2012年1月30日星期一

分工的真意

分工(Segregation of duties)是當今企業的重要管理手段,但有多少人想過,為甚麼要分工?例如為甚麼硬要把銷售、採購、庫存、HR、會計等分別由專人負責?不分工可以嗎?

其實分工與否全看需要,因為過份分工只會適得其反,例如將一件工作斬件由多人同時處理,看似能加快完成,但若彼此欠缺溝通的話,通常事與願違的居多。所以,分工要通過合作,才能做到「分工合作」,發揮其應有效果。那麼,怎樣才算是有需要實行分工呢?就我所知有以下幾個情況:

互補不足:很多工作,特別是比較複雜的,都需要依賴擁有專門知識和經驗的人才去完成。就以一般企業為例,通常是銷售管銷售,採購管採購等等,各自運用本身的專業知識和經驗,互相合作把工作完成,為企業帶來利潤。

互相制衡:分工是重要的內部控制手段方法,通過它做出互相制衡或監督的效果。就以開支票為例,準備支票和做賬的人,不能同時是審批人去把支票開出。又例如醫院裡醫生只管開出配方,配藥則由藥劑師負責,這種分工安排就能減少用錯藥的機會。

加快速度:將工作分成很多不同的工序,可以同步進行的就同時進行,藉此縮短完成的時間。例如製衣廠縫製裇衫時,袖、領、衫身等會先由不同組別的工人同步縫製,完成後才把各組件縫合成為一件裇衫。因為各組工人只專注於一個工序,不斷重覆下變成熟能生巧,效率因能提升。如果整件裇衫都由每位工人負責去縫製,速度就相對比較慢了。不過,據說有研究指出,現今工廠的分工方法會對工人或多或少做成心理問題,所以有些工廠就推行一些措施來防範,例如在廠房播放輕音樂,以舒緩工人的工作壓力。

如果沒有上述的需要,我認為就不必也不應分工了。

最後一提,要做到分工合作,彼此的權責必需清晰以及預先訂下來。不過,很多時問題都發生在未能預知的突發事件上,而爭駁也往往在這時發生,難予避免。

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4 則留言:

the inner space 說...

SME 要分工 segregation of duties 有難度!

Bittermelon 說...

Inner space兄講得好啱,就算應該要分,但現實環境未必容許,中小企就係一個例子. 所以,compensation control就派上用場了.

Ebenezer 說...

SME 嘅operation 通常會有好多 Owner involvment,通俗d講,即係老細下下都昅到實晒,咁係對冇segregation of duties嘅最好compensation.

the inner space 說...

》》老細吓吓都昅到實晒,咁係對冇 segregation of duties 嘅最好compensation.


咁樣老細好困身朝要早過晚要夜過,
365天唔可以放假,vacation 免提,
若要 give out delegation 畀邊個呢?
SME 的局限,做成用人唯親!

我等緊瓜兄下一篇有關:
compensation control

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