銷售流程的營運審計（Cash sales）之一

上幾篇談過了Credit Sales，接下來則談一下進行Cash Sales營運審計時需要看的地方。

在第一篇《銷售流程的營運審計（前言）》中提及過，Cash Sales的最大風險是其安全性，因為錢並無「識認」（當然你可以說鈔票有號碼），而且流通性強。當談及現金安全時，很多人認為是指實物上的保護措施（Physical Controls），但我則認為首先要做的，是現金銷售記錄是否能做到準確，及時和可靠。舉個簡單例子，仲使我們將收到的現金放置在既安全又穩固的夾萬中，但如果在收取時，部份現金已遭人「落格」，夾萬就不能保障所有現金的安全了。所以，現金銷售記錄是控制的關鍵。

很多企業，特別是中小企，第一個難題就是如何有效記錄所有現金銷售，例如小型茶餐廳，他們不可能像售賣貨品的店舖一樣，憑售出貨物的數量和定期的貨物盤點來確保銷售記錄準確。不能有效記錄銷售的話，現金收入是否齊全就不能保證。所以，小店在這方面最有效的控制，就是由老闆或者老闆信靠的人出任收銀員。當然，在小店而言是有效，但規模較大的企業，除非老闆是孫吾空托世懂得分身術，否則還是需要回到現實，借助流程和內部架構來控制。由於銷售涉及的行業各式各樣，每個行業所用的方法都不同，為免文章寫得太虛，我嘗試以服裝店來做例子。

要有效記錄服裝店的銷售，首先就要有一個健全的貨物存量及出入記錄。除非是十蚊店，每件貨品的價錢都是劃一，否則貨物存量和出入必需要按每件貨品及其種類來記錄。例如A款裇衫存貨1件，今天來貨10件，賣出9件，最後的結存是2件；B款褲子存貨8件，今天來貨10件，賣出15件，結存是3件，如此類推。

為確保記錄準確，最理想當然是負責編制記錄的人不會同時也負責存貨和收錢，但實際在服裝店的執行上，這要求相當困難，而且未必符合成本效益，所以有些企業是採用集體負責制，即以整家服裝店做單位來問責，店員具體的職責由他們自己安排，總之有缺貨缺錢的情況發生就由他們一起問責。除此以外，定期為貨品做盤點也是必要的，從實物盤點中可以核實存貨記錄是否準確。

有了可靠的存貨記錄後，接下來的各項控制措施就能有效運作了，下篇再談。

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