2012年5月31日星期四

若想轉行做會計,諗清諗楚至好制

近日在討論區上,經常看到會計新手,或者打算轉行進入會計的新人都抱有一個誤解,以為只要考取得到會計師資格之後,薪金就會拾級而上。

雖然有些會計師行的確會因此給員工加薪,但始終幅度有限。例如聽過有會計師行會加薪二千元一個月,又或者一次過發放幾千元以作鼓勵。

會計新手誤會了還好,因為到了恍然大悟之日也不會有太大損失,最怕是因有此誤解而轉行做會計的新人,當上了「賊船」才得知真相,到時後悔就太遲了。

其實「會計師牌+學位」只是會計路的入場券,對職位高低和工資多少不會有太大的影響,因為它們全取決於工作經驗,職位的範圍和職責,以及個人能力和表現。倘若有一家公司只看學歷而不看其他來決定升遷,很難想像他們如何能在商界生存。

講開轉工,很多人為了完成「會計師夢」,甘願拋棄累積了多年的本行經驗,也不介意收取較低的薪酬,毅然上路重新發展。坦白講,在認識的朋友當中,成功轉行的例子不是沒有,可是他們只是異數。首先,學歷是一個問題。從事會計工作需要對會計有一定的認識。要成功轉行,就必先考取會計的基本學歷。希望在會計有好發展,最理想當然是修讀一個會計學位課程,而高級文憑課程也是一個不錯的選擇。可是,修讀這些課程的時間是以「年」來計,而且所費不菲,未見官已先打三十大板,若中途才發現會計並不適合自己,浪費金錢事少,虛耗光陰事大。

試想想,欲轉行的通常至少年過廿五六,沒有任何會計資格但要轉行,最多只能當個會計文員,等到取得「會計師牌+學位」這張入場券時都已經年過三十,人家一早Qualified的,三十出頭已經有望在事業上更上一層樓,但自己卻在此時才起開始,說到底起步比人遲。況且香港職場有年齡歧視,加上會計人才供應不絕,廿五六沒有會計底子的,想當個會計文員也不容易。

由於轉行做會計的「承諾」不輕,可以說是人生的重要決定。所以,若沒有會計底子的,在決定轉行前,不妨先花1-2個月時間去修讀LCCI,感受一下會計究竟是甚麼一回事。我就見過不少人誤以為會計人需要精於數學,誰不知原來懂得「加減乘除」已經很足夠。此外,轉行前不妨多問問行內人,了解清楚會計的實際工作情況。

除了學歷外,工資偏低也是問題。按目前市況,一個會計文員的工資大約是8k-12K,不過,沒有經驗能拿到10K已經很不錯了。很多欲轉行做會計的人,因在本身的行業中已累積了一定的工作經驗,工資應也有一定的水平。若轉行到會計,一切要重新開始,拿取與會計新手一樣的薪金,看來只有單身,或者沒有家庭負擔的才「有資格」轉行了。

寫此文不是想勸阻新手不要轉行,目的只是想把實際情況說出,好讓你們好好考慮清楚。

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2012年5月28日星期一

最高工時與龐氏騙局

最近一位從事審計的朋友在FB上說,填Timesheet似十足「Ponzi Scheme(龐氏騙局)」。想來真是一個非常貼切的形容,從事過外部審計的朋友,想必經常遇過,每個Job(即審計項目)的Budgeted hours永遠不會足夠,要填寫Timesheet交數時,舊Job的「鐘」Charge爆了,唯有用新Job的鐘來「償還」。就像有人利用信用卡來找另一張信用卡的欠款一樣,A卡襟B卡、B卡襟C卡,雪球愈滾愈大,最後都不知道要怎樣才能還清「鐘數」。我看辦法只有三個,一是自己偷偷請病假回客戶處工作,二是向老闆負荊請罪(不過作用有限),而最後一個辦法是自行離職,就像宣布破產一樣,來個「鐘數一筆銷」,到另一家公司重新做人。

