2011年6月7日星期二

銷售流程的營運審計(Cash sales)之二

上一篇《銷售流程的營運審計(Cash sales)之一》談過,要有效控制Cash Sales,首要先需要有一個可靠的存貨記錄,這篇則談一下其他控制措施。

首先,每件貨品售出時都要開出發票做證明,貨品名稱、單價、數量、折扣、日期、發票金額、付款方式以至經手人等都應記錄在發票上。為了方便追蹤及確保開出的發票沒有遺漏,每張發票應有一個序號。如果有留意一些服裝店的付款流程時,大家可能會發現店員會在信用卡簽賬單上抄上一個編號,這個編號其實是發票序號,方便他們在關店時埋數。而某幾家大型服裝連鎖店,更利用POS(Point-of-sale)系統將發票和信用卡簽賬單二合為一,減省付款程序和時間。

服裝店的現金銷售,其收款方法主要是現鈔和信用卡。先說前者,店舖要有一個可靠的地方存放現鈔,最通常的收銀機。如果每天現鈔的數量很多的話,店舖應有一個規定,當收銀機的現鈔到了一定數量後就要轉送到店內的保管箱。另外,店舖也應有個規定,何時將現鈔存入銀行,而大型連鎖店更會找保安公司,負責每天到個店舖收集現鈔。還有,店舖不應存放太多現鈔過夜,但也要預留一些作為第二天找續之用。

在每天關門後,店舖應核對當天的銷售記錄、現鈔和信用卡簽賬單。如果發現不一致就需要立即跟進並找出原因。

為了減省現鈔的處理及其風險,很多企業鼓勵客戶使用電子貨幣或信用卡付款。雖然信用卡的手續費並不便宜,但為了減省行政上的麻煩,很多企業也樂於採用。

有些連鎖店為了減低員工偷竊現金的機會,加上保安上的需要,會在店內的收銀處附近安裝攝像頭。在減低員工偷竊來說,其實這個做法姿態大於實際,因為正常來說不會有人去翻看全部錄像,但正是因為這個攝像頭的存在,對店舖員工在心理上做成震懾的效果,想偷也不敢。

有網友在討論區說,為了減低員工故意調高售價,並將差額據為己有,有些企業(相信是外地)會在收銀機旁貼上告示,鼓勵顧客舉報售出了貨品後不開具發票的員工,成功舉報的還會有奬金。另外,要避免員工故意調高售價,每件貨品貼上公司的指定價錢標籤,再配合POS系統也有幫助。例如標籤印有Bar code,收銀員必需通過系統的Bar code reader掃瞄標籤,才可以開出發票。而且在香港的情況,大多數顧客都會要求發票。

最後一點想提一下的,是關於貨品的安全問題。特別是那些售賣名貴時裝或高價商品的,需要留意是否有店員將店舖的正貨被換了次貨或假貨,又或者被店員偷用。因為一旦被客戶發現而投訴,對公司的聲譽會有很大的影響。

上一篇文章:銷售流程的營運審計(Cash sales)之一

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1 則留言:

匿名 說...

Bittermelon,

Luckily with functional constitutency, SME audit is still a must. Otherwise I have no other way but to follow the young accountant.

Practising unqualified accountant

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