2010年2月5日星期五

和Auditee 玩 Hide and Seek(一)

從事內部審計工作以來,最大的滿足莫過於和Auditee 玩捉迷藏。有滿足感主要是因為我們在遊戲當中通常是輸多贏少,所以每當勝出時都會格外開心。

最難忘的一次是審核某生產單位的工人工資流程及 HR compliance。該生產單位主要為幾個國際知名品牌生產商品,為了避免給人批評僱用血汗工廠(Sweatshop),該些品牌都要求生產單位必需完全符合國家的勞動法,其中一條法例最令單位頭痛的就是加班時數的限制。按勞動法規定,工人加班每日不可超過三小時,而且每月也不可以超過三十六小時。品牌一旦發現生產單位違規,除了會將該生產單位列入黑名單外,集團其他生產單位都會一併受到影響,遵從性的風險極高,所以管理層相當重視,要求我們內審每兩年為每個生產單位的 HR compliance 審核一次。

話說在某次的審計當中,我們查閱了過往兩年工人的Payroll及Attendance Record,發現單位完全符合規定,沒有一位工人加班超過法例的最高時數。而且在詢問過程當中,發現車間的主管每個星期都會檢查每位工人的累積加班時數,確保沒有工人的加班時數超過法例的規定。看來一切都很完美,但將每個月的工人出勤總時數與當月的生產數量比較時,發現生產數量最高的幾個月份,其工人出勤總時數沒有相對上升。打個比喻,平時Non-peak season生產100件貨品需要的出勤時數是1000小時,即是每件貨品平均需要10個小時。但peak season生產200件貨品的出勤時數卻只是1500,即是每件貨品平均只需要7.5個小時。問了問生產經理原因,他說因為Peak season關係,單位要求工人手腳快一點。啊,這可奇怪了,每件貨品可以由10個小時減至7.5個小時,即是快了25%,這不是一個小數目呀,而且查看了QA報告,發現需要重做(Rework)的貨品的數量沒有大幅上升,手腳快了而且又不需要重做,覺得事有蹊蹺。

大家再次審核Peak season的Payroll,的確沒有工人收取法例最高時數以外的加班工資,查閱了飯堂記錄,發現沒有工人在週日用餐或者吃消夜,又查閱了大門的進出記錄,也沒有發現有大量工人在週日上班或者在平日很晚才下班,大家都覺得很有問題,但無法找出原因。其實這種情況經常發生,既然找不到證據,大家打算作罷。

下班回酒店的路上覺得心有不甘,回到房間時再次翻閱所有文件一次,這次無意中給我發現了一樣東西,在某月Payroll的文件中夾有一張工人名單,每位工人的名字傍邊都寫有數目,由幾十到幾百不等。翻查當月的payroll,這張名單內的數目與Payroll無任何關聯,即是這張名單不是Payroll 的附件。與Payroll無關,但又放在Payroll內,又有工人的名字及數目,那麼這究竟是什麼東東來的?莫非是Off-book的Payroll?心即時跳了一下。

如果這是Off-book payroll,記載了工人的加班費用,那麼錢從何處支付呢?而工人又在那裡加班呢?第二天所有同事就盡量在這兩點上找證據。至於這遊戲的結局如何,留待下回分解。

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下一篇文章:和Auditee 玩 Hide and Seek(二)

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5 則留言:

若缺齋老人 說...

睇完另一個炫耀自己行業知識、對audit新人肆意奚落既帖,不得不感慨當年本豬做會計(both external audit and commerical)時見慣兼做慣、甚至入行前都已經聽慣既講法:

"Audit係道高一丈、魔(auditor)都未必高到一尺既玩意"!

就算會計技巧再高既auditor講到行業知識(e.g.banking)都好難同本行人比較,在唔夠行業知識下完全克服本行人存心欺瞞係冇可能既事(除非個魔本身都係本行人,不過行內有幾多?),所以本豬向來對audit既信心都係有所保留;不過以行業知識欺負新人完全令人尊敬不起來。

Ebenezer 說...

同意老人所講,一個外行佬Auditor,如果只係單靠自己醒目,而能夠揭發到好古惑嘅嘢,真係魔高一丈。

反而覺得,好多時做 fraud finding/Investigation case,都係要靠金手指、二五仔點路,或者行家遇過相類似嘅經驗來啟發。而 Auditor 學嘢,往往都係喺果度嚟。

鹿米館 說...

苦瓜兄
好有CSI feel呀,我追緊架,快d出下集。

匿名 說...

上級要求寫出:1.如何鍛鍊加快思考? 2.如何改善common sense?請賜教。

Bittermelon 說...

若老:
所以做auditor呢一行,common sense係好重要.我既經驗係,就算該行業幾複雜,其實好多東西都係離唔開common sense.另外,好似Ebenezer兄所講,線眼都一樣好重要.

Ebenezer兄:
做audit最好有行家遇過相類似嘅經驗來啟發,你講得好啱.我會在呢個blog多寫一些,希望大家也留多些言給我啟發呀!

鹿兄:
好有CSI feel? 我係CIA嘛,不過此CIA(Certified Internal Auditor)不同彼CIA(Central Intelligence Agency)...哈哈.

hi 匿名君:
已經給你回了email,有問題再找我吧.

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