如果龐氏騙局這個問題只出現在少眾身上,我們還可以說是他們表現不濟。可是,這問題已經存在已久,困擾了我們多年,可以說是會計業界一個普遍存在的問題。最近社會正倡議實行最高工時,倘若最後成功立法,而會計業界又需要跟隨,那麼問題會解決嗎?我認為不會,雖然惡性加班的情況的確會有所改善,但新問題將會出現。因為歸根到底,就是Audit fee無法與Audit risk成正比。

中小型會計師行的情況還好些,但很多大行,目前的問題是十件工作由五個人去做,假設會計業界要推行最高工時,但因Audit risk的關係,我們不能將價就貨,十件工作還是要做的。可是審計有時間性,不能把工作拖長來做,唯一解決方法是多找五個人回來。人多了,Time Cost自然增加,但能全數轉嫁給客戶嗎?相信很難吧!到了最後,會計師行可能有三個選擇,一是Cut僱員人工,二是Cut會計師行的盈利,三是一和二一齊做。我知道你們當中有不少是老闆,而且有幾位更是成功地減少僱員加班,很想知道你們如何去做,是否還有其他辦法呢?

或者是時候,業界好好想一想如何在不影響Audit risk的情況下,去提高審計的工作效率了。

上星期五亞視的《時事追擊》講標準工時,當中有業界同仁現身說法,有興趣不妨按這裡看看。

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2012年5月24日星期四

內部控制的方法(4):Supervision or monitoring

若論複雜程度,督導或監察這個方法相信是最簡單,而且又最被廣泛採用。

一個人只有一雙手,一對一或者一對幾的督導當然沒有大問題,倘若下屬數目再多,每人分到的時間就會被攤薄,督導就變得困難。所以,有效的人手編制相當重要。

古時軍隊的編制就是一個很好的例子。例如元朝的士兵,他們有「十夫長」,負責帶領十個士兵;上一級就是「百戶長」,負責帶領十個十夫長,這樣就可以監督一百人;再上一級是「千戶長」,帶領著十個百戶長去指揮一千人;最後還有「萬戶長」,領著十個千戶長去指揮一萬人。這個編制最大的特色,是每一級的長官只需要監督十個人,就能指揮整隊軍隊去作戰了。

現代商業社會雖然沒有如此編制,但類似的方法都是有的,將企業目標先分成一件件工作,再把工作細分成不同的工序,由各級職員負責。所以我們會有Manager和Staff職位的出現,由Manager去督導Staff的工作。

除了編制,權限也很重要。要監督有效運作,每一級的權限包括Reporting line 需要清晰界定,並且下發至相關人員甚至整家機構。

至於監督的方法,記得我的一位前上司曾講過,不同的人要用不同的方法去監督,比較蠢的要每天甚至每半天就要檢查他們的Output一次,聰明的只需要不時看看,或者只問些問題就可以了。又例如第一次合作的,初時會檢查得比較頻密,合作慣了的就可以將次數減少了。

題外話,身位上司,督導下屬當然重要,但提供一個適當的環境給他們也是上司的責任。這裡講的環境不單是物質上如器材,辦公室等,還包括背後的支持和一定的自由度。記得有人講過,好上司應為下屬掃除工作上的障礙,讓他們專心一致把工作做好,並能令他們發揮所長。更重要的是肯承擔,而不是做一個只懂得「卸鑊」的上司。

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2012年5月21日星期一

準會計畢業生要如何裝備自己

有網友給我電郵,說他正就在修讀大學的會計課程,來年將會畢業,但覺得自己好像沒有甚麼競爭力,所以希望在暑假和最後一年取得一些資格,問是否應該現在就去報考QP,並且詢問有沒有其他進修的選擇。

