2014年2月7日星期五

中小企五個理財壞習慣(二)

上篇講了兩個企業理財壞習慣,分別是職責沒有適當分工,以及缺乏財政預算和計劃,這篇則繼續講講餘下三個。

第三個壞習慣,就是企業沒有為每宗收入和開支留下足夠憑證,以支持交易是否真確無誤。從前在核數師行工作,就經常遇到客人有這個問題。記得有個客戶是經營物業租賃,業務主要是將公司名下物業出租以收取租金。可是,與租客簽下的租約可以不知所終,甚至有些物業續租了,但竟然沒訂立新租約。不單如此,銀行月結單和一些單據如物業管理費、地產代理佣金、電費水費按金、差餉地租等又不齊全。好了好了,客戶唯有花錢花時間去補領,但有些雜項開支如日常維修、換鎖配匙等的,就只有霉爛的收據或「白頭單」(即是在一張白紙寫上銀碼和簽名)做證明,而且大多數是現金交易,難以證明是否真確。

還有應酬開支,這一單以信用卡簽帳單做憑證,那一單就用食肆的手寫單,最後發現竟然是同一宗應酬,但重復報銷。不要以為缺乏會計憑證沒有甚麼大不了,不規範的後果其實可大可小,例如給核數師在報告內給個保留意見,甚至造成管理漏洞,欺詐行為就容易發生。

第四個壞習慣,就是大額的收支交易不經過企業的銀行帳戶處理,最常見是經過老闆的私人帳戶或者現金交收。問題在哪裡?前者難於證實收支是屬公還是屬私,而且還要解釋為何不經公司帳戶。其實,此問題於早年比較常見,例如和內地做生意,客戶因種種理由不能經正常手續把款項匯出,碰巧老闆在內地有個私人銀行帳戶,就著客戶把錢匯進去。至於後者,其問題在於難以追查,由於鈔票「無識認」(嚴格來說不是沒有,只是實際上不會記錄鈔票編號吧),難於確定收入是否向某個客戶收取,也很難確定支出是否真的支付給某個供應商。最麻煩的,還是現金收入與支出混雜在一起,特別是設有分行的企業,若分行人員缺乏會計常識,將收入減去支出後的淨額當成收入上繳,總公司監管不足,而且又不知就裡的話,就容易令收入和支出少計。

有人反問,即使如此也沒有大不了呀,到了總行手裡也會將收入減去支出,最後都不會影響公司的盈利嘛!再講,要將所有收入上繳,支出時又要向總行申請,實在麻煩透頂。先不論此安排屬麻煩與否,在財務管理上真的沒有影響嗎?舉個例子來說明就一清二楚了。例如分行收入有1,000元,相關支出則有400元,分行將淨額600元上繳,若總公司誤以為這是收入,企業的營業額就會少計400元,支出也會同時少計400元。若涉及的金額重大,到時財務報告就會不準確,除了不能反映出企業的真正收入和開支情況外,也會影響日後的預算編製。

況且,在不少情況下,如借貸、申請上市、投資者對前景期望等,營業額及其增長率都備受關注,因此只計收支淨額的安排是會計大忌。在企業管治方面也是個大問題,總行不清楚分行的收入,容易造成中飽私囊的漏洞。支出也一樣,完全由分行自行決定,缺乏監管下容易出現支出過度甚至濫用的情況。

最後一個壞習慣,就是缺乏定期監察現金流。當然,若果企業的現金非常雄厚,用它十年八載也綽綽有餘的話也未必出問題。可是,在現實中,這樣的企業相信不會很多吧?沒有做好現金流監察,一旦出現資金短缺,後果當然是影響公司運作,因為很多經營開支是不能等的,例如僱員的工資、辦公室或舖位租金、管理費、保險等。此外,雖說供應商的貨款可以拖延一下,但若果屢是這樣,供應商一旦收緊信貸額度或信貸期,甚至要求「舊數未清,新貨免問」,到時就連生意也做不成。

此外,未能準確預計資金周轉也是致命傷,經常見到的原因是企業對前景過於樂觀,因此高估了未來的現金流入,以及低估了企業開支,所以少計了將來的現金流出。還有一點,不少企業將溢利和現金流混淆,以為有錢賺就沒有現金流問題。

在這個甲午馬年,不妨認真檢視一下企業的理財習慣,並且盡早改掉陋習!

文章來源:am730 2014-02-07

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2 則留言:

匿名 說...

你的文章很專業、用心,謝謝。

Bittermelon 說...

謝謝!

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