2012年6月25日星期一

Auditee不理睬你怎麼辦?

有從事內審的朋友在FB上留言,說他的Auditee有階級歧視,自己向對方攞料時全無反應,但當IA manager出馬卻完全沒有問題,朋友問如何是好。

首先,有不少機構都有「對等」文化,即是部門之間的溝通必須要由同級來進行。例如自己部門的Officer要找對方的Officer;自己的Manager要找對方的Manager。若果自己的Officer找對方的Manager,便會被視為不尊重對方。所以,在這些機構內工作的內審就要注意,若果遇到比你高級的Auditee不理睬你,可能是這個原因,那就唯有找自己的Manager出面「單聲」,要求他們幫忙。除非auditee是故意「玩嘢」,否則的話,通常都沒問題的。

另外,做fieldwork前,我習慣會安排一個Kick-off meeting,有份參與是次審計的IA和auditee人員都會出席,對方的頂頭上司最好也能參加,在會議中除了講解審計項目的目的,範圍和時間等等外,還可以藉此互相介紹,說好那位IA同事負責甚麼範疇,並由對方那位同事負責提供資料及所需的一切協助。由於對方的頂頭在場,所以通常都比較容易達成協議。

還有,從事內審的平時應要和auditee建立良好的關係,即是「扮下friend」。例如發了電郵問對方一些事情後,最好能打個電話甚至親身找對方follow up一下。我自己比較喜歡親身去一趟,可以藉此寒暄一番。

寒喧要有話題,對方的枱頭擺設是個好開始,例如見到對方放有子女的相片,話題就可以無窮無盡了。年紀多大,那裡就讀,喜歡甚麼活動等等。傾談一陣子後,入正題就容易了。

另外,fieldwork完成後,禮貌上向對方道謝,日後也要保持聯絡,例如節日時發個祝賀電郵,碰面也要寒喧幾句,用意是保持關係。

我不敢說上述的方法是萬試萬靈,但以自己的經驗,超過八成機會是有效的。

從事內審的最好能建立一個自己的social network,除了方便工作外,還可以「收料」,不過這不是一時三刻能做得到,要肯花時間去經營才可以的。

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8 則留言:

the inner space 說...

這是姿態問題!
做內審切忌擺到明做密探兼八府巡按,
反而是幫助他們improve攞最佳進步獎,
更是要做auditees的冤情大使,
reaffirm他們是公司最佳部門。

Bittermelon 說...

有見地,講得好啱.

匿名 說...

May I ask you what is the best method to determine over stock of inventory?

Bittermelon 說...

Hi Anonymous,

In general, stock turnover ratio is an efficient way to point out overstocking. You can calculate the stock turnover ratio by product to identify which products are overstocking.

anyway, can you share your case to me so that we can further discuss?

匿名 說...

Bittermelon 您好,好欣賞你的文章。
我在一個新任務遇上一個不懂解決的問題想請教一下。
想調查數名物業管理經理每一至二年便辭職的原因?但又不可以高調處理,請問可以從何入手或用怎麼原因來調查個中因由,因為已有固定同事負責一般審計工作。非常期待您的指導,謝謝。
Cici

Bittermelon 說...

Hi Cici,
指導唔咁當,大家研究一下吧.你能否將你們的情況講多一點給我聽?例如誰給你的任務(管理層,某部門負責人?)你是那個部門(內審,HR還是其他?),固定同事負責一般審計又是那一回事,你和那位/些同事熟稔嗎?

由於你說過要低調,或許你給我email,我們通過email來討論可能比較好. 我的email是bittermelon2009@gmail.com

thanks!

匿名 說...

有時老細唔夠大聲
又唔肯升人
IA TITLE 細又冇地位
就串步難行

Bittermelon 說...

匿名君:
Title細未必寸步難行,不過冇地位就實在幾麻煩下.

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