最近在討論區看到一則有趣的留言，有位版友在訴苦，並責備他公司的Auditor是麻煩兼無知，皆因公司已經決定採用141D來編制財務報告，Auditor還要將本年的數據和去年來比較，並且要求他解釋當中的變化。版友認為Auditor多此一舉，因為他已經將所有單據如實記錄並且入賬，比較數據來做甚麼？解釋又有何用？
這事令我想起Bookkeeper（簿記）與Accountant（會計師）的最大分別。
Auditor的工作是審計，看到賬目的數字有變化，要求解釋是自然不過的事。於會計而言，旦凡賬目的數字有重大變化，即代表必有事發生。例如應收賬的結餘大了很多，若果當年的營業額沒有相應增加，而且應收周轉期上升的話，那就很大機會是收錢方面出了問題。又例如應酬費用大了很多，照理營業額也應該相應增加，或者客戶數量上升。若果不是的話，是否公司在找新客和維持客戶關係方面出了問題？還是物價通脹、很多私人開支包括其中，甚至有部份開支入錯了賬目？
一位只懂得「見單入數」的，頂多只能算是Bookkeeper，一位稱職的Accountant，是會主動找出數字異常的原因。若果甚麼都不理會，認為單據如實入賬就完成了工作的話，那如何確保賬目不會出錯呢？不能確保賬目準確，不要說Accountant，嚴格來說連Bookkeeper也不能勝任呀！
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2012年10月11日星期四
2012年8月6日星期一
何謂Full set
經常都有朋友問同樣一個問題，很多時候在會計的招聘廣告當中，都會看到有僱主要求申請人懂得Handling of full set accounts（俗稱Full set），究竟何謂Full set呢？
其實不同的公司對Full set的定義都不會相同，不過，一般來說至少會包括以下幾項：
1) 負責公司賬目的月結和年結，當中包括編制Balance sheet，P&L，Cash flow statement，以及Change of equity statement等等。有些還會要求懂得編寫Notes to accounts。
2) 負責公司的一切稅務事宜，包括計算利得稅以及申報事宜。即使公司騁用會計師來幫忙處理，也要負責和他們合作，提供和準備相關的資料。
3) 負責公司秘書事宜，和上述一樣，就算騁用律師或者公司秘書顧問，也需要和他們合作，並且監察他們的工作有沒有遺漏。
4) 負責編制各類Management reports，例如Budget vs actual analysis、Sales report、Stock report、Cash flow forecast 等等。
5) 負責年度核數，向核數師提供所需資料。不同的核數師，看的東西都不一定相同，不過會要求將一些重要的Accounts拆成Breakdown，好讓他們審核。例如Trade receivable account，各個Debtor的明細，賬齡，以及年結後的回收情況等等，都要向他們提供。
另外，關於月結和年結，每次都難免要做Adjustment。例如公司做expense items 時用cash basis入數的話，在月結和年結時就要將該月未付的expenses做accrual了。另外, 一些常見的month-end / year-end adjustment包括: depreciation of fixed assets、re-allocation of expense items、re-classification of balance sheet / P&L items (例如將AR既CR balance reclassify 做AP, 將AP既DR balance reclassify 做AR等等)。
好友WYJIMMY早年就寫了幾篇文章講Full set的，有興趣不妨看看（http://wyjimmy.blogspot.hk/2008/03/full-set-ac.html）。
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其實不同的公司對Full set的定義都不會相同，不過，一般來說至少會包括以下幾項：
