2014年12月20日星期六

八個提高工作效率的習慣(一)

早前談及過如何利用電郵To-do-list來提高工作效率。不過,它們只是「工具」而已,正如運動員穿著上佳的裝備,只能提升現有水平下的表現。若要提高水平,最終還需鍛鍊自己。故此,這一篇講講幾個能提高效率的好習慣。

1. 善用高效率時段

雖然我們每日有24小時可用,但即使身體如何強壯,總不可能開足馬力去全日工作吧?不過,有沒有發覺,我們在某些時段工作是最有效率的?以自己為例,清早醒來後的兩、三個小時頭腦特別清醒,所以喜歡早些回到公司上班,既不用受逼車之苦,辦公室內也沒有甚麼人打擾,所以工作起來份外幹勁十足,效率也特別快。

2. 避開低效率時段

同一道理,人不是鐵打,我們總有某些時段工作效率特別低,例如午後「飯氣攻心」之時,又或者欠缺休息的時候,即使如何努力,出來的效果也只會事倍功半。因此,我們應避免將重要工作安排在低效率時段進行。不過,為了不浪費時間,我們可以安排一些不太重要的事情來做,例如檢視一下電郵郵箱,更新一下To-do-list等。還有一點,累了就該休息,經驗告訴我們,「磨爛蓆」般工作只會適得其反,而且容易錯漏百出。

3. 第一次就要做對

面對一件工作,盡量在第一次就把它做對,因為重做和檢查不單未能為工作增值,反而讓我們浪費時間。例如銀行交易記賬,若第一次就已經入錯了賬,往後就得花大量時間去尋找錯誤和改正。很無謂吧?此外,性急往往是第一次就做錯的主要原因之一,進行工作前,不妨花點時間清楚計劃一下,以降低出錯的機會。「求其」也是主要原因之一,以得過且過的心態來應付工作,不出錯才奇怪。

4. 專注眼前工作

很多時候,我們都會被瑣事打擾,讓我們不能專注於眼前的工作,例如收到朋友的WhatsApp message,又或者應付客戶和同事的來電及突如其來的來訪。所以,除非能像電腦般擁有multi-tasking的能力,否則我們應盡早完成眼前工作,避免拖拖拉拉。此外,若情況許可,我們應盡量避免瑣事找上門,令自己可以專心一致工作。

下篇將斷續講餘下四個好習慣。

文章來源:Education post 2014-12-12

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