2015年8月10日星期一

上太空難?我話校對仲難!

劉青雲說:「上太空難,我話扮靚仲難」。瓜瓜不是女人因此不願置評,但有一項日常工作,其難度足以媲美送人類上火星,說的就是「校對 ( proof-reading )」,尤其是涉及自己寫的東西。校對最大的困難在於沉悶,因為要重新審視自己的傑作,不單只是一次,有時甚至幾次。試想想,說得上傑作,當然是經過嘔心瀝血兼費盡心神,但要自己重看,即使如何自戀也感覺無味吧?

另一重大困難是校對的效率極低,有沒有發覺,即使如何仔細回看數次,每次總會發現沙石甚至新問題,小則如串錯或寫錯字、錯別字、文法錯誤、錯用標點,或寫錯日期等,大則如文理不通、前言不對後語、引用數據有誤等。

校對那麼困難,但偏偏不能輕視,因為一個小瑕疵,就足以斷送之前一切努力。例如一封給客戶的信,仲使說得天花亂?,若不小心寫錯了客戶名稱也是徒然。又例如一份報告,若引用的數據不小心加了一個零,整份報告的說服力即時下跌。

既然那麼重要,如何做校對才好?以下一些經驗與大家分享:

1.將校對分幾次進行,每次只專注一、兩項檢查,例如第一次檢查文法,第二次檢查字詞,特別是一些經常出現的錯別字,第三次檢查內文所引用的數據等。

2.將自己當成外人來重讀內容,這樣做才容易找出不合理的錯誤。遇到較重要的文件,不妨找同事幫忙看一看。

3.嘗試朗讀出來,不要心讀,特別是檢查文法時,若發覺不暢順,極可能有問題。

4.除非急著要把文件送出,若時間許可,過一段時間如半小時後才做校對。

5.若校對時發現錯誤,修改後至少要重讀該句甚至該段一次,務求更改了的地方與前文後理保持一致。

6.善用軟件內的文法和串字檢查功能,但不要太過依賴。

說校對困難,正如寫這篇短文,雖然檢查了幾次,但每次總有些地方覺得需要修改。唯有不要吹毛求疵,否則沒完沒了。

原文刊於:education post 2015-07-24

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