在我讀書的年代,那時還是考Joint Scheme(即香港會計師公會和ACCA合辦的會計師專業考試),的確有很多人在大學未畢業前,已經成功完成專業考試的所有試卷,只待拿到工作經驗就能申請成為會計師。可是,現在的情況不同,一般來說,未畢業的不能考取QP,就算循其他途徑去報考,因考QP需要不少精力和時間,對校內成績或多或少都會有影響。所以,個人認為還是專注於學業,待畢業後才去考。

另外,要在會計這一行發展,除了會計上的知識以外,軟性技巧(Soft skills)也很重要,例如溝通技巧、人際關係、演講技巧、談判技巧、領導才等等。對畢業生而言,當中溝通技巧特別重要,因為在這方面出色的話,找到好工作的機會就會大增。

以香港現時的情況,能說流利的英語和普通話相當重要,能讀寫簡體字和書寫良好的英文更是莫大的優勢,若果在這方面自覺不足的話,最好在未畢業前加緊裝備自己。

最後,除了上述的軟性技巧,通識(common sense)也是很重要。其實通識只可以鍛鍊而不可以「讀」出來,鍛鍊方法因人而異,我曾於這篇舊文內分享過自己的方法,有興趣不妨看看。

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2012年5月17日星期四

對內審新手的技能要求

最近有朋友介紹了我看一篇關於內審的文章,題為「Top skills sought from new internal audit staff reflect new priorities」。顧名思義,這篇文章主要說出目前美加特企業,在招聘內審人員時最著重的首五個技能,它們分別是:

1)Analytical and critical thinking(邏輯和批判性思考,或者譯作邏輯和嚴謹思考,又或者譯作邏輯和深度思考)

2)Communication skills(溝通技巧)

3)Data mining and analytics(資料探勘和分析,或者譯作數據挖掘和分析)

4)General IT knowledge (IT常識)

5)Business acumen(商業觸角)

第一個技巧是邏輯和批判性思考,身為內審和外審都是必需的。其實批判性思考是一種思考方法,藉此去找出問題並解決。從事審計的不能人云亦云,利用邏輯和批判性思考,就能有系統地收集,分析和思考問題。有興趣認識多一些的話,建議看看維基的英文版

第二個技巧是溝通,相信沒有人會質疑此技巧對審計人的重要性。審計人需要通過發問來了解事物,而發問就是雙向的溝通。除此以外,早前也提及過,稱職的內審應是個「Problem Solver」,要協助企業把問題解決,溝通也很重要。

第三個技巧是資料探勘和分析,簡單來說,就是在數據中打轉,從中了解和分析問題。

第四個技巧是IT常識,由於IT科技日新月異,就算是小型企業也有在一定程度上依賴IT科技。審計人沒有IT常識的話,就很難跟得上步伐了。

最後一個技巧是商業觸角,即是我們時常說的Business sense。個人認為此項最難,因為上述四個都可以靠有系統的學習和實踐來掌握,但商業觸角就比較虛幻,不容易掌握。

你已具備了以上五項技巧了嗎?我自己還未足夠,尚有很多地方需要努力學習,共勉之!

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2012年5月14日星期一

也談年結

最近看到網友Webster兄的一篇講Fiscal year end的文章,我也想湊湊熱鬧講一下。不同地方的企業,其財政年度都有不同。就以香港為例,大多數企業都跟從政府的財政年度,選擇於3月31日來做年結。至於其他國家和地區,大部份的企業也是跟隨當地政府的財政年度,6月的,9月的,12月的也有。詳情可以到維基看看,連結請按這裡

不過,講年結日期特別,就必需講這類企業。他們是國際保賠協會(Protection & Indemnity Clubs),其業務性質主要是承保船舶的船東責任保險,而他們的年結日期是每年的2月20日。為什麼2月20日?這是因為歷史原因,原來每年這一天,波羅的海的海冰已經融化得七七八八,因冬季關係而停航的船舶可以在這天復航。而船東責任保險是海事保險,與船運業息息相關,所以他們的保險年度就依照2月20日來開始和作結。這和學校跟隨「學年」來做財政年度同一道理。

