農曆新年剛過，代表春天已經來臨，正所謂去舊迎新，有沒有想過改掉一些壞習慣？說起來瓜瓜就有不少，當中以粗心大意為最。
就好像早前拙作《奧思溢利為何急跌》，由於使用Excel時，寫錯了公式，但又沒有留意，因此計錯了存貨周轉期，正確的情況應是由2012年的118天增加90天，至2013年的208天，而不是由75天增加175天至250天，幸得奧思(1161)的公關顧問來函指正，實在抱歉。
做人應要戒掉壞習慣，其實經營企業也一樣，例如在財務管理上就有不少陋習，在多年的審計生涯中經常都會遇到，現在就選幾項常見的說一下。
第一種壞習慣，就是沒有為職責做好適當分工。這裡講的並不是要將工作量平均分配以提升效率，而是在於每個職位的權責應要妥善劃分清楚，以做到互相制衡和監察。例如一些小型企業，由於人手有限，不單出納會計一腳踢，有時連HR、IT、行政、一般採購等工作也要兼顧。不少企業老闆都認為，會計不就是管錢的嗎？一切和錢有關的，自然就應由會計負責，有甚麼問題？一派理直氣壯的模樣。可是，若缺乏職責分工，負責管錢的出納同時又負責會計記帳，那又如何得知花了的錢是物有所值，從客戶得到的收入又是否穩妥齊全？
老闆反駁說，沒有聽過「疑人不用，用人不疑」嗎？事事不肯相信下屬，企業又怎能運作？其實這是風險管理問題，相信下屬不等於不需要監察和制衡。況且人始終是人，即使給你找著個「擔柿都唔偷食」的人，平日如何誠實可靠，也未必抵受得住誘惑。不要忘記，出納的日常工作就是金錢，花斑斑的錢財每天過手，這個誘惑不是一兩次而是天天發生！請個誠實可靠的員工固然重要，但也要有適當的監察和制衡，就算不是為了防範欺詐，也要減低出錯機會吧？
老闆看來還未信服，因此再次反駁說，將職責分開由員工A來監察員工B，那是否要找員工C來制衡員工B？之後呢？莫非又要多找員工D來看好員工C？這樣下去無止境怎辦？即使可以，ABCD串謀來個集體舞弊，你也沒法子呀！說得對，分工之難就在於此。上述說過，職責適當分工其實是風險管理，分工的程度要幾大，也要視乎成本效益。風險管理就有一條金科玉律，若實施控制的成本大於風險，那就不值得去做了。就小企業的出納工作而言，一般做法是出納只管錢，管數還是由另一位會計人員負責，這安排已經能夠起到監察作用。若擔心出納和會計串通再另加一個員工去監察，似乎就是過分控制了。再講，我們還可以利用其他方法去加強監察，例如不定期現金盤點去彌補不足。
第二種壞習慣，就是缺乏財政預算和計劃。不要看輕預算，其實它是一種控制手段，能協助企業有計劃地去營運，以使預期目標可以實現。不少人認為預算是死，人腦是生，與其花時間和精力去編製和執行預算，倒不如多做幾單生意。可是，他們並不知道，透過編製預算這個過程，能協助企業去思考，為每一步做好打算。
舉個最簡單的例子，自助旅行。即使打算優哉遊哉兼隨心所至到外地旅遊，出發前至少也要了解當地的一般消費水平，例如一餐飯的價錢、酒店房價、交通工具的選擇和車資，以及商戶對信用卡的歡迎程度，然後再決定攜帶多少現金吧？若是積極點，有既定目標的旅遊，由於時間和金錢有限，預先編排行程就少不了，例如打算某天去某個博物館參觀，並且順道遊覽當地市中心，首先就要查一下博物館的開放日期和時間，對吧？接著要知道如何去，看甚麼，吃甚麼，住宿何處，回程又如何安排，每日開支大約需要多少等。當然，就算不預早計劃，基本上仍能完成旅程，只不過未必能盡興而歸，或者遇到突發情況時，不能馬上應變。同理，沒有為企業做財政預算，生意也可以做得很好，但若要提高達標的機會，以及對突發情況做出及時反應，最好還是有個預算。
至於另外3個理財壞習慣，下篇再續。今天是人日正月初七，祝大家馬年進步！
文章來源：am730 2014-02-06
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