System flowchart

一直都很想寫這個題目，但礙於自己不懂在blogspot分享文件，所以寫不成。但近期發現原來有網站能夠分享甚至Embed 文件在網誌內，終於可以如願以償了。

以下是我為內審同事做培訓的教材，內容的是介紹如何製作一個System Flowchart。為免同事們認得我是誰，特意將教材修改過，嘻嘻。

How to Create a Flowchart_v1

System Flowchart的做法有很多種，我這個方法的基礎是沿自一本名為“Accounting Information System”的教科書，加上自己及同事們多年的實踐及修訂而成。我不敢說是最好，但至少能清楚地記錄各種流程（包括Automatic和Manual的流程）及資訊（包括文件和Data）的流向。

我自己比較喜歡使用System Flowchart多於 Narrative Note，雖然製作需時，但在編制的過程當中，同事會加深對流程特別是資訊及文件流向的了解，關鍵控制在那裡，以及各部門甚至每位職員的分工，對日後寫審計建議時很有幫助。

至於製作System Flowchart的軟件，最理想是使用Visio 等的Diagramming software，如果沒有的話，Microsoft PowerPoint也是可以的。

另外，製作System Flowchart時普遍會遇到下列的問題，現在詳列下來給大家參考：


１）流程的時序

繪製流程時需要留意時序，普遍是由左至右，及由上至下，即是流程由左上方開始繪畫，在右下方完結。但有時為了節省版面，這個規則可以不用完全地跟隨，不過最好在Description 中說明一下。

２）Auditee 的流程涉及Excel Spreadsheet

在繪製流程時， Excel spreadsheet一般會看待成 Manual Document而不是System。因為一個正統的System應包括Input，Processing，Output，Storage等等的單元，嚴格來說 Excel spreadsheet並不算是一個System。

３）Data及文件要有開始和終結

Data及文件需要說明從何處來，也需要說明它們經處理後會去了那裡，最常見是Filing或送交另一個 Process 或者 party。

４）Outside Party的流程

Outside Party例如Supplier，Customer之類，他們裡面的流程不是我們關心的重點，所以不需要記錄，如有需要提及的話，寫在Description就可以了。

５）Decision Process

很多時我們會將logical flowchart 和system flowchart混淆。最常見的是將前者的Decision symbol加進後者。System flowchart不會理會流程的Logical flow，所以不應加上。

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