記得以前做外審時,聽過有些企業是按農曆年來做年結的。在網上查了一下,原來中國古時也會做年結。在三國以前,官府的會計結算主要包括分月結(“月要”)、季結(“四時簿”)和年結(“歲會”)三種。而年結的日期則以農曆十二月三十日來做的。有興趣的話,詳情可以在這裡找得到的。

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2012年5月11日星期五

我們的Blue Sky

最近我做了一件看似無聊但很有趣的事。

兩天前的早上,可能天氣特別明媚,幾位朋友不約而同地把藍天拍下來,並把照片上載到Facebook。和當中的一位朋友在網上閒聊之際,忽發奇想,不如在Facebook開個群組,邀請朋友們把看到的藍天拍下來,並且在群組中分享。

這個群組的名稱叫「我們的Blue Sky」。在設立的第一天,就已經收集了接近60張有趣的藍天照片。有趣的是,當初朋友們只上載當天早上的藍天照,後來隨著時間轉變,朋友們開始上載下午和黃昏的照片。接下來的兩天也不斷收到來自不同地方的照片,連朋友們於旅行時拍到的也上載到來。

除了照片外,文字也有改變。初時只有讚好和一兩句簡單的留言,接著有朋友抒發情感,繼而大家互相鼓勵,最近更有朋友為照片撰文,寫出對香港的情懷。

我問自己,每天如常地返工返學來去匆匆,可曾抬頭留意一下天空?其實我以前是很喜歡看藍天的,而且最愛日落時份,當太陽快要看不見時,天際呈現出的那一遍深藍。但不知何時,我竟然再沒有這份閒情去好好欣賞了。

其實不論是何種藍色,也不論何時何地,只要是藍天,而你又有興趣的話,不妨把它拍下來並上載到這裡,一起去分享和感受一下我們生活的環境!

http://www.facebook.com/bittermelonCIA#!/groups/328303233909795/

這個群組沒有既定目的,也沒有要收集多少幅照片之類的目標,總之一切隨意、隨心,希望你們喜歡。

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2012年5月7日星期一

內部控制的方法(3):Documentation

把Transactions記錄下來是重要的內控方法之一,它能證實Transaction的發生,也能證實資產的確存在或曾存在過。例如存放現金的夾萬,即使它如何堅實,若沒有記錄說明夾萬內藏有多少現金的話,也不能保證內裡的現金是安全。

Documentation看似很簡單,所以很多時都被忽略,但其實要設計和採用它時,要顧及和考慮的東西有很多,當中包括:

1)獨立記錄

負責記錄的人不應同時負責執行和保管資產。例如負責保管現金的出納,若果同時也負責編製現金賬,因出納可以纂改記錄,現金被盜取也不能及時被發現。

2)記錄範圍和內容

在設計記錄時,必須預早決定記錄的範圍和內容。例如現金賬,除了記錄現金收入和支出的金額、日期和摘要外,還有甚麼東西是需要的?比如管理層想知道每個月各部門的現金支出若干,那麼我們可以為每宗支出加個部門編號,方便每月編製支出分析。若果沒有預先定好部門編號,入了現金賬後才去做,花費的時間肯定會多。

3)準確和及時性

一個良好的Documentation,必須具備足夠的內控去確保記錄準確。例如Accounting vouchers,在入賬前應經過覆核和審批。又例如Operational manual,需要定期審視和更新,以確保manual仍能有效。

及時性也是記錄重要的部分,不過,不同的記錄對及時性都有不同的要求。例如銀行對存戶戶口的存款和支出記錄就必須做到實時,而一般公司的賬目,就未必有這個需要了。有些公司可以於1-2天內入賬,有些1個星期內,甚至見過1個月甚至1季的也有。一般來說,及時性愈短,所需要的資源愈多,宜因應自身的需要來決定,否則只會浪費資源。

