2010年6月25日星期五

發薪流程的其他常見問題

上一篇文章《發薪流程的內控檢查》談到製造業「計件工」在工資上的問題,這一篇則談一下其發薪流程的其他常見問題。

1)虛報件數

有些工人為了領取多一些工資會向公司虛報自己的產量。一般來說,公司會用各種方法來確保工人的產量是正確的。最基本的就是將當日生產線的總產量和所有工人上報的總產量來核對。

另外,也要留意工人的產量是否已扣減了不合格的生產數量,以及重做的產量是否再次計入工人的產量。例如一位工人當天的產量是100件,但其中5件不合格需要重做,如果重做未完成,公司有沒有機制確保這5件不合格的會在100件中扣減?如果重做完成,公司會否仍將工人的產量錯誤當成是95件又或者是105件?

2)表現獎標準欠客觀及透明度

公司為了鼓勵員工生產多一些,很多時會推出表現獎來激勵員工,如果單以生產數量來做標準的話就比較簡單,可是,有些公司卻加入了其他比較主觀的標準,例如「工作態度」,這樣就不太合適了,除了容易引起爭駁,也給車間主管偏私的機會。所以獎勵必須要以客觀的標準來做評審,以及具透明度。

3)罰款沒有標準

除了奬勵,很多公司也會以罰款來防止員工進行某些行為,最常見是遲到。和表現獎一樣,其標準必須客觀及具透明度。另外,也要留意罰款及其金額是否抵觸當地的勞工法例。

4)算式設置或者件薪價格出錯,又或者未有及時更新

類似的問題經常會發生,而且效果比較嚴重,所以控制相對上需要嚴謹一些,特別是誰有權去更改算式及更新件薪價格,系統是否能記錄誰及何時改動過,改動後是否有人做複核和測試等等。

5)扣款出錯

一般來說,特別在大陸,每月從薪金中扣款有多個項目,除了法例規定的例如退休金,住房公積金供款,醫保/社保供款,稅款等等之外,還有員工的食宿費用及其他扣款,錯扣的機會比較大,所以有效的控制是必須的。例如利用Control Total,Reasonable Check,甚至人手抽查都是比較有效而且省時的方法。

最後想講一下派遣工,即是公司向外面的勞務派遣企業租借工人回來做一些臨時工作。雖然這種方式對公司來說富有彈性,而且又可以節約行政成本,可是其風險也不少,例如派遣工未有經過適當的培訓,但卻被派遣負責了一些需要某種知識的工作,例如在危險倉搬貨,而且公司也未必清楚這些派遣工的背景,在保安上有一定的隱憂。

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5 則留言:

C.M. 說...

你的經驗於我,甚為珍貴。多謝!

C.M. 說...

做HR的最怕就是計錯糧,想起這個流程的覆核部分(control),我一般會額外著重reasonable check 這部分,例如:

1. 對比上個月的total salary,rec 番個movement

2. 對比上個月的individual salary,計個difference %(esp. commission-based or those w/ variable allowances)太大difference就值得仔細再check

Bittermelon 說...

CM兄:
其實reasonable check 只能確保大慨,不過你既方法(特別係第二項)就非常之有用.

Yeliz 說...

Hi,

Thank you for the sharing, it is very useful!

I have a question, if the production of the factory is large, isn't that it is time consuming to control by production total = sum of individual production??

is there any other method to check? Thanks!

Bittermelon 說...

Hi Yeliz,

Time consuming or not depends on what industry or what production that factory is producing. Also, if the cost of counting (i.e. control) is less than the benefit, even though it is time consuming, we also need to implement it.

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