2012年5月24日星期四

內部控制的方法(4):Supervision or monitoring

若論複雜程度,督導或監察這個方法相信是最簡單,而且又最被廣泛採用。

一個人只有一雙手,一對一或者一對幾的督導當然沒有大問題,倘若下屬數目再多,每人分到的時間就會被攤薄,督導就變得困難。所以,有效的人手編制相當重要。

古時軍隊的編制就是一個很好的例子。例如元朝的士兵,他們有「十夫長」,負責帶領十個士兵;上一級就是「百戶長」,負責帶領十個十夫長,這樣就可以監督一百人;再上一級是「千戶長」,帶領著十個百戶長去指揮一千人;最後還有「萬戶長」,領著十個千戶長去指揮一萬人。這個編制最大的特色,是每一級的長官只需要監督十個人,就能指揮整隊軍隊去作戰了。

現代商業社會雖然沒有如此編制,但類似的方法都是有的,將企業目標先分成一件件工作,再把工作細分成不同的工序,由各級職員負責。所以我們會有Manager和Staff職位的出現,由Manager去督導Staff的工作。

除了編制,權限也很重要。要監督有效運作,每一級的權限包括Reporting line 需要清晰界定,並且下發至相關人員甚至整家機構。

至於監督的方法,記得我的一位前上司曾講過,不同的人要用不同的方法去監督,比較蠢的要每天甚至每半天就要檢查他們的Output一次,聰明的只需要不時看看,或者只問些問題就可以了。又例如第一次合作的,初時會檢查得比較頻密,合作慣了的就可以將次數減少了。

題外話,身位上司,督導下屬當然重要,但提供一個適當的環境給他們也是上司的責任。這裡講的環境不單是物質上如器材,辦公室等,還包括背後的支持和一定的自由度。記得有人講過,好上司應為下屬掃除工作上的障礙,讓他們專心一致把工作做好,並能令他們發揮所長。更重要的是肯承擔,而不是做一個只懂得「卸鑊」的上司。

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5 則留言:

罔相心 說...

能說得出最後一段的你, 想必是一位很好的上司.

Bittermelon 說...

我唔敢話我係好上司,我比較相信同事在沒有太多壓力的情況下,能夠盡情發揮佢地既小宇宙.

匿名 說...

nice idea.. thanks for sharing..

the inner space 說...

加多些 supervisors and monitoring staff 官多過兵,一層層的去 filter 過濾,出錯的機會比較微,這是錯誤的 Supervision and Monitoring。

可惜,好一些成功的機構,慢慢就會走進這個死胡同,做成很多 redundant reporting levels,冗員過多,尤其中級管理層,productivity 沒有很大增長,卻要多付出薪金與福利,漸漸蠶食去利潤。

需要”企業醫生“裁去冗員,並付出不菲的裁員開支,經過瘦身瘦薪,才可以重新上路。不幸的就沒落,關門大吉!

匿名 說...

Re No. 1

Bittermelon no dobut is a good superior, he is too kind to all sort of strangers like me.

But it seems what the last paragraph mentioned repressents hygiene factors only. It can only indicates a satisfactory superior.

Practising unqualified Accountant

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