2012年2月6日星期一

審計的九種技巧(1):查核文件和記錄

Inspection of documents and records,這是審計最基本的方法之一。例如賬上顯示企業擁有某家公司股份,我們就要查核股份證明書(Share Certificate),甚至查閱該公司的股東名冊(Register of members)。

文件和記錄是一家企業重要的東西。不論企業身在何地,當地法例總會要求企業保存某些文件和記錄。例如香港,公司法要求企業保存股東名冊、董事名冊、董事會會議記錄等等,稅例要求企業必需保存會計記錄七年,還有最低工資法例,要求僱主保存員工出勤時數等等。

另外,不論企業大小,總會有些內部指引、規則或者既定的做法,要求同事對某些事項和活動做記錄。例如合同、報價單、發票、送貨單、訂單、銀行月結單、客戶資料、員工資料、存貨資料等一大堆。而且記錄的形式也分紙面和電子兩種。

一般來說,企業都會給予審計人員查看一切文件和記錄的權力。不過,查核文件和記錄始終是一個較為被動的方法,因為必需依靠Auditee提供。若果他們故意收起資料甚至不作記錄的話,除非違反相關法例或企業內的規定,否則我們也沒他們辦法。

另外,如果情況許可,老練的審計人會要求直接到Auditee處找資料,例如自己到會計部的文件櫃找,不用勞煩會計同事幫忙。這樣做有三個好處,一是減低Auditee在提供資料前做篩選,盡量保持記錄的「原汁原味」;二是藉此機會查看其他沒有要求,甚至不知道存在的資料,問題往往能在此時發現;三是減輕對Auditee的「滋擾」,有助維持良好的工作關係。

此外,查閱文件和記錄時要留意其「可信度Reliability」。一般來說,由企業以外的第三方提供的東西,可信度較企業內部提供的高。例如確定銀行存款有多少,我們會查看銀行發出的月結單,甚至要求銀行出具Bank confirmation,而不會只看會計部編制的Bank book。

但可信度高並不代表其他的就不用看,例如要查核某一項銀行付款,我們不能單看銀行月結單,因為它只能證明款項於某日支付出去,我們還需要查閱Bank book,核對日期和金額是否和月結單相符,並查閱收款人的名稱和憑證號碼,再找出相關的憑證來進一步核對。

所以,查核文件和記錄前,必須先了解審計目的,再根據目的確定要查閱甚麼,並且了解所需資料那處可以提供,並且是否可信可靠。

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11 則留言:

Tsoi Hung 說...

Good! 簡單明暸解釋了這巧技巧!

Tsoi Hung 說...

這項技巧!

the inner space 說...

archive or archiving 這個大項!舊時多用 microfilm microfiche,再後是 scan 上光碟存檔,如今很多 paperless 的 environmental,檔案的儲存更需受到關注。

cost reliability benefit statutory requirement 都要顧及!

SAR政府搬去新大辦公樓,畀人罵銷毀了不少還有用的,和有歷史價值的檔案!

Ebenezer 說...

查核文件(vouching)是Audit最基本功,入門必學!

the inner space 說...

各位還在審計界的大哥大姐,E+仲有 vouchers and vouching 咁 time consumming 個 JOB 要 charge 幾多粒鐘至夠 confidence level 哎吔! 蝕本囉 。。。。。:P

Bittermelon 說...

vouching雖然time consuming,但始終好重要,唔做過根本唔知道條transaction有冇問題. 不過,呢家IT科技先進,利用100% scanning嚟找出exceptions,然後再做vouching,咁vouching的效率就可以提高.

匿名 說...

"企業都會給予審計人員查看一切文件和記錄的權力"....我工作的公司的IA同事好像沒有這個權力,因為他們找什麼文件都給相關同事拖數日,但是又不肯讓他們自己找.....公司IA似是花瓶.....

the inner space 說...

若公司高層當公司 IA 是花瓶,
早走早着早撇早着 God Bless,
但適合一班坐着等食糧的老屎勿,
和一些無能又不能炒的黃馬褂!

匿名 說...

什麼是100% scanning?請暢教。

Bittermelon 說...

Hi匿名君:
100% scanning將會在"審計的九種技巧(9)"內詳細說明.不過, 你可以先看看這一篇,當中提及到100% scanning/Scrutiny的方法及實例.

http://bittermelon2009.blogspot.com/2009/03/audit-software.html

匿名 說...

Thank you so much for your analysis.
Inspecting all the records appears to be impossible, so we need to do sampling. Would you enlighten us the way/technique to do sampling, please?

Appreciated it.

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