮和逃避的時間。

最近收到幾位網友的電郵,不約而同地都是想我在升學、就業、揀選專業試等等的問題給個意見。從他們的對答中發現到一個相同的地方,就是他們其實是心中已有了答案,但生怕選擇錯了日後令自己後悔,所以思前想後不敢下決定。

對重大的事情先三思而後行的確是對,但有時計算太多反而讓自己停滯不前。坦白講,將來的事無人可以準確預料,既然自己已有個想法,何不相信自己?就算將來後悔又如何,升學、就業、揀選專業試等等只是漫漫人生路的一個小部份,一生人要後悔的事何其多,多一件半件也沒有什麼大不了的。

其實對自己的選擇感到後悔是很無謂的,因為就算當初選了另外一邊,也不能保證一定是對的。正如我自己從前也經常後悔在入行前沒有投考Big 4一樣,就算當年我成功進入了Big 4,誰可以保證自己一定可以比今天活得更好?

我很喜歡《阿甘正傳(Forrest Gump)》這一套電影,因為它讓我領悟到「隨願而安」的做人態度。特別是在片頭出現的那根隨風飄盪的白羽毛,雖然不能控制方向,也不知道將會乘風飄往何地,但就是這種「隨願而安」令羽毛輕逸自然地在天空飛翔。

面對兩難時不知怎去選?隨自己的心意吧,借用港府及曾特首最近的金句,Act Now!

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2010年6月7日星期一

發薪流程的內控檢查

相對其他流程,發薪流程(Payroll Process)比較複雜,而且牽涉的法例法規也不少,就以比較簡單的地方例如香港來說,當中就包括僱傭條例,強積金,稅務條例,個人私隱等等。另外,發薪流程也涉及很多其他的流程,其中最基本的就有各種人事流程(例如招聘,辭退,升遷,薪金調整等),考勤流程(Attendance Recording),假期記錄(Leave Ledger)和法定扣款(Statutory Deduction)等。加上如果有其他補償和扣款(例如Bonus,Commission,Travel Re-imbursement,Medical Claim Reimbursement,Staff Loan Repayment,個人宿舍支出等等)的話,流程就會相當繁複。

由於範圍實在太大,這次選一個比較有趣的環節來討論,就是製造業「計件工」(Piece-rated worker)在工資上的「古惑」招數和問題。

1)領取最低工資

計件工的工資按其產量計算,例如一位工人當月的產量是1000,而每個單位的工資是2元的話,工人當月的工資(未扣除公積金和稅等等的扣款)就會是2000元了。可是因為有些地方例如國內的勞動法有最低工資這一個要求,所以就算計件的工資未能達到最低工資水平,公司也需要發放最低工資給工人。

有些工人就看準了這點,將自己部份產量轉給另一位工人,好讓自己領取最低工資,然後將差額平分。舉個實例,工人A和工人B在當月的產量同樣是1000,如果按正常單價2元一個單位計算,他們各領取2000元工資。

假設最低工資是1500元,如果工人A將500個產量單位轉給工人B,他的計件工資便會是(500x2)1000,但因為假設最低工資是1500元關係,他便能額外獲得500元。工人B因得到工人A轉來的產量,所以他的工資便會是[(1000+500)x2]3000元。工人A和工人B將所得工資加起來再平分,他們各人便可以得到[(3000+1500)/2]2250元。即是每人額外得到250元了。

2)領取產能獎金

有些公司為了鼓勵工人提高產量,生產愈多則奬金愈高。所以有些工人便合謀將自己部份的產量集中轉到其中一人身上,由一人來領取產能奬金,最後大家將奬金平分。如果結合以上最低工資的漏洞,其獲得的工資將可以更多。

3)產量放在加班中去

很多地方都要求僱主發放額外工資給加班的員工,例如平日的計件單價是每單位2元,加班的單價則是每單位3元。為了領取更加多的工資,有些工人會故意收起部份平日的產量,然後將其放在加班中計算。

其實這些招數在金錢上對公司的影響有限,有些公司是抱住「隻眼開隻眼閉」的態度,有些著重誠信的公司則會視為嚴重行為,特別是有規模的合謀,一旦發現會立即將相關員工開除甚至報警處理。