1) 負責公司賬目的月結和年結，當中包括編制Balance sheet，P&L，Cash flow statement，以及Change of equity statement等等。有些還會要求懂得編寫Notes to accounts。
2) 負責公司的一切稅務事宜，包括計算利得稅以及申報事宜。即使公司騁用會計師來幫忙處理，也要負責和他們合作，提供和準備相關的資料。
3) 負責公司秘書事宜，和上述一樣，就算騁用律師或者公司秘書顧問，也需要和他們合作，並且監察他們的工作有沒有遺漏。
4) 負責編制各類Management reports，例如Budget vs actual analysis、Sales report、Stock report、Cash flow forecast 等等。
5) 負責年度核數，向核數師提供所需資料。不同的核數師，看的東西都不一定相同，不過會要求將一些重要的Accounts拆成Breakdown，好讓他們審核。例如Trade receivable account，各個Debtor的明細，賬齡，以及年結後的回收情況等等，都要向他們提供。
另外，關於月結和年結，每次都難免要做Adjustment。例如公司做expense items 時用cash basis入數的話，在月結和年結時就要將該月未付的expenses做accrual了。另外, 一些常見的month-end / year-end adjustment包括: depreciation of fixed assets、re-allocation of expense items、re-classification of balance sheet / P&L items (例如將AR既CR balance reclassify 做AP, 將AP既DR balance reclassify 做AR等等)。
好友WYJIMMY早年就寫了幾篇文章講Full set的，有興趣不妨看看（http://wyjimmy.blogspot.hk/2008/03/full-set-ac.html）。
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2012年6月11日星期一
Big 4內審趣聞（2）：用印
早前有朋友講了兩個關於四大的工作趣聞，當中的一個已寫成了《Big 4內審趣聞（1）：要求客戶為100元入賬》，另外一個現在也寫寫。以下文字由朋友提供，我只略為修飾了一下。
場景：四大某個經理為國內客戶進行IPO的盡職審查，於Closing meeting時堅持要出一個Audit Finding。
經理A：「你地會計部好唔安全，點解你地個『財務印』要放係出納到？出納係會計部既人，會計部經理order 佢交個印出來就可以係出備兌匯票，應該把印放係管公司印嗰個總幹事辦公室到呀！」
客戶FC：「你見過『財務印』放係其他地方既公司嗎？你知道公司有多少交易要用『財務印』？用一次要總經理辦公室處理？」
這時經理A還不知已經出糗了，還向客戶提出反建議：「那麼就由『內審』管『財務章』吧！或者由總經理辦公室的秘書（她是負責管『公司章』）來管吧！」
客戶FC（發火中）：「你知唔知道『公司章』加『財務章』一齊可以做到D乜？另外，你叫一個秘書去批用『財務章』？她只是初中程度罷了，又唔係會計人，點識分會計文件既真假？」
經理A：「。。。」
其實也難怪那位經理，因為國內的用章制定和香港截然不同，國內普遍「認章唔認人」，而且每家企業都有多個印章，每種印章的用途又有不同的規定，要把它們搞清楚，的確要花一番時間。
一般國內企業的印章主要包括「公司公章（簡稱公章）」、「財務專用章（簡稱財務章）」、「法人私章」和「發票專用章」。做得比較規範的，還會有一個叫「合同章」。
在眾多印章當中，「公章」比較重要，因為具有法律效力，例如對外合同、勞動合同、對外開具的證明和信函等等都需要公章。顧名思義，「財務專用章」用於財務事項，主要用於公司的會計核算和銀行結算。不過通常是和「法人私章」一起使用。例如要做一筆電匯，申請書需要蓋上「財務專用章」和「法人私章」，和香港簽名加公司印不同。至於「發票專用章」，就是用來開發票時用的。
檢查簽名的真偽，我們可以核對簽名式樣，以及向簽名之人查詢有沒有簽過（當然，若數量太多就很難了）。但印章是死物，它不會告訴你「我曾於何時何日用過」！那麼怎樣去控制呢？國內普遍的做法主要是通過由不同的人去掌管不同的印章，以及登記所有用印事項。
