審計的九種技巧（1）：查核文件和記錄

Inspection of documents and records，這是審計最基本的方法之一。例如賬上顯示企業擁有某家公司股份，我們就要查核股份證明書（Share Certificate），甚至查閱該公司的股東名冊（Register of members）。

文件和記錄是一家企業重要的東西。不論企業身在何地，當地法例總會要求企業保存某些文件和記錄。例如香港，公司法要求企業保存股東名冊、董事名冊、董事會會議記錄等等，稅例要求企業必需保存會計記錄七年，還有最低工資法例，要求僱主保存員工出勤時數等等。

另外，不論企業大小，總會有些內部指引、規則或者既定的做法，要求同事對某些事項和活動做記錄。例如合同、報價單、發票、送貨單、訂單、銀行月結單、客戶資料、員工資料、存貨資料等一大堆。而且記錄的形式也分紙面和電子兩種。

一般來說，企業都會給予審計人員查看一切文件和記錄的權力。不過，查核文件和記錄始終是一個較為被動的方法，因為必需依靠Auditee提供。若果他們故意收起資料甚至不作記錄的話，除非違反相關法例或企業內的規定，否則我們也沒他們辦法。

另外，如果情況許可，老練的審計人會要求直接到Auditee處找資料，例如自己到會計部的文件櫃找，不用勞煩會計同事幫忙。這樣做有三個好處，一是減低Auditee在提供資料前做篩選，盡量保持記錄的「原汁原味」；二是藉此機會查看其他沒有要求，甚至不知道存在的資料，問題往往能在此時發現；三是減輕對Auditee的「滋擾」，有助維持良好的工作關係。

此外，查閱文件和記錄時要留意其「可信度Reliability」。一般來說，由企業以外的第三方提供的東西，可信度較企業內部提供的高。例如確定銀行存款有多少，我們會查看銀行發出的月結單，甚至要求銀行出具Bank confirmation，而不會只看會計部編制的Bank book。

但可信度高並不代表其他的就不用看，例如要查核某一項銀行付款，我們不能單看銀行月結單，因為它只能證明款項於某日支付出去，我們還需要查閱Bank book，核對日期和金額是否和月結單相符，並查閱收款人的名稱和憑證號碼，再找出相關的憑證來進一步核對。

所以，查核文件和記錄前，必須先了解審計目的，再根據目的確定要查閱甚麼，並且了解所需資料那處可以提供，並且是否可信可靠。

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