2010年4月7日星期三

如何向Auditee索取資料

不論是內審還是外審,向Auditee索取資料是一件很頭痛的事情。首先是不能太過頻繁,記得自己當年在外審工作時,上班的第一天Senior就教過,盡可能要一次過問Auditee拿東西,千萬不要今天要這個明天要那個。

其次是要講清楚自己要些什麼。工作久了,發覺最好還是事前準備一張清單,清楚說明自己需要什麼資料。另外,為免拿到的資料不是自己想要的,最好在要求時附上樣版,方便Auditee為自己準備。

不過,單靠別人提供資料始終不方便,所以最好還是與各部門相討,大家設立一個恆常機制,由內審自己拿取資料。例如會計及其他各個Management information系統,如果內審同事能夠有自己的閱讀權限則最好。又例如各式各樣的Management report,Operation report之類,Audit Director都應在通報之列, 由Audit Director閱讀過後決定發給其他內審同事看。

在進行Fieldwork時,我比較喜歡親身去找資料,例如Accounting vouchers,雖然自己找會有些廢時,但是因為資料未經過Auditee整理過,往往從中能發現一些意想不到的問題。一些老練的Auditees是不願意讓Auditor 自己找資料的,所以我通常會裝傻份懵,先向Auditee中較Junior的同事埋手,說需要很多資料,怕給他們太多「麻煩」,讓我們自己動手去找吧。

另一個常見的難題是被Auditee拖延,如果好言催促多次也不成的話,到了最後唯有找其上司商討,不過這種方法一定要慎用。不過,有一個方法是頑湊效的,就是一開始由靚仔靚女的內審同事出面去拿,例如男的Auditee就由靚女Auditor 出馬,成功率達90%以上。曾與一位英俊的男Auditor共事過,每次Fieldwork有他在場的話,差不多可以說是「要乜有乜」,而且很多女Auditees為了想見他一面,都紛紛走過來主動問我們(其實只是問他)有什麼需要。

如果內審部門沒有俊男美女怎麼辦呢?比較有效的方法就是要和Auditee「扮Friend」打關係。所以,除非自己是仙女下凡又或者潘安托世,如果相貌平庸如我者就要切忌「串串貢」,否則只有自討苦吃了。

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6 則留言:

匿名 說...

有無試過auditee好好人,不過就係唔比野你呀?成日都話找唔到...

匿名 說...

even as an external auditor, i've always disliked doing pbc list...any tips?

Ebenezer 說...

師兄講得好呃,做Auditor係靚仔靚女絕對有著數!就算唔夠好靚、唔夠人見人愛,起碼都要儘量醒醒目目,把口好啲喇。如果自問係碌飯咁,死得喇!

匿名 說...

做俊男美女,什麼都有着數,我唔係>_<

苦瓜講過好多同唔同部門相處,有機會講吓唔同國籍,特別國內人,佢地全部獨生,如果就佢地,就無事,但長遠唔係方法,無人撐都是慘

Faithtrust100

Bittermelon 說...

第一位匿名君:
有試過,表面客客氣氣,有傾有講,但問親攞嘢都好鬼麻煩.

第二位匿名君:
PBC list本身已經係一個control. 除咗死追爛追,都係無乜辦法.一係好似文章咁講,男auditee就搵女auditor追,反之亦然.

Ebenezer兄:
所以我覺得做auditor也要講究形象.

Faith兄:
可以既話,我會來一招"以彼之道,還施彼身"...hehe...金庸上身添. 其實我既意思係搵番相同國籍既auditor同佢地deal. 不過未必係最好, 有時不同國籍可能係好處都唔一定.

Bittermelon 說...

第一位匿名君:
有試過,表面客客氣氣,有傾有講,但問親攞嘢都好鬼麻煩.

第二位匿名君:
PBC list本身已經係一個control. 除咗死追爛追,都係無乜辦法.一係好似文章咁講,男auditee就搵女auditor追,反之亦然.

Ebenezer兄:
所以我覺得做auditor也要講究形象.

Faith兄:
可以既話,我會來一招"以彼之道,還施彼身"...hehe...金庸上身添. 其實我既意思係搵番相同國籍既auditor同佢地deal. 不過未必係最好, 有時不同國籍可能係好處都唔一定.

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