4)記錄的媒介

記錄的媒介各式各樣,現今企業普遍以文字來做記錄,而文字又可以再分手寫和電子。當今科技發達,電子記錄當然是最普遍的,而且也易於分享和讀取。不過,如果處理得不好,這些好處便會變成壞處。

在設計以何種媒介來做記錄時,應先認定要求。因為由一種轉成另一種是很麻煩和頭痛的事。

5)閱讀和修改權限

一套良好的記錄系統,應將內容為成不同的保密級別,方便控制閱讀和修改的權限。例如員工通告,只要是該企業的員工就能閱讀;又例員工的個人敏感資料如身份證號碼,出生日期等等,就應列為保密級別,只容許獲得授權的人才能查看。

另外,很多時記錄都需要修改和更新,為免錯誤使用了舊有的記錄,版本控制就很重要了。

以ISO用於Manual的版本控制方法為例,所有更新的過的Manual都要注明版本編號,而且Manual內也注明那些內容更新過。另外,所有舊的Manual都會注銷,以免用了舊版本也沒有察覺。

6)備份

不論是何種Documentation方法,備份都是很重要的。見過很多企業都不太重視備份,不幸發生意外而令記錄無法復原。備份方法有很多方法和級數,宜因應自身需要去制定。例如股票交易所,他們會對每宗股票交易做即時的備份,但一般企業的銷售記錄能做到每日備份就應該可以了。

7)保存時限

所有記錄都應設一個保存時限。過了時限的就應將記錄銷毀。例如香港,因稅例要求企業要保存財務記錄七年,所以香港的企業一般都以此為財務記錄的保存時限。

銷毀記錄的方法也要注意,從前就有大型企業因銷毀記錄不當而將機密資料外涉。

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2012年5月4日星期五

特首的新衣

本文於今天(5月4日)《信報》的年青有計專欄內刊登。

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特首的新衣 (作者: Bittermelon)

一年一度的傳統節日盛事——長洲太平清醮剛於上周舉行。今年的飄色巡遊如往年一樣,加入了些諷刺時弊的元素。

好奇地看看是甚麼,原來有小朋友裝扮成曾特首,手持飛機、遊艇和大屋的模型在巡遊,諷刺特首接受富豪款待。小朋友身旁更有一面錦旗,上面繡有「曾人富貴」四個紅色大字,在寶藍底色的襯托下格外奪目。

或許是大人的主意,但連小朋友也肯「挺身而出」,不知道曾特首看到後有何反應。但筆者卻想到「國王的新衣」。相信這個故事無人不識,但慎防大家忘記了,筆者簡單地講一下。

話說很久以前,有位國王很喜歡漂亮的衣裳,並廣邀城中的裁縫為他縫製新衣,但都不合他意。

某日來了兩個騙子,說能為國王造出世上最漂亮的衣裳,不過,愚笨的人是看不見的。國王信以為真,便聘用了二人,心急的他更不時派大臣去查看新衣的縫製進度。由於臣子們怕國王說他們蠢,所以紛紛向國王回報說衣裳美麗非常。

當衣裳造出來後,國王當然也看不見,但為免臣子們說他愚笨,所以也假裝說漂亮。直到國王穿上新衣出巡,天真的小孩一語道破真相,國王因此為國人所嘲笑。

自欺欺人的新衣

其實那件看不見的「新衣」正正代表「自欺欺人」。正如坐豪華遊艇卻付普通等船票票價,相信任何一位公務員都會認為有問題。

若果說「我有付鈔」而企圖令事件合理化,不是愚人愚己是甚麼?曾先生是聰明人,而且縱橫官場數十載,實在不明白為何竟肯穿上那件「新衣」。

縱然最近幾番風雨,但特首的任期只餘下兩個月,大家以為不會再有事情發生吧?可是曾特首又添「新衣」,被指在最近的外訪中,豪花5萬幾元一晚的價錢,入住名牌酒店的總統套房。特首辦解為方便開會和接待當地官員。可是,經傳媒「踢爆」當晚根本沒有訪客。