例如公章，由於比較重要，通常都交由總經理或其授權人（大多數是總經理的秘書或者私人助理）保管。當需要用印時，申請人需要填寫申請書，具體說明用印理由，獲批准後，在總經理或授權人當面的監察下用印，而且還要在用印記錄上登記。我見過的用印記錄通常包括序號、用印日期和時間、用印文件的標題、用印份數，以及用印人的簽名。
至於財務專用章和法人私章，由於兩個章加在一起就能調動銀行賬戶內的資金，所以一般做法是由不同的人來掌管。例如要做一宗轉賬，會計部核算過後在銀行申請書上蓋上「財務專用章」，再由公司法人（或其授權人）核對，沒有問題後在申請書上加蓋「法人私章」。
其實很多國內企業都會制定自己的「用印管理辦法」，在審計前不妨在網上找來看一看。
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場景：四大某個經理為國內客戶進行IPO的盡職審查，於Closing meeting時堅持要出一個Audit Finding。
經理A：「你地會計部好唔安全，點解你地個『財務印』要放係出納到？出納係會計部既人，會計部經理order 佢交個印出來就可以係出備兌匯票，應該把印放係管公司印嗰個總幹事辦公室到呀！」
客戶FC：「你見過『財務印』放係其他地方既公司嗎？你知道公司有多少交易要用『財務印』？用一次要總經理辦公室處理？」
這時經理A還不知已經出糗了，還向客戶提出反建議：「那麼就由『內審』管『財務章』吧！或者由總經理辦公室的秘書（她是負責管『公司章』）來管吧！」
客戶FC（發火中）：「你知唔知道『公司章』加『財務章』一齊可以做到D乜？另外，你叫一個秘書去批用『財務章』？她只是初中程度罷了，又唔係會計人，點識分會計文件既真假？」
經理A：「。。。」
其實也難怪那位經理，因為國內的用章制定和香港截然不同，國內普遍「認章唔認人」，而且每家企業都有多個印章，每種印章的用途又有不同的規定，要把它們搞清楚，的確要花一番時間。
一般國內企業的印章主要包括「公司公章（簡稱公章）」、「財務專用章（簡稱財務章）」、「法人私章」和「發票專用章」。做得比較規範的，還會有一個叫「合同章」。
在眾多印章當中，「公章」比較重要，因為具有法律效力，例如對外合同、勞動合同、對外開具的證明和信函等等都需要公章。顧名思義，「財務專用章」用於財務事項，主要用於公司的會計核算和銀行結算。不過通常是和「法人私章」一起使用。例如要做一筆電匯，申請書需要蓋上「財務專用章」和「法人私章」，和香港簽名加公司印不同。至於「發票專用章」，就是用來開發票時用的。
檢查簽名的真偽，我們可以核對簽名式樣，以及向簽名之人查詢有沒有簽過（當然，若數量太多就很難了）。但印章是死物，它不會告訴你「我曾於何時何日用過」！那麼怎樣去控制呢？國內普遍的做法主要是通過由不同的人去掌管不同的印章，以及登記所有用印事項。
例如公章，由於比較重要，通常都交由總經理或其授權人（大多數是總經理的秘書或者私人助理）保管。當需要用印時，申請人需要填寫申請書，具體說明用印理由，獲批准後，在總經理或授權人當面的監察下用印，而且還要在用印記錄上登記。我見過的用印記錄通常包括序號、用印日期和時間、用印文件的標題、用印份數，以及用印人的簽名。
至於財務專用章和法人私章，由於兩個章加在一起就能調動銀行賬戶內的資金，所以一般做法是由不同的人來掌管。例如要做一宗轉賬，會計部核算過後在銀行申請書上蓋上「財務專用章」，再由公司法人（或其授權人）核對，沒有問題後在申請書上加蓋「法人私章」。
其實很多國內企業都會制定自己的「用印管理辦法」，在審計前不妨在網上找來看一看。
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2012年5月14日星期一
也談年結
最近看到網友Webster兄的一篇講Fiscal year end的文章，我也想湊湊熱鬧講一下。不同地方的企業，其財政年度都有不同。就以香港為例，大多數企業都跟從政府的財政年度，選擇於3月31日來做年結。至於其他國家和地區，大部份的企業也是跟隨當地政府的財政年度，6月的，9月的，12月的也有。詳情可以到維基看看，連結請按這裡。
