2009年5月5日星期二

以風險為基礎的庫存功能內控評審(二)-庫存量控制

上文《以風險為基礎的庫存功能內控評審(一)》中我們已談過製造廠的庫存中各個功能所面對的風險,現在我們可以談談它們應該有的關鍵控制及相關審核的方法。

風險

本篇主要探討庫存量的關鍵控制及相關審核的方法,首先我們回顧一下庫存量控制的三個風險。

1.1 庫存量太少,影響生產進度。
1.2 庫存量太少,通知了採購部門進行採購,但訂貨需時,最後影響生產進度。
1.3 庫存量太高,除了花資源去儲存外,還可能影響流動資金。

關鍵控制

為了確保庫存物品數量充足不會因缺貨而影響生產,企業最低限度都應為每一項庫存物品制定一個最低庫存量 (Stock Minimum Level) 及訂貨水平 (Stock Re-order Level)。當庫存觸及訂貨水平,負責監察庫存的人員應通知採購進行訂貨。如果庫存到達了最低庫存量而訂購了的物品還未到達,庫存及採購人員便應及時和供應商跟進。最低庫存量及訂貨水平分別就是風險1.1及風險1.2的關鍵控制。除了上述兩個控制外,為了控制庫存量不要太高,企業會為每項庫存物品制定一個最高庫存量 (Stock Maximum Level)。這控制就是風險1.3的關鍵控制。

審核方法

首先我們要了解這三個控制水平是如何釐訂與及是否合理。例如計算訂貨水平時需要知道該物品採購的提前期 (Lead Time) 及耗用速度 (Usage Rate) ,那麼我們可以要求負責計算的人員提供這些資訊,並且檢查一下它們是否可靠還是相關人員只是「斷估」,然後我們再以這些資訊自己計算一次。例如提前期,有些企業會使用供應商所承諾的送貨時間加以內部各環節如採購部及倉庫等所承諾的處理時間來計算;另外一些企業則使用實際量度出來的平均時間來計算。

接下來我們要審查這些控制是否有效。首先我們可以檢查庫存表,利用Excel或Audit Software嘗試找出有沒有物品是低於最低庫存量,如有的話,重點跟進這些物品為何仍未補充;另外,把所有已觸及訂貨水平的物品找出並跟進相關的採購單是否已下發給供應商;最後我們可以尋找是否有物品是高於最高庫存量,如有的話跟進其原因。

如果你發現釐訂這些水平時只是「斷估」,或者有很多物品的庫存低於最低庫存量,高於最高庫存量,或觸及訂貨水平但還未下採購單的話,你可以幾可斷定這些水平只是「得個樣」來哄騙管理層而已。另外,不是每一個制造行業都需要有庫存量控制,例如製衣,大部份物料都是在客戶下了訂單後才按製成品的要求來購賣的,就算是白線,原來也有幾種白色,所以他們是不需要對庫存量進行控制,他們的主要問題反而是如何去處理訂單完成後餘下來的物料,這部份將會日後再談。

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相關文章連結:
上一篇文章:以風險為基礎的庫存功能內控評審(一)
下一篇文章: 以風險為基礎的庫存功能內控評審(三)-收貨控制

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3 則留言:

匿名 說...

the good ol' just in time management~

匿名 說...

Standard Cost,BOM同WIP 計得準唔準都好似有影響到存貨金額!

Bittermelon 說...

Hi 匿名,
要補充一點,我這裡談的是operation control, 所以較少提到cost reporting 那一邊.

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