另外,傳媒也翻他外訪的舊賬。根據報道,七年以來特首花在外訪的金額,連同隨行人員的開支總計超過1000萬港元。

報道一出,傳媒以至市民的反應出奇平靜,沒有像上次特首接受富豪款待般激烈討論。是因為特首卸任在即,所以沒有多少新聞價值?還是大家已見怪不怪,認定他是個貪小便宜的人,對他心灰意冷,多說也「嘥聲壞氣」?

坦白講,身為一城之首,外訪時下榻總統套房並不為過,香港又不是第三世界地區,要官員入住普通客房實在也太寒酸吧?試試找位美國人來問問,他必然會說美國總統不住總統套房住哪裏?為甚麼我們卻如此反應?原因大概只有一個,市民並不尊重特首。

放下新衣挽尊嚴

香港近年經濟欣欣向榮,失業率低企,樓價有升冇跌,旅遊零售行業興旺無比,金融市場蓬勃發展;換了在其他地方,領導人必定受萬民擁戴。況且特首曾帶領我們平安渡過08年金融風暴,理應民望飛升才是,但為何特首民望如此差勁?

視民意如糞土,提拔民望最差的官員做二把手;樓價高企又遲遲不肯出手和復建居屋;沒有盡早規管一手樓銷售,讓發展商藉「發水」吃「大茶飯」;雙非問題沒有盡早解決以至醫療體制崩潰;一眾高官涉嫌物業僭建,新界村屋僭建嚴重但又遲遲不去處理;特首接受富豪款待,高官涉嫌受賄被捕。加上政府換屆在即,眾多事情尚未解決卻又出去外訪……,以上種種,相信就是特首民望屢創新低的原因。

上次接受富豪款待事件,特首委任獨立委員會去檢討特首行為守則。今次外訪問題,特首委派審計署為工作程序做覆核。

其實這是一個負責任的做法,但特首離任在即,即使守則和程序如何改善也與他無關。有人因而批評他享盡了便宜後才說要改善,看來只會令人更加堅信他是如何「嚴人寬己」了。

曾特首呀曾特首。身為您多年的支持者,我們不期望您能兌現當年說要「玩鋪勁」的競選承諾,只希望您早日放下那件看不見的「新衣」,穿回七年前那件真正屬於您的漂亮老西,好好留在香港完成交接工作,為您為港人在離任前挽回一點面子和尊嚴,不要像童話故事中的國王一樣,淪為後世的笑柄;好嗎?

原文:http://hkyaa.blogspot.com/2012/05/bittermelon.html

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2012年5月3日星期四

審計密探CIA

前幾天收到出版社的通知,說我的新書已經印好了。以為推出市面還會有一小段日子,怎料昨天已收到網友的電郵,說已經在書店買到了。更有網友在Facebook留言,說早在星期一已經在太古城的書店買得到。


由於還未收到出版社寄給我的書,昨晚心急之下跑到現居附近的書店去看看,但發現還未有售,今天終於在公司附近的書店找到了。當在書店看到自己寫的書,見到擺放在當眼位置,而且還要自己付鈔買一本,初時以為感覺會很特別,叫自己好好記住並寫出來,怎料自己卻出奇的平靜,就像在看其他作者的著作一樣。

多謝您們的支持,不單因為這部書,還有這個Blog,是您們給我動力去寫的。

另外,有網友欲找我簽名,實在很感激大家的支持。不過,由於我的仇家太多(^_^),仍未有打算現真身,所以恕我不能簽名。不過,我打算印裝一些特別的書籤,並附有小弟的親筆簽名來答謝大家。如有興趣的話,請將您們的郵寄地址電郵給我,當書籤印裝完成後寄給您們。

再一次多謝大家的支持!

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