銷售流程的營運審計（Credit sales）之一

上一篇文章《銷售流程的營運審計（前言）》簡單地介紹了銷售流程營運審計的幾個問題，並提及將會分別講Credit sales 和Cash sales的審計要點，這一篇先講Credit sales（賒賬銷售）。

貨物了出門但收不到錢，絕對可以用血本無歸來形容。在兩三年前的《警訊》就曾經報導過，有不法分子開了家空殼公司，並臨時租用了一個單位用作辦公室，在幾個月間不斷以「賒數」的形式大量訂購文具及辦公用品，最後就拉閘捲貨走人，一批供應商因而損失慘重。所以，賒數這一块風險非常高，管理不善的話輕則賠本，重則能令企業因周轉不靈而倒閉。

為了要減低這方面的風險，如何殷選客戶並給予信貸額度就至為重要。在這方面，公司應有專人（不能是銷售人員）為每個新客戶進行信貸評估，並根據評估的結果定出信貸額。信貸評估的做法大致都是要求客戶提供過去幾年的Audited financial statements，計算及評估一下客戶的財務狀況。另外，也有公司會要求客户提供咨詢人（例如客户的其他供應商）名單，由公司直接聯絡咨詢人以查詢其信貸狀況。

如果預計的生意額龐大，有些公司還會向Credit Agent購買客戶的Credit Report，以及派員到客戶處實地拜訪，乘機核實一下客戶的規模和營運狀況。

除了新客戶外，現有客戶的信貸狀況也應要不斷監察和定期審視，例如客戶過往的付款是否按時或經常延遲，退票是否發生過等等。所以，在收款的流程內應收集這些信息並進行統計，以供日後審視客戶的信貸狀況之用。另外，市場的消息也要密切留意，一旦傳出客戶有信貸問題，公司應有一個機制去評估情況，並決定是否收緊信貸。

當客戶累積的訂單超過信貸額時，公司應有一個制度去決定是否臨時加大客戶的信貸額，還是堅持客戶先支付部份賬項，才讓客戶下新訂單或至放貨。一般來說，給予臨時信貸額應由銷售以外的人員（例如財務）按制度來決定。

其實以上各要點就是信貸管理（Credit Management）的一部份。在工作過的大大小小企業當中，發覺要設計信貸管理不難，最困難的地方在於不能切實執行預早定下的信貸政策（Credit Policy）。不能執行的原因有很多，其中比較突出的是前線銷售人員不肯依從，甚至管理層利用影響力推翻信貸政策的決定（Management Override），又或者是例外情況的審批（Exceptional approval）機制被濫用。

以上的措施主要是在Credit Sales前應已作出的Preventative Control，即是說，這些措施的目的，主要是去阻止問題發生或者減低發生的機會。當貨物出了門或服務完成了後，應收賬便會形成。對應收賬的管理，我們則多以Detective和Corrective Controls來處理。這方面將會在另文再談。至於信貸政策的審視，將會在下一篇續談。

－－－－－－－－
上一篇文章：銷售流程的營運審計（前言）
下一篇文章：銷售流程的營運審計（Credit sales）之二

&&&&&&&&