2010年6月7日星期一

發薪流程的內控檢查

相對其他流程,發薪流程(Payroll Process)比較複雜,而且牽涉的法例法規也不少,就以比較簡單的地方例如香港來說,當中就包括僱傭條例,強積金,稅務條例,個人私隱等等。另外,發薪流程也涉及很多其他的流程,其中最基本的就有各種人事流程(例如招聘,辭退,升遷,薪金調整等),考勤流程(Attendance Recording),假期記錄(Leave Ledger)和法定扣款(Statutory Deduction)等。加上如果有其他補償和扣款(例如Bonus,Commission,Travel Re-imbursement,Medical Claim Reimbursement,Staff Loan Repayment,個人宿舍支出等等)的話,流程就會相當繁複。

由於範圍實在太大,這次選一個比較有趣的環節來討論,就是製造業「計件工」(Piece-rated worker)在工資上的「古惑」招數和問題。

1)領取最低工資

計件工的工資按其產量計算,例如一位工人當月的產量是1000,而每個單位的工資是2元的話,工人當月的工資(未扣除公積金和稅等等的扣款)就會是2000元了。可是因為有些地方例如國內的勞動法有最低工資這一個要求,所以就算計件的工資未能達到最低工資水平,公司也需要發放最低工資給工人。

有些工人就看準了這點,將自己部份產量轉給另一位工人,好讓自己領取最低工資,然後將差額平分。舉個實例,工人A和工人B在當月的產量同樣是1000,如果按正常單價2元一個單位計算,他們各領取2000元工資。

假設最低工資是1500元,如果工人A將500個產量單位轉給工人B,他的計件工資便會是(500x2)1000,但因為假設最低工資是1500元關係,他便能額外獲得500元。工人B因得到工人A轉來的產量,所以他的工資便會是[(1000+500)x2]3000元。工人A和工人B將所得工資加起來再平分,他們各人便可以得到[(3000+1500)/2]2250元。即是每人額外得到250元了。

2)領取產能獎金

有些公司為了鼓勵工人提高產量,生產愈多則奬金愈高。所以有些工人便合謀將自己部份的產量集中轉到其中一人身上,由一人來領取產能奬金,最後大家將奬金平分。如果結合以上最低工資的漏洞,其獲得的工資將可以更多。

3)產量放在加班中去

很多地方都要求僱主發放額外工資給加班的員工,例如平日的計件單價是每單位2元,加班的單價則是每單位3元。為了領取更加多的工資,有些工人會故意收起部份平日的產量,然後將其放在加班中計算。

其實這些招數在金錢上對公司的影響有限,有些公司是抱住「隻眼開隻眼閉」的態度,有些著重誠信的公司則會視為嚴重行為,特別是有規模的合謀,一旦發現會立即將相關員工開除甚至報警處理。

要防止上述三種漏洞發生,除了加強誠信教育和嚴懲涉案人外,最重要就是避免產量在工人中轉移。傳統的製造業,例如一些舊式的製衣廠,記錄工人產量是依靠工票(又稱為標籤票),每件未製成的衣服上都掛有一疊工票,每張工票代表某工個工序,當工人完成工序後就將相關的工票剪下來,下班後就將收集到的工票繳交給車間文員,由他們點算工票數目來算工資。由於工票沒有寫明是誰人的,必須依靠工人自己申報,如果工人互相轉換是無法有效防止的。所以有見及此,加上控制物料流向及生產進度管理,現在很多公司已將傳統工票換成RFID(Radio-frequency identification)電子工票系統了。

至於發薪流程的其他問題,下篇再談。

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7 則留言:

Patrick 說...

受益良多!

Ebenezer 說...

哈哈,又爆蠱惑嘢?!

哥斯拉 說...

RFID並不平宜,讀及寫亦需有一定技術,真係有咁多工廠肯投資這項技術?

C.M. 說...

嘩,絕對有山中一日之感!

謝!

Jae 說...

呵呵,我最中意听蛊惑...

Yeliz 說...

Hi,

Can you explain RFID(Radio-frequency identification)電子工票系統? I want to know how it works! Thank you!

Bittermelon 說...

will do ^^

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