審計的九種技巧（9）：Scanning

來到最後的一種技巧了，可能有人不同意，但我認為此技巧是最高級的。顧名思義，Scanning就是將要審核的東西匆匆掃瞄一次，看看有沒有異常的地方需要跟進。

例如把某個月的General adjustment vouchers全部找出來，並每張看一下，若果覺得有問題，便抽出來跟進。何謂有問題呢？就Adjustment而言，例如關聯公司之間的大額現金轉賬、異常的應收和應付的調整、銷售賬的non-routine調賬等等。

說這技巧最高級，因為做得好與不好，全靠審計人的經驗。可是，單看上面的介紹已知道，只靠匆匆看一下去找出問題，根本與大海撈針沒有分別。所以，此技巧一向不受重視，就算使用，也只用作輔助性質而已。

不過，由於近十年科技發展迅速，配合審計軟件的幫助，100% Scanning已成為當今最高級的審計方法。例如要審核全年的銷售，以前就只可以用抽樣的方式來做Scanning。現在我們則可以利用審計軟件，將全年所有的銷售交易掃瞄一次，並找出異常的地方然後跟進。

異常可以有很多，當中包括發票編號重號、跳號和沒有順序，發票金額是負數、異常大或異常小，不正常的發票日期（例如非辦公時間開出的發票），某月或某日開出的發票特別多或少，折扣異常大，發票金額計算錯誤，奇怪的送貨地址（例如PO Box）等等。而且還可以按銷售部門或人員來分析，方便找出問題的源頭。

除此之外，審計軟件還可以將銷售交易數據和其他數據連結起來做分析，例如核查發票上的單價是否和公司批准的價單相符，開出的發票是否超過顧客本身的信貸額，銷售人員佣金計算是否有錯，是否所有銷售交易都已錄入銷售賬，或者銷售賬內所有交易都有發票支持等等。

當然，若想利用審計軟件做Scanning，大前提是被審核的東西必須是數據化。另外，只有在數據數量比較大的情況下，利用審計軟件才能夠提昇審計的效率，因為要將數據載入審計軟件，前期準備所花的時間著實不少。

最後一提，由於Excel很普及，很多Auditee都會用它來做記錄，目前審計軟件已經可以輕鬆讀取和分析Excel內的數據。可是，若果Auditee在編制Spreadsheet時態度鬆散，例如相同的顧客但錄入時名稱不一致，最常見是一時打入ABC Limited，一時卻又打入ABC Ltd，遇到這種情況，我們需要花時間去「執」一下這些數據，審計軟件才能有效發揮其分析功能。

早前曾寫過一篇叫《運用審計軟件實例》的文章，當中以採購流程作為實例，來介紹如何利用審計軟件來做分析，有興趣的話請看一看。

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