分工的真意

分工（Segregation of duties）是當今企業的重要管理手段，但有多少人想過，為甚麼要分工？例如為甚麼硬要把銷售、採購、庫存、HR、會計等分別由專人負責？不分工可以嗎？

其實分工與否全看需要，因為過份分工只會適得其反，例如將一件工作斬件由多人同時處理，看似能加快完成，但若彼此欠缺溝通的話，通常事與願違的居多。所以，分工要通過合作，才能做到「分工合作」，發揮其應有效果。那麼，怎樣才算是有需要實行分工呢？就我所知有以下幾個情況：

互補不足：很多工作，特別是比較複雜的，都需要依賴擁有專門知識和經驗的人才去完成。就以一般企業為例，通常是銷售管銷售，採購管採購等等，各自運用本身的專業知識和經驗，互相合作把工作完成，為企業帶來利潤。

互相制衡：分工是重要的內部控制手段方法，通過它做出互相制衡或監督的效果。就以開支票為例，準備支票和做賬的人，不能同時是審批人去把支票開出。又例如醫院裡醫生只管開出配方，配藥則由藥劑師負責，這種分工安排就能減少用錯藥的機會。

加快速度：將工作分成很多不同的工序，可以同步進行的就同時進行，藉此縮短完成的時間。例如製衣廠縫製裇衫時，袖、領、衫身等會先由不同組別的工人同步縫製，完成後才把各組件縫合成為一件裇衫。因為各組工人只專注於一個工序，不斷重覆下變成熟能生巧，效率因能提升。如果整件裇衫都由每位工人負責去縫製，速度就相對比較慢了。不過，據說有研究指出，現今工廠的分工方法會對工人或多或少做成心理問題，所以有些工廠就推行一些措施來防範，例如在廠房播放輕音樂，以舒緩工人的工作壓力。

如果沒有上述的需要，我認為就不必也不應分工了。

最後一提，要做到分工合作，彼此的權責必需清晰以及預先訂下來。不過，很多時問題都發生在未能預知的突發事件上，而爭駁也往往在這時發生，難予避免。

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