2012年4月13日星期五

審計的九種技巧(9):Scanning

來到最後的一種技巧了,可能有人不同意,但我認為此技巧是最高級的。顧名思義,Scanning就是將要審核的東西匆匆掃瞄一次,看看有沒有異常的地方需要跟進。

例如把某個月的General adjustment vouchers全部找出來,並每張看一下,若果覺得有問題,便抽出來跟進。何謂有問題呢?就Adjustment而言,例如關聯公司之間的大額現金轉賬、異常的應收和應付的調整、銷售賬的non-routine調賬等等。

說這技巧最高級,因為做得好與不好,全靠審計人的經驗。可是,單看上面的介紹已知道,只靠匆匆看一下去找出問題,根本與大海撈針沒有分別。所以,此技巧一向不受重視,就算使用,也只用作輔助性質而已。

不過,由於近十年科技發展迅速,配合審計軟件的幫助,100% Scanning已成為當今最高級的審計方法。例如要審核全年的銷售,以前就只可以用抽樣的方式來做Scanning。現在我們則可以利用審計軟件,將全年所有的銷售交易掃瞄一次,並找出異常的地方然後跟進。

異常可以有很多,當中包括發票編號重號、跳號和沒有順序,發票金額是負數、異常大或異常小,不正常的發票日期(例如非辦公時間開出的發票),某月或某日開出的發票特別多或少,折扣異常大,發票金額計算錯誤,奇怪的送貨地址(例如PO Box)等等。而且還可以按銷售部門或人員來分析,方便找出問題的源頭。

除此之外,審計軟件還可以將銷售交易數據和其他數據連結起來做分析,例如核查發票上的單價是否和公司批准的價單相符,開出的發票是否超過顧客本身的信貸額,銷售人員佣金計算是否有錯,是否所有銷售交易都已錄入銷售賬,或者銷售賬內所有交易都有發票支持等等。

當然,若想利用審計軟件做Scanning,大前提是被審核的東西必須是數據化。另外,只有在數據數量比較大的情況下,利用審計軟件才能夠提昇審計的效率,因為要將數據載入審計軟件,前期準備所花的時間著實不少。

最後一提,由於Excel很普及,很多Auditee都會用它來做記錄,目前審計軟件已經可以輕鬆讀取和分析Excel內的數據。可是,若果Auditee在編制Spreadsheet時態度鬆散,例如相同的顧客但錄入時名稱不一致,最常見是一時打入ABC Limited,一時卻又打入ABC Ltd,遇到這種情況,我們需要花時間去「執」一下這些數據,審計軟件才能有效發揮其分析功能。

早前曾寫過一篇叫《運用審計軟件實例》的文章,當中以採購流程作為實例,來介紹如何利用審計軟件來做分析,有興趣的話請看一看。

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2 則留言:

the inner space 說...

記得我還做內審時用SQL去scan真的很簡陋!

Bittermelon 說...

space兄用SQL,利害呀! 未用審計軟件時,我只懂用EXCEL來做scanning而已!

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