2012年6月18日星期一

內部控制的方法(5):Physical safeguards

就資產、現金、文件等等物品而言,最基本而且重要的控制方法就是「鎖起來」,鎖匙交由信得過的人甚至親自保管,其實這就是「取存控制(access control)」。當然,access control只是起步,我們還要因應物品的種類,去考慮儲存環境(防火、防水、防蟲等等),儲存時限或時效,和進出記錄等。

舉個較簡單的實例—現鈔,我們除了要找個堅固的夾萬把它們鎖起來外,還要考慮這個夾萬是否防火,並且有沒有需要加防蟲劑甚至防潮劑。現鈔的進出記錄要如何去做才穩妥。還有最容易被忽略的,就是時效,即是如何防止現鈔因舊版問題而變成失效。當然,這些機會不大,但若現鈔存量很多,可能有些放在夾萬角落的現鈔長期沒有人碰過,又或者存放了其他地方的貨幣,但又不知道將會改版。所以,應至少有個機制去防止這種幾十年一遇的事情發生。

就儲存時限而言,用現鈔的確太誇張,如果儲存的東西是食物、藥物或者化學物品的話,相信就比較容易明白。最近有報導說,某幾家大型超市浪費食物,不單把仍可食用的食品倒掉,更有超市在這些食物上灑上漂白水,我看這也是Physical safeguard的手段,不過難看極了!完全暴露出其管理人員的作態。

站在超市的立場,銷毀賣不出去的食物,免卻了有人寧願撿拾食物也不肯買來吃,但畢竟這些人只佔顧客少數,最大的考慮似乎是出於責任問題。若果有人吃了這些食物出了事,難保超市不須承擔責任。況且銷毀食物的成本早以打進了顧客身上,浪費的又不是自己的錢,把食物捐到慈善團體既麻煩又涉及成本,他們當然不肯做多一步。沒有誘因要企業盡社會責任?難矣!

回正題,除了要留意物品本身的access control外,其外部環境也要顧及得到,例如將夾萬放在上鎖的房間內,甚至裝設在隱秘的地方(例如油畫後面?),而不是放置在公用地方。

曾在某機構工作時,他們就將公司所有地方劃分做不同的區域,每個地區由不同的顏色來代表,每位職員的職員證上都有顏色條,代表該位職員能夠進入的區域。要獲得這些顏色條,除了本身的職責外,還要接受安全培訓。

其實access control是一個頗為專業的範疇,維基有一個容易明白又詳細的介紹,有興趣不妨參考一下。

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2 則留言:

the inner space 說...

取存控制 access control
furthermore
single access and
dual control
even triple or more
rotation/ rotational control
可能是趨勢!

Bittermelon 說...

space兄講得啱,我特別覺得rotational control將會愈來愈普及.

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