要防止上述三種漏洞發生,除了加強誠信教育和嚴懲涉案人外,最重要就是避免產量在工人中轉移。傳統的製造業,例如一些舊式的製衣廠,記錄工人產量是依靠工票(又稱為標籤票),每件未製成的衣服上都掛有一疊工票,每張工票代表某工個工序,當工人完成工序後就將相關的工票剪下來,下班後就將收集到的工票繳交給車間文員,由他們點算工票數目來算工資。由於工票沒有寫明是誰人的,必須依靠工人自己申報,如果工人互相轉換是無法有效防止的。所以有見及此,加上控制物料流向及生產進度管理,現在很多公司已將傳統工票換成RFID(Radio-frequency identification)電子工票系統了。

至於發薪流程的其他問題,下篇再談。

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2010年6月4日星期五

「政治中立」的潛台詞

中大以「政治中立」為由,拒絕學生將新民主女神像長期擺放在校園的要求。

聽到這宗新聞不禁搖頭嘆息,也帶點氣憤。為的不是校方所謂的「政治中立」立場,也不是因為其言行不一的矛盾言論,嘆息加氣憤是因為校方將六四事件定性為「政治」事件,並以一句「政治中立」將責任推得一乾二淨。

「政治中立」的意思是不偏袒任何一方,如果代表「反官倒、反貪腐、爭民主」的民主女神像是代表了一方,那即是說校方承認「支持官倒、支持貪腐、反民主」的另一方是確實存在的。

其實我們真的要多謝中大校方才是,因為他們說出了真話。

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相關新聞:

校友炮轟:九流校長 斥借政治中立打壓
(明報)2010年6月4日 星期五 05:10

【明報專訊】「我們當年為爭取88直選和反對學制改革,說罷課就罷課,集會就集會,校方無阻止亦無鼓勵,學生才有自由表達意見,很容易孕育社運。」89年六四時以學聯主席身分在天安門留守到最後一刻、88年中大學生會外務副會長林耀強感嘆,在高錕年代的中大,校園充滿自由氣息,但今天校方以「政治中立」打壓學生的政治參與。

對於校方以政治中立為由,拒絕學生長期擺放民主女神像,多名校友炮轟不合理。林耀強形容這屬「亂噏一通」,「若你真的是政治中立,就應躲在象牙塔,不要容許中大校長做什麼政府要職之餘,對學生就說要政治中立,雙重標準」。

高錕年代信任學生

他說,當年學生會為爭取六四學制,數千人罷課集會,當時校長高錕既無鼓勵亦無阻止,「當年校方讓學生獨立表達意見,亦信任學生,形成很好的環境和空間讓我們學習,孕育了關心社會的社會運動活耀人士」。

94年哲學系畢業的梁文道形容校方「政治中立」的理據反智,他說,中大所有一年級學生需報讀的思考方法課程,以「不可帶政治眼光去思考問題」解釋政治中立的定義,「校方今次卻以政治眼光思考擺放民主女神像的問題,完全違反政治中立,自相矛盾」。

梁文道﹕政治中立理據反智

梁文道表示,高錕於六四後登報譴責北京 政府,「但今天的校長(劉遵義 )所為侮辱了前人的努力……為何劉遵義只留在中大數個月都不放過我們?簡直是恥辱﹗」
中大校園過去數十年來一直是學生對社會表達意見之處,由支持88直選、爭取六四學制、悼念六四事件到抗議遴選校長等,數以千計學生罷課集會,75年畢業的周錫耀指,以往即使在校外參與爭取民主運動時被捕,校方亦會出面幫助學生,但校方今次卻阻止學生擺放神像爭取真正的民主,令人悲憤。他又形容劉遵義是「九流校長」,對他絕對失望。

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天窗21


第21個今天了。謹在此處開個天窗,祝願犧牲了的好好安息,活著的仍舊要好好努力。

2010年6月2日星期三

不能在Blogger中使用Paste

如果你的網誌是使用Blogger,而且又安裝了Internet Explorer 8的話,你會發現當在Blogger中編輯文章時不能使用Paste。

這個問題困擾了我很久,自從換了電腦並使用Window 7及IE8後就發現這個問題。因為我習慣先在Word寫好文章,然後再用Copy & Paste抄到 Blogger的,但近來發現不能使用。初時以為是Window 7的問題,後來估計是因為IE8,在Internet Options中亂試亂搞都不成,最後在這裡找到如下的解決方法。

IE8-->Tools-->Compatibility Views Setting,揀選"Display all websites in Compatibility View"就可以了。

特此與各位分享。

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