2010年4月28日星期三

讀審計報告學審計

審計署於上週發表了新一輪的審計報告,其中披露了某些政府部門和公營機構的問題。雖然這幾項審計屬於衡工量值式審計(Value for money Audit),但一些審計技巧是很值得我們這些私營機構的內部審計人員借鏡的。今天特意找來香港中樂團的審計報告簡單地解構一下。

總體來說,審計署這次所用的技巧並不複雜,大部份問題之所以能找出來,主要是將樂團自身的記錄與以分析,然後將分析出來的結果與樂團自己訂立的制度來比較。這種「以子之矛,攻子之盾」的方法是內審人最常用的,因為資料/數據是被審單位自己維護,制度也是被審單位自己訂立,這些東西一旦有問題,被審單位只能承認問題的存在,又或者資料/數據不確,其責任不易推卸。

試舉一例說明。例如樂團藝術部職員的年假(報告第41頁第4.6項),根據聘用合約,每名職員每年均享可有35 天年假,但審計署查閱樂團的年假記錄後,卻發現在過去其中的三個年度,職員實際享用的年假都較合約規定的多出1至5天,而且沒有註明額外發放年假的理由。以樂團的「年假記錄」攻其「聘用合約」,管理不善的責任就推卸不了。

另一種審計技巧就是審計人最慣用的現場實地核算,例如一堆價值接近100萬元的鼓,審計署就發現其數目與記錄有差異(報告第60頁第5.16項),當中有45個鼓缺失了。雖然審計署無法證明這些鼓是真的不見了還是記錄出錯,但就發現樂團竟然沒有為這些鼓一個明細的分類記錄。另外,在核算過程中還發現樂團的一些問題,例如在過去六年半中就那些鼓只進行過一次盤點、一些鼓雖然已經註銷掉但沒有按規定經過有效的申請、沒有為多出來的鼓制訂處置計劃、這些鼓的貯存費高達617萬、以及623 個鼓受霉菌和蛀木蟲侵害而註銷。雖然審計報告中沒有直接說明,但這堆問題顯示出樂團根本不「志在」這堆鼓。無他,樂團的經費超過80%來自政府資助,可能100萬元在他們眼中只是少數目吧!

此外,審計署亦運用一般的商業常識(Business Sense)於審計當中。以行將離任職員的工作安排為例(報告第44頁第4.10及4.11項),審計署發現樂團早以決定其中三名成員將不獲續約。根據聘用合約,樂團只要支付一個月薪金代替通知就可以終止合約了。但有趣的是,樂團留下他們並且繼續向他們支付合共323萬的薪金至約滿為止,可是卻同時不安排任何工作給他們。就一般商業常識而言,如果合約員工不獲續約,乾手淨腳的處理方法是支付代替通知金解除合約。比較好的僱主則會讓員工繼續留下至合約期滿,但仍會安排一定的工作。可是,原來香港還有香港中樂團這麼好的僱主,簡直是有情有義呀!

身為納稅人,詳細看了樂團的審計報告後愈看愈氣,生氣不是其管理混亂,坦白說,要求一個藝術團體達到一流的管理水準似乎太過苛求,生氣主要是他們那種不肯認錯的態度,這種態度充斥在樂團的每段回應當中。

既然有人擺出一幅死豬不怕燙的態度,民政事務局是否應考慮另外找一些有心有能力的人來推動中樂?

註:下一篇將會講講樂團如何在報告中作出回應

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3 則留言:

若缺齋老人 說...

坊間唔少人曰什麼中樂團的什麼推廣文化性質唔可以用商業角度睇,簡直係典型既混淆視聽:冇人叫你學商業機構咁搵錢,但帳目不清、資源唔見左都唔理、炒左既人照出人工...對推廣中樂有咩"幫助"?一句講晒係狡辯!

Ebenezer 說...

一盤混賬!

浪子m: 說...

勞煩你睇佢個report喇

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