2011年5月9日星期一

銷售流程的營運審計(Cash sales)之一

上幾篇談過了Credit Sales,接下來則談一下進行Cash Sales營運審計時需要看的地方。

在第一篇《銷售流程的營運審計(前言)》中提及過,Cash Sales的最大風險是其安全性,因為錢並無「識認」(當然你可以說鈔票有號碼),而且流通性強。當談及現金安全時,很多人認為是指實物上的保護措施(Physical Controls),但我則認為首先要做的,是現金銷售記錄是否能做到準確,及時和可靠。舉個簡單例子,仲使我們將收到的現金放置在既安全又穩固的夾萬中,但如果在收取時,部份現金已遭人「落格」,夾萬就不能保障所有現金的安全了。所以,現金銷售記錄是控制的關鍵。

很多企業,特別是中小企,第一個難題就是如何有效記錄所有現金銷售,例如小型茶餐廳,他們不可能像售賣貨品的店舖一樣,憑售出貨物的數量和定期的貨物盤點來確保銷售記錄準確。不能有效記錄銷售的話,現金收入是否齊全就不能保證。所以,小店在這方面最有效的控制,就是由老闆或者老闆信靠的人出任收銀員。當然,在小店而言是有效,但規模較大的企業,除非老闆是孫吾空托世懂得分身術,否則還是需要回到現實,借助流程和內部架構來控制。由於銷售涉及的行業各式各樣,每個行業所用的方法都不同,為免文章寫得太虛,我嘗試以服裝店來做例子。

要有效記錄服裝店的銷售,首先就要有一個健全的貨物存量及出入記錄。除非是十蚊店,每件貨品的價錢都是劃一,否則貨物存量和出入必需要按每件貨品及其種類來記錄。例如A款裇衫存貨1件,今天來貨10件,賣出9件,最後的結存是2件;B款褲子存貨8件,今天來貨10件,賣出15件,結存是3件,如此類推。

為確保記錄準確,最理想當然是負責編制記錄的人不會同時也負責存貨和收錢,但實際在服裝店的執行上,這要求相當困難,而且未必符合成本效益,所以有些企業是採用集體負責制,即以整家服裝店做單位來問責,店員具體的職責由他們自己安排,總之有缺貨缺錢的情況發生就由他們一起問責。除此以外,定期為貨品做盤點也是必要的,從實物盤點中可以核實存貨記錄是否準確。

有了可靠的存貨記錄後,接下來的各項控制措施就能有效運作了,下篇再談。

上一篇文章:銷售流程的營運審計(Credit sales)之四
下一篇文章:銷售流程的營運審計(Cash sales)之二

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1 則留言:

匿名 說...

茶餐廳的現金銷售!我十幾年前曾經也替茶餐廳做了三個月會計(因個個月蝕十幾萬,幾個老闆最後極速解散)。
收銀的是老闆,其實我當初也有懷疑是否佢地有人落格,但因收銀是老闆,我都唔知點問佢地......最奇怪的就是佢地請好多夥計,廚房樓面洗碗送外賣......
如果你係我,你會點做?
雖然事隔十幾年,我都想知專業做法......
我當時是兼職的,逄星期一三五每晚兩小時......

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