銷售流程的營運審計（Credit sales）之二

繼續上一篇《銷售流程的營運審計（Credit sales）之一》的討論。

至於審計方面，最理想的是公司已有一個書面的信貸政策，這樣我們就可以先行審視政策是否已全面涵蓋上述的各項措施，並根據政策內的規定，查樣檢查相關人員是否依從規定來進行信貸管理。有些公司並沒有書面的信貸政策（這點已經是Audit finding），但已有一套慣常的程序，那麼內審就要先記錄整套程序，形式可以是System flowcharts或System Notes，視乎內審的內部要求。

很多時候， Auditee都不喜歡將慣常的程序形成書面政策，一來覺得麻煩，二來覺得費時失事，辛苦弄了出來卻甚少有人會看。其實在內審的角度來向，書面的政策很重要，因為它是建立有效溝通的第一步。當首次編寫政策時，各部門就有機會釐清各方在流程中的責任及問題所在，另外，當有新同事加入，書面政策又可以當成教材讓新人自行學習。再者，當出現爭駁或對某方面有疑問時，書面政策就可以變成依據。

另外，如上述所說，很多時信貸政策因前線銷售人員不肯合作關係，而未能有效執行。例如政策要求新客戶必須通過信用評估才能開單，但銷售人員往往覺得這個安排有礙業務開展，常以種種理由要求先開單，之後才補做信用評估。又例如當某客戶想落新訂單，但信用額以超過限額，銷售人員為了多做生意，又會要求公司特別處理。為了監管這一類特別情況，公司應設立一個例外情況的審批（Exceptional approval）機制，指明在那種情況下，那些信貸政策的要求可以暫時不執行，並且對這些情況做統計，用作日後檢討。舉個例子，客戶賬戶金額已超過信用額度，但他們又希望加單，如果超額是十萬元以內，財務總監的批准就可以，但只可以是一次性，但如果超額是十萬元以上，則需要董事的批准。

在審核時，我們應查看例外情況審批的統計，看看是否有濫用的情況出現。例如這種情況經常出現於某個客戶或某組銷售人員，我們就必需向管理層報告這個情況。

從以上各點中可以看得到，要信貸政策有效執行，管理層的取態和支持是至為重要。如果他們也認為生意額是重要過一切的話，就算內審多努力也是白費。

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