不過，講年結日期特別，就必需講這類企業。他們是國際保賠協會（Protection & Indemnity Clubs），其業務性質主要是承保船舶的船東責任保險，而他們的年結日期是每年的2月20日。為什麼2月20日？這是因為歷史原因，原來每年這一天，波羅的海的海冰已經融化得七七八八，因冬季關係而停航的船舶可以在這天復航。而船東責任保險是海事保險，與船運業息息相關，所以他們的保險年度就依照2月20日來開始和作結。這和學校跟隨「學年」來做財政年度同一道理。
記得以前做外審時，聽過有些企業是按農曆年來做年結的。在網上查了一下，原來中國古時也會做年結。在三國以前，官府的會計結算主要包括分月結（“月要”）、季結（“四時簿”）和年結（“歲會”）三種。而年結的日期則以農曆十二月三十日來做的。有興趣的話，詳情可以在這裡找得到的。
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不過，講年結日期特別，就必需講這類企業。他們是國際保賠協會（Protection & Indemnity Clubs），其業務性質主要是承保船舶的船東責任保險，而他們的年結日期是每年的2月20日。為什麼2月20日？這是因為歷史原因，原來每年這一天，波羅的海的海冰已經融化得七七八八，因冬季關係而停航的船舶可以在這天復航。而船東責任保險是海事保險，與船運業息息相關，所以他們的保險年度就依照2月20日來開始和作結。這和學校跟隨「學年」來做財政年度同一道理。
記得以前做外審時，聽過有些企業是按農曆年來做年結的。在網上查了一下，原來中國古時也會做年結。在三國以前，官府的會計結算主要包括分月結（“月要”）、季結（“四時簿”）和年結（“歲會”）三種。而年結的日期則以農曆十二月三十日來做的。有興趣的話，詳情可以在這裡找得到的。
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2011年12月9日星期五
埋數埋單
早前和上海的會計同事MSN，她問我香港「埋數」的進度如何。聽到後感到驚奇，為什麼一位上海小姑娘懂得這個廣東詞彙？好奇之下追問個究竟，原來她很喜歡看香港的電視劇集，從中學到了不少廣東用語。她還說，你們在食店結賬時還會說「埋單」呢！對吧？
問她近期看些甚麼電視劇集，她說看正播放的《萬凰之王》和剛完結不久的《法證先鋒3》。「上海都能看到？」我問。「透過互聯網，今日播放的翌日就能看了！」她說。
其實為何會計賬目結算叫「埋數」，吃飯結賬叫「埋單」呢？在網上找了一下，有兩個解釋頑相近。我認為比較好的解釋是這樣，原來在廣東話中，「埋」字有「聚合」和「結算」的意思。例如傷口會「埋口」，呢班人「埋堆」等等。所以把賬目結算，廣東話就說「埋數」了。
另一個解釋說，埋數是描述「在一張表格中將數字填充進去」，「埋」是「填充」的意思。我個人就覺得不太準確了。
其實廣東話的「埋」字應該還有很多意思和用法吧？想到的有：
同埋、跟埋、拉埋、帶埋、拖埋、叫埋、等埋、夾埋、睇埋、擸埋（Ｄ架生）、撈埋（D汁）、食埋（D餸）、死埋一堆
收埋、匿埋
埋齋、埋舟
埋便（發財埋便）
話唔埋、溝唔埋
行埋嚟、返埋去、痴埋去
埋位
好奇之下找到了這個網頁，有興趣不妨看看。
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問她近期看些甚麼電視劇集，她說看正播放的《萬凰之王》和剛完結不久的《法證先鋒3》。「上海都能看到？」我問。「透過互聯網，今日播放的翌日就能看了！」她說。
其實為何會計賬目結算叫「埋數」，吃飯結賬叫「埋單」呢？在網上找了一下，有兩個解釋頑相近。我認為比較好的解釋是這樣，原來在廣東話中，「埋」字有「聚合」和「結算」的意思。例如傷口會「埋口」，呢班人「埋堆」等等。所以把賬目結算，廣東話就說「埋數」了。
另一個解釋說，埋數是描述「在一張表格中將數字填充進去」，「埋」是「填充」的意思。我個人就覺得不太準確了。
其實廣東話的「埋」字應該還有很多意思和用法吧？想到的有：
同埋、跟埋、拉埋、帶埋、拖埋、叫埋、等埋、夾埋、睇埋、擸埋（Ｄ架生）、撈埋（D汁）、食埋（D餸）、死埋一堆
收埋、匿埋
埋齋、埋舟
埋便（發財埋便）
話唔埋、溝唔埋
行埋嚟、返埋去、痴埋去
埋位
好奇之下找到了這個網頁，有興趣不妨看看。
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